Hola Maite:
En mi empresa manejamos de la siguiente manera el tema de copias controladas y distribución de documentos:
Cada proceso tiene sus documentos originales (procedimientos, instructivos, etc.) y en el proceso de Calidad, tenemos copia controlada de todos los documentos de los procesos. Los procesos a su vez identifican qué participantes requieren este documento para el desarrollo de sus actividades y le sacan fotocopia, le ponen sello de copia controlada y les ponen un consecutivo, y en el formato "Listado de distribución de documentos" (que te lo envío adjunto) se hace firmar a todo los que tengan copias controladas.
Nuestro procedimiento de control de documentos dice lo siguiente con respecto a estos puntos:
5.5 Distribución y difusión de los documentosTodos los documentos son ubicados en la red para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser modificados sin la autorización del líder de proceso, del proceso de Calidad y/o de la Dirección General. Las copias de documentos que se distribuyan con carácter de “Copia Controlada” deben llevar el respectivo sello en todas sus páginas y se le debe escribir al lado del sello, el número de copia controlada que corresponde. Cada copia controlada, debe ser relacionada en el formato F02S4 “Listado de Distribución de Documentos” con el nombre del poseedor de cada copia, la fecha de entrega y la firma del mismo. El proceso de Gestión de Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.Los documentos externos requeridos para la operación de los procesos deben ser utilizados estrictamente por las personas que los requieren, bajo la responsabilidad del líder del proceso.
Por otro lado te cuento que como mi empresa es algo grande, el manejo de las copias controladas es muy dispendioso porque cuando un dcto queda obsoleto, toca recolectar cada copia controlada obsoleta y este trabajo lleva mucho tiempo, porque tenemos que garantizar que no anden documentos obsoletos circulando por ahí.
Para que no te compliques, puedes implementar lo que haremos nosotros el próximo año:
Tienes los documentos en la red o los mandar por mail a quienes te interese que los tengan. Tu puedes tener los originales y mandar copias a los líderes de procesos y a algunos participantes. Los archivos los vamos a hacer en .pdf y pondremos en la parte inferior como pie de página "Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualización.".
El tema de las copias controladas lo puedes manejar guardando los mails que envías.
Ahí te dejo 2 opciones para que mires cual se adapta mejor a las necesidades de tu empresa, aunque te vuelvo y te digo, no te compliques la vida con tanto papel impreso y con copias controladas y copias no controladas y documentos obsoletos, etc.... es mejor si lo manejas todo por mail. Yo ya tuve la molestia de intentarlo de la primera forma y no pude más, sobre todo cuando no hay un software que te apoye en la gestión documental.
Espero te haya sido de ayuda. Cualquier inquietud por favor me la comentar
Hola:
Lo ideal es que cada departamento tenga su propio procedimiento y lo controle, dado al tema ambiental, la distribución de las copias controladas es tema importante.
Hoy en día existen software para dicho control, claro, se requiere invertir, tambien se puede incluir en el servidor, siempre y cuando el servidor asegure que nadie más tendrá acceso y riesgo de fotocopiar dicho documento, esto es auditable.
Otra opción es que si tienen a algún experto en sistema, podrían hacer un sistema sencillo para ello.
Lo importante es que garantice que no se pierda información controlada del SGC.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
www.sacalidad.com.mx
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Muchas gracias a los dos por contestar.
Ahora mi duda es la siguiente:
Si tengo los originales firmados por direccion en la carpeta original de calidad y pongo copia escaneada de estos en el servidor con la coletilla de Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualización: pueden decirme algo el dia de la auditoria??
Lo de hacer compia controlada y hacer firmar a todos es muy complicado ya que hay muchos empleados!!
Gracias a todos
Maite:
Lo importante es cómo lo tengas definido en tu procedimiento de "Control de documentos".
Si pones en tu procedimiento que los documentos puestos en red son para consulta y uso de los procesos interesados y que una vez creado, actualizado, modificado o eliminado un documento, tu harás la notificación por mail a los interesados, y que el proceso de Calidad no se hace responsable por actualizaciones a los dctos impresos, no hay problema para nada.
La idea de poner en el pié de página el comentario que te sugiero, es para que te cures en salud y el día de la auditoría, si encuentran por ejemplo un documento en versión 01 impreso y el de la red ya está en versión 02, quedes "curada" diciendo que en tu procedimiento de control de documentos se establece que una vez impreso tu no eres la responsable por su actualización.
Yo lo voy a implementar así el próximo año, pero en un benchmarking que hice con un colegio de mi ciudad, ya han pasado por varias auditorías externas y nunca les han puesto problema por llevarlo de esta forma.
En organizaciones que tienen mucho personal (como la tuya y la mia) y no contamos con un software que nos apoye en la gestión documental, es mejor tratar de tener la menor cantidad de papel posible. Lo importante, según la norma, es tener controlados los documentos y evitar el uso de documentos obsoletos.... tu defines cómo hacerlo.
Me cuentas. Bye
XIMENA GALVIS O.
Hola:
El hecho de que incluyas esa leyenda en pie de página no garantiza un buen control, lo que la norma busca es que no se utilicen documentos: obsoletos, con revisiones anteriores, sin aprobación, sin actualización..... el hecho de encontrar un documento con revisión anterior, aún con esa leyenda, a mi como auditor no me garantiza que el peronal no lo esté utilizando, incluso involuntariamente.
Por ello es importante ese control.
Si la organización es grande y con demasiado personal, te conviene más un sistema de control electrónico, implica inversión, pero a la larga ahorras tiempo en distribución y firma, asi como costo en papelería. Pueden diseñar un sistema como te comente con lo indispensable.
También puedes utilizar el servidor y en formato PDF para evitar fotocopias e impresiones.
Espero haberme explicado bien, no te quedes con duda por favor.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
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Hola chicos
Muchas gracias de nuevo a los dos.
Lo ideal para (y comodo) para mi, sería hacerlo como dice Ximena pero parece que Saavedra no está muy de acuerdo con el tema.
El problema es que en la empresa no se puede permitir invertir dinero en un control electronico.
Si lo hicieramos a través de correo electronico o servidor está claro que sería en PDF y cada vez que se modificara un procedimiento o instruccion de trabajo se comunicaria via email y se actualizaria el listado de documentos en vigor.
Como lo veis??
Un saludo a los dos y mil gracias.
Hola:
Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. Sé que ha dado resultado en el colegio que te conté porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu consideración, aunque según mi concepto, no creo que signifique ningún problema, porque estás tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de controlar las impresiones.
Puedes hacer un plan de acción para hacer una prueba piloto usando esa metodología a ver cómo te va y aprovechas la auditoría externa para que ellos te den retroalimentación.... eso sí, te tocaría hacer el ensayo con esta metodología sin dejar a un lado la metodología que usas actualmente.
XIMENA GALVIS O.
Hola:
Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. Sé que ha dado resultado en el colegio que te conté porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu consideración, aunque según mi concepto, no creo que signifique ningún problema, porque estás tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de controlar las impresiones.
Puedes hacer un plan de acción para hacer una prueba piloto usando esa metodología a ver cómo te va y aprovechas la auditoría externa para que ellos te den retroalimentación.... eso sí, te tocaría hacer el ensayo con esta metodología sin dejar a un lado la metodología que usas actualmente.
XIMENA GALVIS O.
Hola:
La decisión que tomes será la correcta y tienes mi apoyo.
Un abrazo.
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
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Hola te recomiendo unas pequeñas cosillas.
Diseña cuáles van a ser las copias que vas a controlar y cuáles no en función de la facildiad de proliferación del mismo, es decir puedes seguir con ese procedimiento de enviar copias no controladas e incluir la leenda que mencionas, sin embargo de recomendaía añadir una que diga que el documento es de carácter informativo y que la versión actual se encuentra especificada en la lista maestra (o el procedimiento que sustituya a la lista maestra) y que verifiquen que la versión que ellos tienen concuerda con la de la lista.
Saludos.
Todo este concepto de copias controladas es una herrencia del mundo del papel. En oficinas sin papel, toda copia que no se esta viendo (visualizando) desde el servidor es una copia no controlada.
De todos modos, los sistemas operativas no han avanzado nada en 20 años: según tengo comprendido en los SO más habituales, ver = copiar y por lo tanto ya tienes descontrol de tu distribución.
Es realmente triste que con todas las organizaciones de calidad que hay en el mundo, aún no se ha podido eliminar la no conformidad brutal que es Windows. Pero Linux no es mejor en cuanto al concepto copiar. El mundo IT sigue demasiado ocupado consigo mismo en lugar de con sus clientes/usuarios.
¿Cómo inscribir el número de la copia en un pdf digitalmente firmado?
¿Alguien sabe de una plataforma donde las copias digitales no son identicas a los originales? O sea donde se añade automaticamente y sin que se pueda borrar como mínimo el sello "copia" cuando se baja el documento al disco local? Hasta donde he podido averiguar, Adobe no lo permite.
Hola a todos!!
A mi todavia no me ha quedado claro el apartado de Distribución,
Es obligatorio incluir en cada procedimiento quien recibe una copia del documento para que se haga responsable del mismo?
Por ejemplo: en mi organización, tenemos los documentos en la entranet, para que puedan ser consultados pero no modificados por cualquiera que lo requiera en cualquier momento, estos son cotrolados por la responsable del sistema.
La cuestión es que nosotros en los procedimientos no tenemos un capitolo referente a la distribución del mismos
Lo que estamos haciendo es correcto?
Un saludo. y gracias por vuestros consejos
Sergio Gutiérrez Valladolid
Licencido en Ciencias Ambientales.
Master en Dirección en Sistemas de Gestión de Calidad y del Medio ambiente.
Cumplir las disposiciones de los procedimientos documentados es claramente responsabilidad del receptor. A menudo en grandes organizaciones se matan dos pájaros de un tiro con hacer firmar los receptores los documentos: con la firma hay evidencia del control de la distribución y al mismo tiempo el compromiso de cumplir las disposiciones que estas contienen. En entornos muy informatizados donde todos los empleados tienen acceso a un ordenador y hasta están delante de la pantalla todo el tiempo que están trabajando porque su trabajo se hace fundamentalmente usando el ordenador, puede que no haya documentos en soporte papel; estaríamos ante un sistema pull). En tal caso, una nota en el pie de página puede avisar al usuario que hubiera recibido una copia impresa de un compañero, que esa copia no es controlada y que es responsabilidad suya comprobar que sigue en vigor consultando la página web o el servidor.
También invito a releer las definiciones de procedimiento y documento de procedimiento en la 9000 para no confundir ambos conceptos.
Hola Guti221. Creo que sería interesante especificar en tu procedimiento qué documentos se distribuyen, a quién se distribuyen, quíen se encarga de distribuir y controlar la documentación y retirar los documentos obsoletos, cómo se realiza la distribución y cuándo se realiza esa distribución.
Y lo de tener los documentos en la intranet es perfectamente válido siempre que haya un responsable que se encargue de su mantenimieto, distribución, control, etc... , que en tu caso es el responsable del sistema.
Saludos
Carlos
Hola:
Es correcto.
En tu procedimiento debes incluir el nombre de los encargados de área con las que interactúa tu procedimiento, ya que de alguna manera intervienen en el proceso y la revisión para su aprobación. Por lo regular son las personas a las que se les va a distribuir.
Si los procedimientos los tienes controlados a través de la intranet, no necesitas hacer una distribución, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las áreas operativas donde se requiere de manera física el documento. Para ello debes hacer una lista de distribución que indique:
El procedimiento o documento a distribuir,
Nombre de la persona que recibe
Código del procedimiento
Número de revisión
Número de copia
Fecha y firma
Este debe ser un registro controlado.
Saludos
Atentamente
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Hola, lo unico que añadiría a los comentarios es que no es recomendable los nombres de los encargados de las áreas en procedimientos, instructivos, organigramas y demás documentos sujetos a revisión sino los cargos o puestos, ya que es más común que las personas cambien de compañía que el nombre del puesto, piensa que si pones el nombre cuando esta persona sea reasignada o despedida o cualquier cambio tendrás que modificar el procedimiento o documento que haga mención de dicha persona y con todo lo que esto conlleva.
Saludos.
Hola:
Muy acertado el comentario de Wil, sin embargo no coincido en que los procedimientos no lleven los nombres de quien revisa y aprueba, los procesos tienen un dueño, un responsable y ese responsable tiene un cargo y un nombre.
Que exista rotación de personal, claro, como en toda organización, y no es necesariamente es motivo de modificación del procedimiento, y si es necesario, se modifica. Pero los responsables de área tienen un nombre y ese nombre, por funcionamiento, por comunicación, se debe conocer.
Un personal de nuevo ingreso no debe estar preguntando quíén es el gerente de calidad. Toda la tripulación debe conocer al capitán y sus comandantes.
Un abrazo Wil.
Respetuosamente
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Muy cierto lo que dices Saavedra, error mio al no especificar que los responsables de aprobación y revisión si deberían ir en el procedimiento o documento.
Cierto que es bueno conocer los nombres de los responsables de área, sobre todo a los de nuevo ingreso, pero eso se podría arreglar con la inducción y capacitación inicial que se le proporcione a cada trabajador, o por que no, un organigrama a la vista que si tenga nombres, algo dinámico.
En gustos se rompen géneros, y en ideas no pararemos.
Saludos.
Buenas tardes,
Con respecto al tema de las copias controladas y no controladas y despues de leer todos los comentarios quisiera consultar lo siguiente:
En la empresa donde trabajo en el procedimiento para la administración de documentos se especifica que los documentos entregado a los responsables del prcoeso ya sea fisico o de forma digital tendran la leyenda "documentos controlado", mi pregunta seria en el caso de los documentos digitales al ser copia controlada como podria controlarlos, ya que el usuario lo puede imprimir y podrian generarse documentos obsoletos, en este caso seria recomendado especificar que los documentos digitales serían "documentos no controlados"?. En la empresa no contamos con red, servidor o intranet para la documentación.
Muchas gracias,
Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la mía es que la controlada es la que figura en el ordenador y si sacas una impresión en ella debe figurar "Válido solamente para el día de la impresión" y que figure la fecha de la misma.
Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clásica: copia controlada y numerada y firma de recepción de la misma.
equipo escribió:Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la mía es que la controlada es la que figura en el ordenador y si sacas una impresión en ella debe figurar "Válido solamente para el día de la impresión" y que figure la fecha de la misma.
Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clásica: copia controlada y numerada y firma de recepción de la misma.
Muy interesante lo has dicho. Tomo nota.
Saludos
Carlos
Hola:
Sólo deben firmar el original y de ahí sacar copias para entregarlas con su respecivo sello y hoja de distribución.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Saavedra escribió:Si los procedimientos los tienes controlados a través de la intranet, no necesitas hacer una distribución, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las áreas operativas donde se requiere de manera física el documento.
Hola Saavedra, me llamó mucho la atención tu comentario. En mi empresa toda la documentación esta en intranet y todos son automaticamente notificados cuando se sube y/o modifica un documento. Además se notifica directamente a quienes están involucrado en el documento. Esto es suficiente para cumplir con la distribución de la documentación? No hay registros de la toma de conocimiento de los documentos? La empresa en la que trabajo es bastante grande, y si espero una respuesta vía email de todos los involucrados puede que nunca lo consiga.
Quedo atenta a tu comentario!
Hola Macarena:
Con eso es suficiente, a veces la distribución lo vemos como una manera física de entragar un documento (toma, me firmas y listo, estás enterado). Para es la tecnología y hay que aprovechar esas ventajas.
En la intranet lo que haces es que subes un documento, al subirlo es porque ya está aprobado, y cada responsable tiene acceso a esas carpetas a través de una clave.. listo, así de sencillo, eso es distribución. Claro, tienes que manifestarlo así en tu procedimiento de control de documentos.
Ahora bien, revisa con el responsable del sistema que esa información esté segura ahí, que nadie más tenga acceso, se puede configurar de tal manera que los responsables tengan acceso sólo a su información y a los otros procedimientos con los que interactúa, a que nadie pueda imprimir los procedimientos sin autorización y cuando se impriman salgan con una leyenda de documento no controlado, o bien la autorización de una copia controlada cuando se requiera.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Por mucho que el responsable se empeñe en controlar la distribución, si el personal no es consciente de su propia responsabilidad, no lo logrará. Para no volvernos locos en perseguir y vigilar que todos estén usando la documentación en vigor, propongo que volvamos al riesgo de no-calidad porque las disposiciones de la norma pretenden mitigar este riesgo. Este riesgo de no-calidad es el uso de una información obsoleta, sea página web, pdf, impreso, etc. Pues con dos acciones se puede mitigar este riesgo:
1. asegurarse que todas las personas que participan en la organización estén conscientes del riesgo y cómo y dónde puede comprobar que su “información” (amplío deliberadamente el concepto porque estoy haciendo un análisis de riesgos) aún es válida para las tareas que se proponen llevar a cabo y se logra mediante la formación de las mismas.
2. tener controlado esta fuente de información, sea ésta un servidor, una página web, una biblioteca, etc.
En cuanto al cumplimiento o incumplimiento de las instrucciones y los procedimientos, no puede ser objeto del 4.2, sino del 6.2 y el 5.5
Con mucho gusto
WVH
Hola a todos, he leido todos sus comentarios referente a copias contoladas, pero me sigue la duda, les comento: empiezo a trabajar en un colegio, donde a todo el personal se les hace entrega de una carpeta conteniendo los procedimientos, políticas y formatos que llegara a necesitar, no solamente de su área sino de aquellas con las que pudiera tener contacto, por ejem formatos del área de RH como permisos.faltas justificadas, políticas de préstamos, etc.; para los docentes por ejemplo: reglamento de áreas de uso como biblioteca, laboratorio de cómputo, etc. y cada persona a la que se le entrega esta carpeta, tiene asignado un número de copia controlada de la carpeta, no de los documentos que la integran, para lo cual, en mi carpeta de distribución de copias controladas, tengo un enorme listado de cada persona con todo lo que se le entrega, lo cual se me hace demasiado porque es mucho personal (más de 100 personas), además de que imagínense en cada modificación de algun documento, todo el movimiento que se tiene que hacer.
En la institución educativa donde trabajaba anteriormente no teniamos este método de distribución, es decir, no llevaba un número de copia controlada, solo se distribuía los documentos ya sea en formato electrónico, (pues no teníamos ningun tipo de software que nos apoyara en el control del SGC) o en documento en papel, con el sello de copia controlada al dueño del proceso y a las partes interesadas unicamente, repito sin un número. Mi evidencia de distribución y de control era precisamente las listas de distrbución que generaba y nunca tuve algun problema con las auditorias externas.
Actiualmente estoy haciendo una reestructuración del Sistema de Calidad (en este colegio no estamos cetificados) y es mi intención reestructurar de acuerdo a la norma ISO 9001 con miras a futuro a certificarnos, por lo cual quiero que me quede claro si existe la necesidad asignar un numero a las copias controladas y si REALMENTE es necesario que todo el personal cuente con su propia carpeta.
Les agradezco bastante sus aportaciones.
Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposición del operador en físico y no electrónico, ya que éste no dispone de un equipo de cómputo al lado de la operación para su consulta, como por ejemplo una Instrucción de Trabajo para el Ensamble de X pieza. Esta Instrucción pertenece al proceso de producción ”X”, por lo que Control Documental le distribuye una copia (física) controlada sellada al responsable del departamento de producción, para disponer del documento los operadores de ensamble.
Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricación de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.
Mi pregunta es la siguiente:
1. ¿Se deberá entregar una sola copia controlada (física) al responsable del departamento de producción para su consulta por todo el personal operativo del departamento? o,
2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador), ¿deberé entregar 4 copias controladas (una por cada operador)?
De ante mano les doy las gracias.
AGUAYO escribió:Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposición del operador en físico y no electrónico, ya que éste no dispone de un equipo de cómputo al lado de la operación para su consulta, como por ejemplo una Instrucción de Trabajo para el Ensamble de X pieza. Esta Instrucción pertenece al proceso de producción ”X”, por lo que Control Documental le distribuye una copia (física) controlada sellada al responsable del departamento de producción, para disponer del documento los operadores de ensamble.
Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricación de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.
Mi pregunta es la siguiente:
1. ¿Se deberá entregar una sola copia controlada (física) al responsable del departamento de producción para su consulta por todo el personal operativo del departamento? o,
2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador), ¿deberé entregar 4 copias controladas (una por cada operador)?
De ante mano les doy las gracias.
Siempre hay que distribuir los documentos a aquellos que los necesitan y deben estar en su punto de uso. Eso nos lo pide la norma. Por tanto el lógico pensar que un operario debe tener acceso a aquella información que les es útil. Normalmente lo que hay que hacer es cuando un procedimiento afecta a los operarios, establecer instrucciones técnicas detalladas para no tener que darles un procedimiento completo que puede ser mucho más extenso de lo que ellos necesiten. Ahora bien, si la información que necesitan está en el procedimiento y no hay instrucción técnica adecuada deberás entregar una copia controlada. Lo más normal es dársela al responsable del departamento que será quién la custodie, pero deben tener acceso los operarios. Por tanto no sería necesarias tantas copias como operarios. Pero esto también puede ser así, dependerá de tu organización.
buen dia a todos, alguen me pudiera responder por favor a lo que cuestioné más arriba sobre si las copias controladas llevan un número asignado??? en el mensaje anterior intenté describir de manera adecuada para que se comprendiera el contexto, pero creo q resultó ser mucho texto y se perdió el interés....
agradezco bastante sus aportaciones.
Buenos días a todos!
Ludicuervo, yo considero que no es del todo necesario asignarles nùmero, siempre y cuando tengas definida la formar en que controles estas copias y puedas retirarlas en caso que sufran modificaciones.
Con respecto a si todos necesitan tener carpetas, pues dependerá de cómo tu lo establezcas en tu sistema, pero SI todos deben tener acceso a la documentación que necesitan para efectuar su trabajo. En mi empresa utilizamos una plataforma digital a la que todos tienen acceso.
Espero te haya sido de ayuda. Saludos.
Buenas Tardes, he leido sus comentarios sobre copias controladas y la distribucion, pero aun me queda algunas dudas: que documentos deben ser copia controlada y cuales no? Los formatos tienen que ser copia controlada? Yo llegue a la empresa y ya hay un sistema anterior y es que tooodos los documentos del SIG figuran como copias controladas..
Ademas, en el area de produccion necesitan imprimir formatos diarios y algunos no diarios pero si rapidamente.. como puedo controlar esos documentos?Como controlo su distribucion? esos formatos deben tener sello de copia controlada, un correlativo, etc?? Estaba pensando en que sean los lideres de proceso quienes lo controlen, y que el formato solo se imprima, se use y ya, sin sello ni enumeracion, si se hace asi estaria en una no-conformidad? Los formatos tienen en el membrete, version, numero de revision, fecha de emision etc.. La version actualizada se encuentra en la red interna y cada vez q se actualice se notifica.
Muchas gracias
Las copias controladas no aplican para los formatos, únicamente procedimientos, manuales, hojas técnicas, documentos externos e instructivos. Los formatos se pueden imprimir en el momento que se requieran para su uso, una vez llenos se controlan como registros.
Los formatos deben llevar un código o indicar su identificación y su número de revisión para verificar que se utilice el vigente y este debe conisidir con el que esta en la red y en la lista de registros.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Saavedra en primer lugar quiero felicitarle por su dominio en la materia y al igual que a Wilbert y Ximena expreso mi admiración... Paso a lo siguiente: Pronto distribuiré documentos en el área de trabajo (impreso) y via electrónica, así que pondré al pie de pagina: Documento Válido solo con sello verde de Copia Controlada.
¿Es esto Correcto y aplicable en lo distribuido electronico? ¿O tambien debo agregar: "Verifique su vigencia comparando con el documento publicado en el servidor",....... o algo así?
Saludos!!
Alejandro Galván
hola,
pude aclarar muchas dudas con las respuestas y comentarios anteriores, pero todavia estoy un poco confusa ya que estoy elaborando el procedimiento de control de documentos dentro de una empresa un poco grande donde se quiere utilizar dropbox para que todo el personal pueda compartir informacion en cualquier parte, pero para yo mantener un control de documentos lo veo muy bueno ya que una vez que yo lo actualizo automaticamente se actualiza en los servidores de cada departamento de la empresa pero todavia esta el detalle que temo que hagan modificaciones sin autorizacion ya que a pasado en varias oportunidades que convierten el archivo de pdf a word y no avisan su modificacion como yo podria llevar un control en el programa dropbox sin que los puedan modificar al igual que los registros hacen modificaciones sin autorizacion.
Buen día, mira hay dos cosas una esta relacionada con el tema de sensibilización y de que el personal sea consiente de que los documentos oficiales son los que estan publicados en el dropbox y que no puedes ser modificados y por otra parte hay un software que se llama “primo PDF” con el cual puedes convertir documentos de Word a PDF y poner una clave para que no se pueda reversar la operación, en cuanto a los formatos que estan en word y en excel, estos tambien pueden bloquearse con contraseñas solamente aquellas partes que no se pueden editar. Si tienen documentos que se emiten a traves de algun programa lo que puedes hacer es solicitar la ayuda del personal de informatica para que no realicen cambios a los documentos sin ser aprobados por ti.
De todas formas durante las primeras etapas de la implementación de tu SGC, debes hacer mucho seguimiento en cuanto al control documental para que se vuelva una cultura.
Un saludo
Hola Alejandro, gracias por tu confianza y por tus comentarios.
Hay muchas formas de controlarlos, lo primero que debes considerar es que el documento no sea duplicado sin autorización para no tener un documento fuera de control y que éste al modificarse, como no está controlado, no se recoja y pueda utilizarse por error, y también por cuestiones de seguridad, sobre todo por aquellos documentos que puedan ser importantes, confidenciales y pueda existir fuga de información.
Si el control de los documentos es en un servidor (intranet o software específico para ello), no requiere de un sello, sólo hay que establecer la manera de que no pueda ser impreso por las personas que tengan acceso, y que este acceso sea por claves, y los que tengan acceso a la impresión, el mismo sistema genere una leyenda en el documento al imprimirlo como documento no controlado. Sólo el responsable del SGC puede imprimir y colocar sellos de documento controlado cuando alguien lo solicite y sea necesario, de lo contrario habrá copias controladas por todos lados.
Si la distribución electrónica es por correo, yo no lo recomiendo, se presta para hacer mal uso del documento.
Espero haberme explicado.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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El sistema electrónico tiene varias bondades Salazar, se puede controlar el acceso, pero cuando existe malicia en las personas nada los detiene, también la educación y responsabilidad es importante y es necesario trabajar en ello.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Buenas Tardes con todos:
Tengo una gran duda., yo tengo los documentos distribuidos a los responsables de cada proceso con un sello de COPIA CONTROLADA pero estos documentos no tienen la firma de los que elaboran ni de gerencia, tan solo el sello de COPIA CONTROLADA (incluye mi firma y la fecha de distribución).
En todo caso eso me observaran en la auditoría?
Agradezco de antemano su ayuda!!
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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denise escribió:
Estimado David, me gustaría por favor me indicara si es correcta la forma que estoy utilizando para distribuir las copias controladas en mi organización.
Nosotros estamos imprimiendo todas las copias, por ejemplo la copia 0 es del departamento de calidad y posteriormente se imprimen las copias correlativas 1, 2, 3, 4, etc. todas se entregan con las firmas originales del responsable del procedimiento, del representante del comite de calidad y del gerente. Una vez entregadas se registran en el formato de entrega de copias controladas. Es decir, no estamos fotocopiando y timbrando como copia controlada y numero de copia sino que esta informacion ya viene impresa.
En cuanto a los instructivos de trabajo, se hace lo mismo que con los procedimientos pero el registro de entrega de copia controlada lo firma el responsable del proceso, se plastifican y se pegan en el área de trabajo, de este modo todos los operarios tienen acceso a la información. Además, al momento de pegarla el el responsable del proceso da a conocer a todos los operarios el contenido del instructivo y esto es registrado como capacitación.
Espero me pueda ayudar
Desde ya muchas gracias!
Saludos
Denise
Atentamente
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denise escribió:
Gracias a ambos por sus respuestas, como lamentablemente ya llevo la mitad de la documentación revisión 0 entregada voy a comenzar con las copias como ustedes me indican a contar de la revisión 01, pero me queda una pequeña duda respecto al comentario de Wilbert ¨Aclarando que si esto está establecido en tu sistema es totalmente válido¨, porque yo no especifico en mi procedimiento que las copias que distribuyo son originales sino solo hablo de distribución de copias controladas, no creo que haya algún problema al respecto cierto?
Saludos y muchas gracias!
Denise
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yenyg escribió:
Buen dia
Tengo una confusión muy grande como debe ser el manejo de los documentos copias controladas,no controladas, original y como aplica
gracias
Yeny G
LidiaNava escribió:
Buenos días,
Tengo una duda,
Actualmente en la empresa utilizamos un software para el control de documentos, pero hay documentos que es necesario tenerlos en piso (Instrucciones de trabajo, ayudas visuales, plan de control, por lo que realice un formato para el control de los mismos, "lista de copias controladas",
mi duda es: ¿el responsable de este documento tiene que firmar de alguna manera?, en este caso es una Instrucción de Trabajo, yo quisiera llevar esta Lista de Copias controladas en electrónico.
Saludos
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