Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

GED Gestión electrónica documental: ¿qué tal es este sistema?

  • JuanLucas
    • 9/05/07 16:46
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    Hola a todos: Quisiera saber si es verdad que la GED (Gestión Electronica Documentaria), ¿da los beneficios que dice tanto enlos ahorros, y en la optimización de la gestión? y si de implantarlo ¿sera necesario incluir los reportes de este GED a mi sistema?, ¿que pasara con los regitros de consenso y aprobación de documento?¿la firma será electrónica? ¿cómo manejo esos regitros?, espero me puedan ayudar. Saludos JL
  • Jorge Pereiro
    • 10/05/07 16:56
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    Hola Juan Lucas,

    estuve en una conferencia donde se hablaba de ello, concretamente invitaron al representante de una empresa que lo implantaba. Lo primero que pensé es que debía ser bastante caro, ya que el sistema viene con todo: hardware y software.

    Exceptuando las organizaciones cuyo trabajo principal es archivar y recuperar documentos, no acabé de ver la utilidad para una empresa normal. Sí lo vi interesante para escanear albaranes, facturas, y registros masivos de ese tipo. Aquellos registros que no generaba la empresa, y que podía ser interesante tenerlos rápidamente accesibles para su consulta.

    Que me corrija algún experto si me equivoco, pero diría que su funcionalidad principal es digitalizar, almacenar y recuperar documentos. Una forma de hacer rápidamente lo que normalmente lleva un tiempo. Esto mismo se puede hacer de forma casera con un escaner normal, imprimiendo el documento en PDF, y archivándolo con un software de gestión documental. Claro está, GED permite hacer esto mucho más rápidamente y obteniendo mejor calidad de imagen.

    Hoy en día casi todos los software permiten la firma digital, supongo que GED también. Aunque en este caso no veo la utilidad.

    Si utilizas esta tecnología o cualquier otra en una parte del sistema de gestión, está claro que tienes que incorporarlo en el sistema.
    Respecto a la aprobación de los documentos, lo que escaneas incorpora la firma del que aprobó el documento. Con GED puedes dar acceso a las personas apropiadas a los documentos del sistema de gestión. Dado que no hace falta una gran calidad de imagen, y no estamos hablando de millones de documentos, yo prefiero los sistemas caseros porque son más baratos.

    Un saludo,
    Jorge