Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Si modificamos una especificación, hay que modificar el procedimiento?

  • RubenTF
    • 3/11/09 9:00
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    Hola a todos,

    una pregunta rapida ¿si se cambia la version de un registro de un procedimiento, se ha de cambiar la version del procedimiento tambien,no es asi?

    Por ejemplo, cambian las fichas definicion de puestos de trabajo, entonces el estado de revision del procedimiento tambien,aunque el procedimiento no se haya modificado en ningun punto.

    Un saludo.

  • Jorge Pereiro
    • 3/11/09 11:18
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    Hola Ruben,

     

    supongamos que tenemos un procedimiento de gestión de recursos humanos, y que en este procedimiento se explica que tenemos unas fichas de puesto de trabajo donde definimos cada puesto.

    Si nosotros, en el procedimiento, enumeráramos todas las fichas indicando la versión actual de cada ficha, entonces sí deberíamos actualizar el procedimiento, porque estaríamos diciendo que está vigente un documento que es obsoleto.

     

    Para evitar que suceda esto:

    lo que se hace es decir simplemente que tenemos unas fichas, pero no las enumeramos, ni tampoco indicamos su versión.

     

    Otro error típico es incluir el organigrama con nombres de personas en el procedimiento. Cualquier nueva incorporación, ascenso, despido, ... forzaría la modificación del procedimiento, porque lo que está diciendo ya no es verdad.

     

    Para ilustrar el tema adjunto el procedimiento correspondiente al formato de ficha enlazado más arriba, espero que te sirva.

     

    Un saludo!




    ArchivoTamañoClics
    docPR.01_Gestion_RRH.doc 109.50 KB 1649
  • RubenTF
    • 3/11/09 16:18
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    Hola Jorge,muchas gracias por la informacion,mi caso es el primero que mencionas,pero a medias, me explico, se trata del procedimiento de formacion, dento del procedimiento se hace mencion a las fichas de definicion de los puestos de trabajo, incluso en  el apartado documentacion de referencia.Solo se menciona el formato pero en ningun momento la revision, el caso es que se modificaron algunos perfiles de puestos, para añadirles formacion en P.R.L. y con lo cual se han modificado estos documentos por lo tanto se le cambia el estado de revision, pero el asunto es ¿se le modifica el numero de revision a todos los perfiles,aunque no hayan sido modificados? ¿esta modificacion se reflejara tambien el el procedimiento,puesto que se hace mencion dentro de el? o ?simplemente valdria con reflejarlo en el registro de la documentacion vigente de S.G.C.?

    Un saludo.

  • Jorge Pereiro
    • 3/11/09 16:51
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    Hola Ruben,

     

    Cada ficha de trabajo es independiente del resto a nivel de revisiones

    Imaginemos que tenemos el citado formato de ficha de puesto de trabajo, y utilizando este formato comenzamos a definir cada uno de los puestos de trabajo:

    • FT.01 Gerencia
    • FT.02 Comercial
    • FT.03 Responsable de calidad
    • ....

    Estas fichas rellenadas son una especificación (un documento que contiene requisitos). Definen el puesto de trabajo que corresponda.

    Inicialmente, cada una de nuestras fichas tendrá edición 0 o 1, según nos guste. Si modificamos la ficha de Gerencia (FT.01), lo que debemos hacer es elevar un número la versión de esta ficha, las demás no se deben tocar porque no hemos modificado nada en esos puestos.

     

    Maestro de documentos

    Si en nuestro sistema tenemos un programa, una hoja de cálculo, o cualquier otro sistema para controlar los documentos (conocido por algunos como maestro de documentos), deberemos actualizar este listado con los cambios de versión realizados.


    Modificación del formato

    Me parece entender que el verdadero problema es que habéis modificado el formato para incluir una sección dedicada a PRL, pero sólo unos pocos puestos tienen responsabilidades o autoridades en esta materia. Lo que yo haría en este caso es actualizar el formato (nueva versión) y utilizaría esta nueva versión con las fichas modificadas. El resto de las fichas las dejaría como están, y el procedimiento tampoco debería modificarse, a no ser que los formatos estén incluidos como anexo en los procedimientos (otro error típico).

     

    Espero haberme explicado bien.

    Un saludo!

  • David Saavedra Zárate
    • 3/11/09 17:44
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    Hola:

    Efectivamente, lo ideal para evitar estos cambios es que el procedimiento haga referencia a un instructivo, hoja tècnica, etc. Con esto evitaràs precisamente que en cada cambio de indicadores modifiques tambièn el procedimiento, asì sòlo modificaràs el instructivo.

    Espero haberme explicado bien.

    Buen trabajo y saludos.

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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  • RubenTF
    • 3/11/09 18:23
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    • Reg.: 12/06/09
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    Comprendido!!!!!Muchas gracias a los dos por la informacion,voy a seguir poniendo al dia el sistema, que se me viene encima una auditoria en unos meses y quiero tener todo muy bien atado.

    Un saludo y muchas gracias