hola de nuevo saludos a todos y un agradecimiento a las personas que me han ayudado.
mi duda ahora es la siguiente:
para asignarle la codificacion a un documento se me propuso utilizar el sistema de X-XX-XXX., entiendo que:
x-identifica el documento.
xx-departamento o gerencia.
xxx- el numero correlativo pero mi duda es que si este numero debe de coinsidir con los numeros del indice de la NMX-CC-9001-IMNC-2000.
ya que mi empresa utilizaba el metodo de AAA-BB-CC-DD-EE, y me dijeron que el numero correlativo venia de dicha norma,
¿es esto cierto o no?
de antemano agradecere infinitamente su ayuda.
saludos
Hola Lemus,
he leído en otro mensaje que tu empresa tiene 10 trabajadores. Mi recomendación es que no pierdas ni un minuto organizando un complejo sistema de codificación porque no va a ayudar en nada.
Propuesta:
Al manual de calidad no le pongas código, es el manual de calidad y punto, el único manual de calidad.
A los procedimientos añadeles si quieres un número correlativo: PR1, PR2, PR3, ... Digo "si quieres", porque no es obligatorio codificarlos, la codificación es un método para identificar documentos, en una empresa pequeña no hay problemas de confusión.
De igual manera puedes proceder con las instrucciones de trabajo (IT1, IT2, ...), las fichas de puesto de trabajo (FP1, FP2, ...), las pautas de inspección (PI1 PI2, ...), o con cualquier otro tipo de documento que utilicéis en vuestro sistema.
Hacer corresponder el código de un procedimiento con el código del apartado de la Norma es algo que he visto hacer y que es, en mi opinión, una equivocación, porque un procedimiento puede tratar temas de varios puntos de la norma.
Nuestra documentación no se tiene que adaptar al esquema de apartados de la norma, se tiene que adaptar a nuestra empresa.
Cuanto más sencillo, mejor.
En cuanto a tu pregunta específica, en vuestro procedimiento de gestión de la documentación debería estar explicado el método de codificación. Si no lo encuentras, los que montaron el sistema de codificación deberían apuntarse una no conformidad. Fíjate qué problemas da algo que puede ser tan sencillo.
Un saludo!
Hola Lemus:
Es correcto lo que te indica Jorge, no te compliques.
Una forma sencilla tambien es la siguiente:
Los tres o dos primeros dígitos de tu empresa, ejem: IKM
Posteriormente el tipo de documento: PG: procedimiento general, PE: Procedimiento específico, MC: manual de calidad, IT: intstructivo de trabajo, MO: manual de operación, etc.
Después de ello lo puedes direccionar al capítulo de la norma que corresponda: 422, 822, 56, etc. Un guión y el número de revisión correspondiente.
Quedando de la siguiente forma: IKMPG56-1
Alos registros que surjan de esos procedimientos los puedes codificar agregando una letra del abecedario, ejemplo: IKMPG56-1A.
Te anexo un formato de procedimiento si te sirve de algo.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
www.sacalidad.com.mx
www.qualyteam.com/es/
sacalidad@live.com.mx
director@sacalidad.com.mx
móvil: (52) 5540784463
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Debe ser un codigo establecido y documentado en Tu Procedimiento de Control de Documento y haslo facilmente.
Tal vez el metodo que utilizo en mi trabajo no es tan complejo pero es algo similar.
Para Instructivos de Trabajo uso : IT-YY-001
En donde
IT
YY =Area (para Control de Calidad uso CC)
001=Consecutivo
Ejemplo un Instructivo de Calidad IT-CC-001
Y asi sucesivamente
Saludos!
Hola mi estimado, como bien mencionan la codificación debe esta reflejada en el procedimiento de Control de Documentos. Donde se define la nomenclatura de cada documento.
te doy algunos ejemplos de como lo manejamos nosotros.
| SIGLAS DEL DOCUMENTO | |
| SIGLAS | TIPO |
| FO | Formato |
| MSGC | Manual del Sistema de Gestión de la Calidad |
| PO | Proceso/Procedimiento Identificado respectivamente por su consecutivo de control |
| AC | Actividad |
| CT | Catálogo |
| GI | Guía |
| DC | Documento |
| IN | Instructivo |
| MA | Manual |
| LI | Lineamientos |
Además de integrar el código de un documento con las claves presupuestales del área a donde corresponde el documento.
Ejemplo.- Rectoría tiene el codigo presupuesta 111, tal caso, la codificación de un formato sería
FO-111-001 Nombre y su revisión actual
y así sucesivamente con los demás documentos.
Espero te sirva esta información, saludos grandes.
Hola que tal.
Al respecto de la codificación de documentos tengo un gran problema, de alguna manera en la empresa ademas de los documentos pusimos un codigo a los formularios, el problema radica en que ahora todo formulario quieren que se integre al sistema con codigo y respecto a esto me parece nos estamos excediendo, ¿como puedo argumentar que no todo debe codificarse excusandonos en ISO 9001?
Es que a veces existen jefes muy cuadrados y es dificil convencerlos
Gracias por su apoyo.
Saludos
Hola, q tal.
Es aceptable la codificación que utilizas, por coordinaciones, tipo y departamento/area.
En el caso particular, estabamos pensando migrar a una codificación más *adoc a nuestro entender, más adelante si se llegará a concretar les comento como quedo nuestra codificación.
Saludos.
At' Arnold
Hola,
He estado leyendo y entonces me surge una duda, ¿Es necesario tener codigos para procedimientos, instrucciones, politicas, manuales, etc? es decir ¿No puedo por ejemplo tener todo bajo un mismo codigo?
Ej. POE-01, Procedimiento de capacitacion.
POE-02 Instructivo para llenar la forma X,
POE-03 Politica de pagos.
y dividiendo las secuencias de acuerdo al departamento.
Les agradezgo de antemao la ayuda.
Rayme.
Muchas gracias, esta muy bueno. Pero me queda una duda, ¿debo tener las politicas, procedimientos e instrucciones separados.?
Voy a ir desde el principio, ingrese como encargada de calidad a una empresa que tiene un sistema de documentacion de procesos medio implementado, tienen codificavo con las letras POE (procedimiento operacional estandar) todo (instrucciones,politicas, procedimientos, manuales) y se distinguen de la siguiente forma:
los que se llaman POE 0001-0999 son procedimientos, instrucciones y politicas generales de la empresa.
los POES 8000-8999 son procedimientos, instrucciones y politicas de las areas de produccion.
los POEs 2000-2999 son procedimientos, instrucciones y politicas de RH.
Mi pregunta es ¿Es necesario tenerlos con codigos separados o debo separar los tipos) Tengo la duda por el fin de la norma es tenerlos controlados y de esa forma se pueden controlar, pero que tan claro es.
Espero sus opiniones.
Gracias.
Hola!
Yo prefiero los metodos de clasificación más simples, dandole un prefijo a cada tipo de documento: PRO-procedimiento, INS-instrucción, etc. y luego un número consecutivo.
Si tienes muchos documentos y tu empresa es grande puedes incluirle un caracter para indicar el área a la que pertenece.
Pienso que es mejor codificar por separado los diferentes tipos de documentos para identificarlos a simple vista por su código.
Lo he implementado así en varias ocasiones y me ha dado buenos resultados
Saludos
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RaymeL escribió:Muchas gracias, esta muy bueno. Pero me queda una duda, ¿debo tener las politicas, procedimientos e instrucciones separados.?
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Mi pregunta es ¿Es necesario tenerlos con codigos separados o debo separar los tipos) Tengo la duda por el fin de la norma es tenerlos controlados y de esa forma se pueden controlar, pero que tan claro es.
Espero sus opiniones.
Gracias.
Hola RaymeL:
Te recomiendo que no te rompas la cabeza con el tema de la codificación, muchas veces identificar un documento por el nombre es más que suficiente. Ojo que codificar un documento no es sinónimo de controlarlo.
La codificación ayuda, según mi punto de vista, cuando se trata de una empresa corporativa, con varias Direcciones, Gerencias, Jefaturas, etc.; en la cual se maneja una gran cantidad de documentos normativos.
Veo aquí una oportunidad para que integres al personal de la empresa en el diseño e implementación de un procedimiento eficaz y eficiente para el control de los documentos y registros.
Saludos!
Saludos,
Estoy trabajando en una empresa corporativa en las codificaciones de los formatos que se utilizan en los diferentes procesos, defini una codificacion para cada formulario dependiendo del area a la que pertenezca, por ejemplo, para formularios de produccion es la F-GP-numero secuencial.edicion. por esa parte no tengo dudas, lo que quiero saber es cuales son los formularios que debo codificar, por ejemplo, hay una hoja que se utiliza para pegarle a los productos que estan rechazados ¿debo codificarla? ¿debo codificar cada documento que se utilice en la empresa?
Otra duda que me surje es ¿Como controlo los formularios que se manejan de forma elecronica?
Gracias, en espera de sus soportes.
RL.
Eres tú quién debes evaluar cuales son los formatos que entran dentro del SGC, pero piensa que todo aquello que afecte a los requisitos del producto deben estar referenciados.
Sobre el control de los documentos electrónicos esa es una de las grandes polémicas actuales, porque aunque un usuario no tenga opciones de modificar un documento tamibién debes pensar que debes evitar que puedan ser borrados directamente a través de windows.
Saludos
Rafael
Contestando a raymel, la primera parte; si usas una hoja para identificar los rechazados, esa hoja debe estar identificada como un registro del procedimiento que corresponda.
Si lo que usas son etiquetas (rojas por ejemplo para rechazos) no hace falta que las codifiques siempre y cuando dejes claro en el procedimiento aplicable que esa es la forma de identificar.
En los equipos que se calibran, por ejemplo, tampoco tienes por que codificarlos ya que identifican el equipo tienes trazabilidad para ir a su ficha (que esa si está codificada como registro).
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
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