Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de Documentos en formato digital..

  • Wilkins L.M.
    • 3/09/09 15:23
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    (0/1)

    Buenos días señores:

     

    En mi empresa manejo todo lo que es la documentación, en la pasada auditoria interna resultaron varias No Conformidades por:

    Documentación Obsoleta

    Algunas áreas no tenían los procedimientos asignados.

    Otras áreas tenían la revisión anterior del procedimiento.

     

    Entiendo que una acción factible a este seria manejar la documentación en formato digital, o sea, que todos los procedimientos estén en una red donde todos tengan acceso, pero me surgen algunas dudas al respecto:

    1-     Debo tener un documento original aprobado por las partes y bajo mi custodio?

    2-     Debo definir quien puede acceder a cada procedimiento, independiente, por ejemplo: la Encargada de Recursos Humanos solo puede acceder al procedimiento de Formación y competencia profesional,  o puedo darle un acceso general a todos los procedimientos?

    3-     Cómo se controla la impresión de estos procedimientos?

    4-     Como defino en el procedimiento de Control de Documentos este proceso... si alguien tiene uno implementado seria de mucha ayuda.

     

    Espero su pronta ayuda, ya que tengo que presentar mi acción correctiva en esta semana..

     

    Gracias...

  • Invitado
    • 3/09/09 20:42
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    (2/0)

    Buenas tardes;

    Para empezar comentarte que en el foro hay varios post que tratan el tema pero a modo resumen te comento:

    1. Es recomendable que dispongas de la aprobación original, si existe en papel. Si tienes otro método de aprobación perfecto.
    2. No es necesario definir controles de acceso sobre los documentos, pero si puedes mejor establecerlos, consulta con tu departamento de informática.
    3. Debes definir si la única documentación valida es la que se encuentra en el servidor, en este caso deberás establecer controles para impedir la impresión, o en caso que esta se produzca que el usuario que imprima debe conocer que el documento se encuentra fuera de control al imprimirlo.

    Te recomiendo que analices todas las variables posibles e investiges las posibilidades "reales" que tienes en tu empresa y en función de eso definir la metodología a utilizar.

    Un saludo,

    MPicas