Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

No conformidad por utilizar formatos obsoletos para tomar registros

  • carlos09
    • 28/01/07 19:09
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    Hola

    Cuando se da el caso de que uno debe sacar no conformidades porque en la organizacion el personal ha utilizado, por ejemplo, formatos version 2 cuando ha debido utilizar formatos version 3 para dejar registros, y cuando previamente se habia comunicado de tales cambios. Si se saca una no conformidad por documentacion en ese caso, ¿cual deberia ser la solucion para que esa situacion no vuelva a ocurrir?, ya que se comunicaron los cambios en la fecha apropiada.

    Gracias

    Carlos
  • José Manuel
    • 29/01/07 14:55
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    Hola Carlos:
    Desde luego que hay que abrir una no conformidad y, quizás, una acción de mejora, (correctiva). Si se usa documentación obsoleta, es que el método de retirada de esa documentación -en tu caso registros- no ha sido eficaz.

    La comunicación es un arte complicado. A veces no basta solo con decir las cosas. Hay que seducir, a mi me sigue pasando con mi mujer.

    Yo vería cual es la causa de que la comunicación haya fallado: trabajadores sordos, tablones de anuncios escondidos, personal pasota sobre la certificación, escasa credibilidad del equipo directivo que implanta.... En fin, la causa pueden ser múltiple.

    Una vez conocida la(s) causa(s), el paso siguiente es fácil: cómo la resuelvo: comprando sonotone, ubicando mejor los tablones de anuncios, dando charlas u organizando grupos de mejoras entre el personal -raspa de pez (Hishikawa)-.

    Lo que no te recomendaría es una lobotomía general a los trabajadores, pues en estos casos la dirección suele optar por hacersela a los responsables de calidad. Por cierto, Carlos, no olvides que la comunicación se fundamenta en la coordinación interna de las tareas en una empresa.

    Espero haber sido de utilidad, la calidad se implanta mejor cuanto mas divertida es.

    Saludos
    José Manuel.
  • pasologico@hotmail.com
    • 28/02/07 14:28
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    Hola Carlos:
    Estoy de acuerdo con lo dice Juan Manuel. Y para agregar, es necesario el seguimiento (vale decir estar observando continuamente) es como un tipo de auditoria exclusiva sobre control de documentos donde veraz si es eficaz lo establecido en tu organización
  • Invitado
    • 2/03/07 1:43
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    Hola Carlos, y concurrencia,

    yo en este caso me decantaría por una amonestación verbal. No creo que se deba ir sacando tarjetas a las primeras de turno, y menos aún complicarse la vida innecesariamente.


    Continuando con el argot futbolístico, yo sacaría tarjetas sólo cuando el asunto tenga importancia para los resultados de la empresa (en calidad, en €, en ...) y sea una no conformidad.

    En un plano más técnico, si la confusión de versión del formato es realmente grave, tanto como para motivar la apertura de un expediente del caso, entonces la culpa real es del departamento que gestiona la retirada de los documentos obsoletos (debiendo impedir que sean utilizados por error). <-- Ahí tienes la accion correctiva


    Un saludo,
    Jorge P

    PD: En contra de lo que he dicho, un formato (sin rellenar) no es estrictamente un documento. Aunque sí una herramienta para introducir de forma ordenada toda la información que se requiere.
  • TATIANA8A
    • 12/06/13 1:11
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    Hola, en mi empresa pasa algo similiar.

    Hay registros evidenciados con versiones y códigos anteriores, y se levanto una no conformidad para eliminar una codificación de ciertos documentos, porque se había establecido una codificación con "OD" (Otros Documentos), y se empezó a cambiar y actualizar toda la codificación de aquellos formatos a una actual "FR" (Formatos). me gustaría saber si eso genera una no conformidad en una auditoría.

    Pues según mi criterio, esto generaría que la acción de mejora no fué eficaz y por lo tanto genera otra Inconformidad.

    Agradecería inmensamente su respuesta.
  • David Saavedra Zárate
    • 12/06/13 22:06
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    Hola, coincido con Jorge, hay que establecer criterios basados en el impacto, aplicar el sentido común, que a veces es el más común de los sentidos.

    No pasa nada si amonestamos y corregimos al momento y tomamos acciones correctivas, revisar que otros no puedan equivocarse y listo. Si posterior a esto incurren en la misma falla por negligencia o porque el proceso de retirada de documentos obsoletos no es eficaz entonces si amerita la NC. Repito, considerando que el impacto no es alto o relevante.

    El proceso de mejora en un SGC implica también un proceso de madurez personal, dicho con todo respeto, de lo contrario se cae en el juego de "a ver que te encuentro".

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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