Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Diferencia entre Documento y Registro

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  • Dayana
    • 5/08/09 16:59
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    (11/5)

    Buenos Dias:

    Tengo una duda respecto a si una Resolucion es considerada como un documento o un registro.  Hasta el momento yo lo consideraba como un documento externo por que lo emite una entidad externa (en este caso la secretaria de transporte) pero el auditor argumenta que es un REGISTRO debido a que no se puede revisar, actualizar o modificar y por lo tanto debe estar relacionada en el listado de registros especificando su identificacion, almacenamiento, recuperacion etc.  Igualmente me dijo que el programa de capacitacion es un DOCUMENTO ya que se puede revisar y actualizar.  Quisiera saber que opinion tienen al respecto.

    Gracias

     

     

  • Jorge Pereiro
    • 5/08/09 18:47
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    (21/8)

    Hola Dayana,

     

    si hiciéramos un diagrama de Venn de la cuestión, la cosa quedaría:

     Diagrama de venn de la documentación en ISO 9001

    Documentos son todos, excepto los formatos, siempre que este formato no contenga ninguna especificación en su interior (a veces ocurre). Esta resolución es un registro externo.

    En ISO 9001 se diferencia a los registros del resto de documentos. Se hace esta diferenciación porque, tal y como argumenta tu auditor, los registros no se actualizan. Pero esto no quiere decir que el resto de documentos, algunos de ellos, no puedan compartir también alguna característica similar, y tengan algo de registro.

    En este mismo foro hay algún post donde se plantea la existencia de documentos híbridos: mitad especificación y mitad registro. Los documentos que contienen planes son un ejemplo de ello. En un plan de formación (plan de capacitación) se especifica lo que se va a hacer (acciones de formación a proporcionar) y también se registran los resultados (las acciones finalmente proporcionadas).

     

    Un saludo!

  • 7HBQC
    • 11/08/09 21:26
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    (13/6)

    Dayana:

    Según ISO 9000:2005, documento se define como:

    Información y su medio de transporte.

    Registro:

    Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

    En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. 

     

    Un abrazo.

    7HBQC.

     

     

     

  • geoman
    • 1/11/09 18:07
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    (4/4)

    DUDAS:

    Jorge P; dice:

    1.  el FORMATO no es un DOCUMENTO. ¿PORQUE?

    2. Según su DIAGRAMA DE VEN se podría clasificar a los REGISTROS COMO: 

     REGISTRO INTERNO Y REGISTRO EXTERNO? Ó

    ¿COMO DOCUMENTOS INTERNOS Y DOCUMENTOS EXTERNOS?

     

    PRECISAR DUDAS. GRACIAS TOTALES!

  • serlobo
    • 1/11/09 20:55
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    (18/8)

    Buenas

    Mi opinión

    Un formato no es un documento simplemente son hojas que tienen una estructura que en el caso de rellenarse daria lugar a un registro.

    Es decir, un Procedimiento por norma general, tiene al final del mismo formatos de registro, para dicho Prodedimiento.

    Lo que quiere decir tu auditor es que un registro no se puede modificar por que es una radiografia de un momento concreto.

    Por ello, Si en la practica, se toma un formato de estos y se rellena pasaria a ser un registro porque tendrá evicencias.

    Por ello si el documento es una resolución de una empresa externa logicamente es la "radiografia" que muestra una evidencias. Para mi Es un registro pero no sería tan especial que te obligara a gestionarlo según tu pC de control de la documentación. simplemente teniendolo controlado ya sea como interno o como externo me valdría.

    Saludos

  • geoman
    • 2/11/09 6:25
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  • Naty_arg
    • 20/04/10 14:21
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    (2/4)

    Buen día,

    Continuando con este tema  me ha surgido la siguiente duda. Si bien el documento externo se refiere a la documentación que la empresa no modifica o realiza, tengo un caso en que nuestros clientes envían información "Requisitos", a esta documentación se la llama documento de especificación y nos sirve para poder realizar el sistema que ellos quieren. Mi duda es si esta documentación vendria a ser registro o documento externo.

    Espero que me puedan ayudar.

    Saludos