Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Conservación Registros de calidad

 Abajo
PV: 20413 (26/10)
  • Toni
    • 27/07/09 0:21
    • Imagen de Toni
    • Reg.: 13/06/09
    • Posts: 13
    (9/3)

    Mi pregunta es la siguiente:

    ¿la empresa debe definir en sus procedimientos el periodo de conservación de los registros de calidad de sus sistemas?

  • merello
    • 27/07/09 1:46
    • Imagen de merello
    • Reg.: 22/07/09
    • Concepción Chile
    • Posts: 19
    (8/2)

    Hola:

    Con respecto a tu consulta, la norma pide que debes definir los períodos de almacenamiento de tus registros,  la norma dice:

    4.2.4 Control de los registrosLos registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitosasí como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles,

    fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

     

     Por procedimiento documentando significa un procedimiento escrito y el timpo de retención es el período de almacenamiento.

    Ahora la forma lo defines en el procedimiento Control de Registros (obligatorio) y los tiempos pueden ir definidos en cada procedimiento que generes o bien crear un Registro Maestro que contenga toso los períodos de retención.

    La idea es que no acumules registros cuya informacion ya no sea aplicable y te llenes con papeles. 

    Esperando haber ayudado saluda atentamente. 

    SMM

    Coordinador de Calidad 

     

  • myli
    • 15/11/09 0:51
    • Imagen de myli
    • Reg.: 3/09/09
    • Posts: 20
    (1/2)

    Hola

    Una inquietud, estoy implementando el sistema en la empresa, estamos registrando los registros en una matriz como control de registros, sin embargo algunos de los registros no tienen numero de versión , es decir el encabezado no es estandar, la pregunta , es necesario que tenga numero de versión los registros que hace muchos años menejan electrónicamente?

     Saludos

     Myri

    Ecuador

  • mpicas
    • 15/11/09 21:00
    • Imagen de mpicas
    • Reg.: 11/11/09
    • Badalona
    • Posts: 43
    (0/0)

    Buenas myli;

    No es necesario, pero deberás definir claramente cómo dice smerellocl la metodología para que permanezcan legibles, facilmente identificables y recuperables.

    Un saludo.

  • serlobo
    • 17/11/09 1:12
    • Imagen de serlobo
    • Reg.: 4/09/09
    • Posts: 142
    (1/1)

    Hola a todos, lo siento pero o he entendido mal la pregunta o tengo que discrepar con algunas respuestas.

     Los registros a parte de ser legibles tal y tal es impresindible determinar la retención y asi lo dice el punto 4.2.4 de la ISO 9001-2008.

    Con ello quiere decir que debe establecerse un tiempo normalmente se pone 3 años pero no todos necesitan ese tiempo ya que puede que menos y algunos que mas ya que te lo exija una ley.

    Creo que me explico

    Saludos para cualquier cosa estoy a su disposición

  • myli
    • 17/11/09 12:05
    • Imagen de myli
    • Reg.: 3/09/09
    • Posts: 20
    (0/0)

    Buen día

    Estimados

    Los registros electrónicos que la empresa conserva antes del proceso de implementación del sistema, deben colocarse versión o basta con la identificación del documento?

    Y me gustaría saber donde dice que los registros deben guardarse por 3 años?? no es mucho tiempo?

    y en caso que los registros se suban a un sistema  interno de la empresa o a un excel, y ahi permanese historicamente, cuanto tiempo se tiene que retener los registros?

    Saludos

    Myli

    Ecuador 

     

     

  • serlobo
    • 17/11/09 13:49
    • Imagen de serlobo
    • Reg.: 4/09/09
    • Posts: 142
    (1/0)

    Hola myli

    Lo de los tres años lo puse como orientativo. porque como dije puede que por ley te obligue a mas tiempo o no. pero debes establecer tu el tiempo de retención según de que registro se trate y te digo que 3 años no es mucho, pero siempre que consigas reducirlo seria genial

    La versión siempre se coloca para mostrar posibles cambios asi que considera cuales de ellos debe tener y cuales no

    Saludos

  • Ximena
    • 17/11/09 14:53
    • Imagen de Ximena
    • Reg.: 27/10/08
    • Cali / Colombia
    • Posts: 149
    (3/1)

    Hola a todos:

    El punto de control de registros indica:

    "Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros."........ En cuanto al tiempo de conservación, la norma no define nada, eso lo define cada organización según sus requerimientos o como lo exija la ley (como por ejemplo, la información de los colaboradores en mi país se debe guardar por tiempo indefinido).

    En el archivo anexo, encontrarán el formato que usamos en mi empresa para controlar los registros de los procesos. Pueden usarla y adaptarla según las necesidades de la empresa. Encontrarán los sgtes ejemplos:

    1. Un registro que guardo por 1 año activo (en uso) y luego del año, lo elimino.

    2. En el segundo caso, el registro se guarda activo por 1 año (en uso y consulta permanente), luego lo mando a archivo inactivo por 1 año (para posteriores y ocasionales consultas) y luego lo elimino.

    3. El tercer caso es de una encuesta, que se administra, pero nosotros elaboramos un informe con todas las encuestas y éstas se eliminan de forma inmediata, por lo tanto, no permanencen activas, ni inactivas... se hace el informe y se eliminan.

    4. El cuarto caso es el de las acciones correctivas, que permanecen activas en cada proceso mientras se pueda verficar la eficacia, luego las centralizan todas en Calidad en archivo de acciones cerradas.

    5. Este último caso es de un formato que llevamos de forma magnética y que no tiene código como los otros ejemplos. Sin embargo se trata de un registro controlado. En nuestro caso, este registro magnético lo guardamos por 2 años, luego hacemos un backup y se borra la información.

    Espero que dentro de todas estas opciones quepan sus dudas y que lo puedan usar. Me cuentan.

    XIMENA GALVIS O.




    ArchivoTamañoClics
    docTABLA CONTROL DE .doc 181.00 KB 1493
  • myli
    • 17/11/09 16:11
    • Imagen de myli
    • Reg.: 3/09/09
    • Posts: 20
    (0/0)

    De acuerdo con la versión, voy a ver como aplico.. pero la identificación no basta con el nombre del archivo electrónico o debe ir él código establecido para todos los documentos del sistema?.

    Con respecto al item 5 de hecho me aplicaría y en la empresa manejo una matriz muy similar, pero una inquietud tu manejas la versión del registro?

    En el caso de manejar  un sistema interno de computo llamado ABC se indica en la matríz de control, los registros que resulten de ella?

     Mil gracias su aporte

    Myli

  • merello
    • 17/11/09 19:05
    • Imagen de merello
    • Reg.: 22/07/09
    • Concepción Chile
    • Posts: 19
    (1/0)

    Hola Mily.

    Con respecto a tu última consulta, esta es mi experiencia.

    En lo referente a la Versión: si bien no es estrictamente necesario que el registro lleve versión, es importante que en tu matriz o lista de documentos vigentes en el sistema, identifiques la versión del documento, (puedes empezar con la versión cero), para así evitar que en tu organización utilicen un registro obsoleto, recuerda que el registro es un tipo de documento (ver punto 4.2.3).

    En cuanto al tiempo de retención: eso lo determina tu organización, en el caso que sea de carácter legal, lo establece  la legislación vigente, incluso hay registros que son permanentes.

    En cuanto al Código: la norma pide identificar el registro, por lo tanto, esto lo puedes hacer con el nombre del documento, es decir, no es necesario un código, lo que sucede es que los consultores recomiendan el uso de códigos para evitar confusiones y hacer una identificación más simple, especialmente cuando debes nombrarlos en los procedimientos.

    Nota: un ejemplo de un registro  que no lleva código ni versión, por ejemplo en el proceso de compra el registro la Guía de Despacho. 

    Esperando haber sido de ayuda, saluda atte.

    SMM.

    Coordinador de la Calidad

     

  • Ximena
    • 17/11/09 20:47
    • Imagen de Ximena
    • Reg.: 27/10/08
    • Cali / Colombia
    • Posts: 149
    (2/0)

    Hola:

    Cada registro tiene su versión, así aseguro que no se encuentre circulando de forma obsoleta, aunque no los tengo relacionados en la matriz que te envié.... si tu prefieres, puedes incluir una columna para que lo tengas en una sola tabla.

    Con respecto a la pregunta de incluir en la matriz los registros que resultan de tu sistema interno de cómputo, yo diría que sería adecuado hacerlo. Por ejemplo, en mi empresa se desarrolló un programa interno donde digitamos matrículas, notas, asistencias, en fin, todo el historial de los estudiantes, así pues, en la tabla de control de registros de los procesos, aparecen estos registros relacionados.... no tienen código, en es columna le pongo NA (No Aplica) y simplemente pongo el nombre del registro y que pertenece a tal programa.... Entre menos te compliques con todo este asunto, mejor.... aségurate de cumplir con lo de la norma, pero haciéndolo de forma fácil para ti.....

    Me cuentas.... XIMENA GALVIS O.

  • myli
    • 18/11/09 13:26
    • Imagen de myli
    • Reg.: 3/09/09
    • Posts: 20
    (0/0)

    A todos  mil gracias su ayuda.. les comunicaré cualquier novedad.

    Myli

    Ecuador

  • David Saavedra Zárate
    • 18/11/09 19:58
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4132
    (0/0)

    Hola:

    Si, es necesario definirlo pero no lo hagas en tu procedimiento, todos los registros tienen diferentes usos y por lo tanto van a variar en su conservación.

    Definelo en tu formato de control de los registros, así cada área tendrá su propio control y definirá en ello el tiempo de retención y destrucción. si no tienes alguno, házmelo saber y te proporciono alguno.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • David Saavedra Zárate
    • 18/11/09 20:02
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4132
    (0/0)

    Hola:

    El tiempo de retencicón de los registros lo definen ustedes de acuerdo al uso de cada uno de ellos. Salvo los que son de uso legar, en esos casos el gobierno es quien decide al respecto, sólo hay que manifestarlo.

    Los documentos anteriores a la implementación del sistema no deben modificarse.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • myli
    • 19/11/09 21:39
    • Imagen de myli
    • Reg.: 3/09/09
    • Posts: 20
    (0/0)

    Mil gracias tu aporte. entonces a estos documentos que mensionas antes de la implementación nolos voy a codificar.

    SLDS

    Myli

  • David Saavedra Zárate
    • 19/11/09 22:12
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4132
    (0/0)

    Hola Myli:

    No, no es necesario, todo es a partir de la fecha de implementación de tus procedimientos y manuales del SGC, a partir de esa fecha te van a auditar.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • RV83
    • 1/10/14 18:15
    • Imagen de RV83
    • Reg.: 23/04/12
    • Posts: 30
    (0/0)
    Hola a todos...

    Tengo las siguientes inquietudes, el archivo fisico de las acciones y sus correspondientes soportes que se han levantado y cerrado en mi empresa desde 2010, las puedo escanear y eliminar los fisicos?? o debo conservarlos??

    y otra es, puedo implementar que de ahora en adelante las acciones se manejen de manera digital y evitar impresion y de ser necesarias escanearlas y eliminar los fisicos???

    Gracias
  • Fernando
    • 1/10/14 21:04
    • Imagen de Fernando
    • Reg.: 17/02/11
    • Perú
    • Posts: 516
    (0/0)
    Hola,

    Totalmente válido. Como sabes, la norma no indica el medio en la cual se deban soportar.

    Por otro lado, pueden existir excepciones, estas p.ej. alguna ley o reglamente de tu país que obligue mantener registros u otra evidencia documentada en un medio original.

    saludos
  • InesMC
    • 11/02/15 13:36
    • Imagen de InesMC
    • Reg.: 3/03/10
    • Posts: 16
    (0/1)
    Hola a tod@s,

    Me ha surgido una duda con respecto a la conservación de los registros. En el caso de mi empresa, se exige guardar los registros por una plazo igual a la vida útil del producto que fabricamos más un tiempo de tránsito.

    Mi duda es la siguiente, ¿este requisito aplica a todos los registros incluidos en la ISO9001?

    Muchas gracias por adelantado por vuestra ayuda.

    Saludos,

    InesMC
  • One Economic&Quality Consulting
    • 11/02/15 15:01
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (0/0)
    La conservación de los registros vendrá dada por los requisitos internos propios vuestros, los requisitos externos por ejemplo de proveedores y clientes y los requisitos legales de conservación de facturas por ejemplo por parte de la administración.

    Hay registros que son internos y sois vosotros los que decidís por vuestra operativa el tiempo que han de ser guardados y su forma de conservación.

    Otros pues como te he dicho os los marcan los proveedores o clientes, pero una gran mayoría dependen de la legislación fiscal de cada país.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • InesMC
    • 11/02/15 15:40
    • Imagen de InesMC
    • Reg.: 3/03/10
    • Posts: 16
    (0/0)
    Muchas gracias por responder tan rápido.

    Mi consulta va encaminada a la ISO9001 y BRC IoP (Seguridad Alimentaria), en esta última hay el siguiente requisito:

    3.8 Record keeping - The company shal mantain records to demostrate the effective control of product safety, legality and quality:

    3.8.4. The period of retention for records shall relate to usable life of the packaging and product it is designed to contain and shall respect any customer requirements.

    Por ejemplo, el informe de Revisión por la Dirección, ¿se incluye en este requisito? ¿O son solamente para aquellos registros que demuestren la seguridad, legalidad y calidad del producto?

    Saludos,

    InesMC
  • TANABETH
    • 16/02/17 3:39
    • Imagen de TANABETH
    • Reg.: 23/08/16
    • Posts: 45
    (0/0)
    Hola debes identificar los cambios de los registros como en los procedimientos o no es necesario?
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 16/02/17 14:58
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2573
    (0/0)

    TANABETH escribió:
    Hola debes identificar los cambios de los registros como en los procedimientos o no es necesario?


    Hola, la norma ISO 9001:2008 no requiere identificar los cambios en los registros. Se requiere identificar los cambios en los documentos como por ejemplo en los procedimientos, instructivo, formatos, etc. cuando hay un cambio en ellos.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 16/02/17 14:59
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4132
    (0/0)
    Hola Inés, aplica para todos los registros generados en el sistema de gestión.

    Tanabeth, los cambios en los procedimientos se registran para su localización rápida, en los registros no es necesario porque por lo general los registros son solamente una hoja. Sin embargo, una manera de identificar los cambios es colocar entre paréntesis el numero de revisión correspondiente y en letras pequeñas para saber que esa celda por ejemplo se modificó o incluyó.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.