Hola:
Con respecto a tu consulta, la norma pide que debes definir los períodos de almacenamiento de tus registros, la norma dice:
4.2.4 Control de los registrosLos registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitosasí como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles,fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
Por procedimiento documentando significa un procedimiento escrito y el timpo de retención es el período de almacenamiento.
Ahora la forma lo defines en el procedimiento Control de Registros (obligatorio) y los tiempos pueden ir definidos en cada procedimiento que generes o bien crear un Registro Maestro que contenga toso los períodos de retención.
La idea es que no acumules registros cuya informacion ya no sea aplicable y te llenes con papeles.
Esperando haber ayudado saluda atentamente.
SMM
Coordinador de Calidad
Hola
Una inquietud, estoy implementando el sistema en la empresa, estamos registrando los registros en una matriz como control de registros, sin embargo algunos de los registros no tienen numero de versión , es decir el encabezado no es estandar, la pregunta , es necesario que tenga numero de versión los registros que hace muchos años menejan electrónicamente?
Saludos
Myri
Ecuador
Hola a todos, lo siento pero o he entendido mal la pregunta o tengo que discrepar con algunas respuestas.
Los registros a parte de ser legibles tal y tal es impresindible determinar la retención y asi lo dice el punto 4.2.4 de la ISO 9001-2008.
Con ello quiere decir que debe establecerse un tiempo normalmente se pone 3 años pero no todos necesitan ese tiempo ya que puede que menos y algunos que mas ya que te lo exija una ley.
Creo que me explico
Saludos para cualquier cosa estoy a su disposición
Buen día
Estimados
Los registros electrónicos que la empresa conserva antes del proceso de implementación del sistema, deben colocarse versión o basta con la identificación del documento?
Y me gustaría saber donde dice que los registros deben guardarse por 3 años?? no es mucho tiempo?
y en caso que los registros se suban a un sistema interno de la empresa o a un excel, y ahi permanese historicamente, cuanto tiempo se tiene que retener los registros?
Saludos
Myli
Ecuador
Hola myli
Lo de los tres años lo puse como orientativo. porque como dije puede que por ley te obligue a mas tiempo o no. pero debes establecer tu el tiempo de retención según de que registro se trate y te digo que 3 años no es mucho, pero siempre que consigas reducirlo seria genial
La versión siempre se coloca para mostrar posibles cambios asi que considera cuales de ellos debe tener y cuales no
Saludos
Hola a todos:
El punto de control de registros indica:
"Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros."........ En cuanto al tiempo de conservación, la norma no define nada, eso lo define cada organización según sus requerimientos o como lo exija la ley (como por ejemplo, la información de los colaboradores en mi país se debe guardar por tiempo indefinido).
En el archivo anexo, encontrarán el formato que usamos en mi empresa para controlar los registros de los procesos. Pueden usarla y adaptarla según las necesidades de la empresa. Encontrarán los sgtes ejemplos:
1. Un registro que guardo por 1 año activo (en uso) y luego del año, lo elimino.
2. En el segundo caso, el registro se guarda activo por 1 año (en uso y consulta permanente), luego lo mando a archivo inactivo por 1 año (para posteriores y ocasionales consultas) y luego lo elimino.
3. El tercer caso es de una encuesta, que se administra, pero nosotros elaboramos un informe con todas las encuestas y éstas se eliminan de forma inmediata, por lo tanto, no permanencen activas, ni inactivas... se hace el informe y se eliminan.
4. El cuarto caso es el de las acciones correctivas, que permanecen activas en cada proceso mientras se pueda verficar la eficacia, luego las centralizan todas en Calidad en archivo de acciones cerradas.
5. Este último caso es de un formato que llevamos de forma magnética y que no tiene código como los otros ejemplos. Sin embargo se trata de un registro controlado. En nuestro caso, este registro magnético lo guardamos por 2 años, luego hacemos un backup y se borra la información.
Espero que dentro de todas estas opciones quepan sus dudas y que lo puedan usar. Me cuentan.
XIMENA GALVIS O.
De acuerdo con la versión, voy a ver como aplico.. pero la identificación no basta con el nombre del archivo electrónico o debe ir él código establecido para todos los documentos del sistema?.
Con respecto al item 5 de hecho me aplicaría y en la empresa manejo una matriz muy similar, pero una inquietud tu manejas la versión del registro?
En el caso de manejar un sistema interno de computo llamado ABC se indica en la matríz de control, los registros que resulten de ella?
Mil gracias su aporte
Myli
Hola Mily.
Con respecto a tu última consulta, esta es mi experiencia.
En lo referente a la Versión: si bien no es estrictamente necesario que el registro lleve versión, es importante que en tu matriz o lista de documentos vigentes en el sistema, identifiques la versión del documento, (puedes empezar con la versión cero), para así evitar que en tu organización utilicen un registro obsoleto, recuerda que el registro es un tipo de documento (ver punto 4.2.3).
En cuanto al tiempo de retención: eso lo determina tu organización, en el caso que sea de carácter legal, lo establece la legislación vigente, incluso hay registros que son permanentes.
En cuanto al Código: la norma pide identificar el registro, por lo tanto, esto lo puedes hacer con el nombre del documento, es decir, no es necesario un código, lo que sucede es que los consultores recomiendan el uso de códigos para evitar confusiones y hacer una identificación más simple, especialmente cuando debes nombrarlos en los procedimientos.
Nota: un ejemplo de un registro que no lleva código ni versión, por ejemplo en el proceso de compra el registro la Guía de Despacho.
Esperando haber sido de ayuda, saluda atte.
SMM.
Coordinador de la Calidad
Hola:
Cada registro tiene su versión, así aseguro que no se encuentre circulando de forma obsoleta, aunque no los tengo relacionados en la matriz que te envié.... si tu prefieres, puedes incluir una columna para que lo tengas en una sola tabla.
Con respecto a la pregunta de incluir en la matriz los registros que resultan de tu sistema interno de cómputo, yo diría que sería adecuado hacerlo. Por ejemplo, en mi empresa se desarrolló un programa interno donde digitamos matrículas, notas, asistencias, en fin, todo el historial de los estudiantes, así pues, en la tabla de control de registros de los procesos, aparecen estos registros relacionados.... no tienen código, en es columna le pongo NA (No Aplica) y simplemente pongo el nombre del registro y que pertenece a tal programa.... Entre menos te compliques con todo este asunto, mejor.... aségurate de cumplir con lo de la norma, pero haciéndolo de forma fácil para ti.....
Me cuentas.... XIMENA GALVIS O.
Hola:
Si, es necesario definirlo pero no lo hagas en tu procedimiento, todos los registros tienen diferentes usos y por lo tanto van a variar en su conservación.
Definelo en tu formato de control de los registros, así cada área tendrá su propio control y definirá en ello el tiempo de retención y destrucción. si no tienes alguno, házmelo saber y te proporciono alguno.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
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Hola:
El tiempo de retencicón de los registros lo definen ustedes de acuerdo al uso de cada uno de ellos. Salvo los que son de uso legar, en esos casos el gobierno es quien decide al respecto, sólo hay que manifestarlo.
Los documentos anteriores a la implementación del sistema no deben modificarse.
Saludos
Atentamente
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Hola Myli:
No, no es necesario, todo es a partir de la fecha de implementación de tus procedimientos y manuales del SGC, a partir de esa fecha te van a auditar.
Saludos
Atentamente
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TANABETH escribió:
Hola debes identificar los cambios de los registros como en los procedimientos o no es necesario?
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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