Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

CONTROL DE DOCUMENTOS EN LOS PUNTOS DE USO

  • elingind
    • 18/12/06 1:07
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    (4/0)
    Estimados colegas:

    En el numeral 4.2.3 Control de los documentos dice que se debe tener un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para el control de los documentosy dentro de estos cita el item d que menciona que se debe asegurar de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Que sucede si uno se encuentra en una organización pequeña conformada por 10 personas maximo de planta y donde en el area de calidad (en un estante) se tiene la documentación necesaria que es consultadas por todos; y se tiene en el procedimiento de cumplimiento de este numeral que cuando se hace la aprobación de documentos se hace entrega de la documentación en cada puesto de trabajo(lo cual en la realidad no se esta realizando ya que todos consultan los documentos en el estante del departamento de calidad)(cuando hay una aprobación de documentación se informa que hay un nuevo documento a traves de comunicación interna y se ubica en la carpeta respectiva del estante del departamento de calidad). Es necesaria esta disposición para cumplir con el requisitos de la norma en los puntos de uso?. Como se puede tratar esta situación?.

    Agradezco la atención a la presente.

    Atentamente,

    Alexis Herrera
    Colombia
  • Invitado
    • 31/12/06 19:53
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    (3/0)
    Hola Alexis,

    a mi entender la Norma requiere que la documentación esté a disposición de las personas que deben hacer uso de ella. Da igual si la documentación la comparten entre varias personas, mientras se asegure que todas estas personas saben dónde está y tienen acceso directo a ella.

    Son muchas las empresas que mantienen la documentación alejada de las personas que deben utilizarla, incumpliendo este requisito. Esto ocurre con frecuencia en las empresas de producción con las instrucciones. En estos casos, aunque sería correcto mantener, por ejemplo, un único dossier de instrucciones para varios operadores, lo apropiado es mantener una copia de todas las instrucciones aplicables en cada puesto de trabajo. Esto es un requisito en ISOTS16949, y la verdad es que es muy vistoso y útil --> No sólo hay que ser bueno, sino además parecerlo, y disponer de instrucciones a la vista del operador da sensación de calidad.

    Un saludo, y feliz año,
    Jorge
  • María Inés De Moya F.
    • 16/12/11 19:58
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    (7/0)

    Hola elingind

    Lo que busca la norma es que en los puntos de uso se utilice el documento vigente y no los obsoletos y que sea de facil acceso de los usuarios a los documentos, por lo tanto, si el estante es común a todos los puestos de trabajo se puede decir que mientras la documentación que está en el estante esté vigente y bien controlada es correcto manejar asi tu control de documentos.

    No es necesario repartir los documentos a todos los puestos de trabajo si los mismos están ubicados en la empresa alrededor del estante donde se encuentran los documentos de SGC, direcciona tu procedimiento hacia el control de la documentación que está ubicada en estantería, aun cuando creo que puede llegar a provocar la no consulta de los mismos por el tener que levantarse a mirar los procedimientos y demás documentación.

    Intenta buscar una herramienta que permita que cada persona acceda a los documentos que le aplican a su proceso de manera más fácil y sencilla, en caso que el estante no esté tan cercano como para facilmente consultar lo que ahi se encuentra.

    Quedo atenta a tus comentarios.

     

    _________________

    MARÍA INÉS DE MOYA F.

    Ingeniera Industrial

    Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.

    Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001

    Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos. 


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  • David Saavedra Zárate
    • 17/12/11 3:45
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    (2/0)

    Hola Alexis:

    Sólo hay que aplicar el sentido común, el objetivo de tener los documentos en los puntos de uso es para su utilización, de lo contrario no serviría de nada un  documento. Son documentos de apoyo o referencia para nuestro trabajo y por ende debe estar donde se realizan las actividades.

    Si la organización es pequeña con una carpeta basta para que puedan disponer de la información, siempre y cuando esten a la mano.

    Hay documentos como instructivos de trabajo, que se utilizan para ensamblar, para hacer pruebas, es obvio que debe estar en la mesa de trabajo, no nos sirve en una carpeta.

    El requisito de tenerlo en los lugares donde se lleva a cabo el trabajo es para consultarlo, para utilizarlo, de nada me sirve por ejemplo un instructivo en la carpeta, aunque esté en el lugar de uso, si donde lo necesito, que es en la mesa de trabajo no está.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Rocío
    • 3/02/12 20:02
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    (0/0)

    Buenos dias a todos,

    He leido sus aportes, sin embargo tengo una inquietud: En el caso de procedimientos como control de documentos y registros, acciones correctivas y preventivas etc.  es necesario que cada dueño de proceso tenga una copia? digo ya que todos necesitarian conocer este procedimiento?.

    Saludos y agradezco sus observaciones.

    Rocio 

     

     

  • Voyager
    • 3/02/12 20:21
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    (1/0)

    Hola Rocío:

    Como ya comentó alguien que me antecedió, el objetivo que persigue la norma con el púnto 4.2.3.d es que los documentos estén actualizados y disponibles para todos aquellos que necesiten consultarlos, el asunto de la distancia es relativo y creo que debe ser analizado caso a caso. De todas maneras, desde mi punto de vista, lo más importante es que el personal esté consciente de la utilidad y el beneficio de la consulta y cumplimiento de los documentos, en otras palabras, que esta sistemática forme parte de la cultura organizacional de la empresa, sólo de esta manera vamos a garantizar que los documentos sean implantados. De otra manera, estos pueden estar sobre la misma mesa de trabajo de los operadores y no van a ser consultados, aspecto que nos colocaría ante una potencial no conformidad en el momento de ser auditados.

     Saludos.

  • David Saavedra Zárate
    • 6/02/12 2:58
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    Es correcto rocìo.

    Saludos

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 6/02/12 13:32
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    (1/0)

    En la distribución de la documentación lo que hay que procurar ante todo es usar la lógica. Se trata de que las personas conozcan aquello que necesitan y que va a hacer que su trabajo sea más eficiente.

    Si es necesario que conozcan (los dueños del proceso) toda la documentación pues se les entrega toda, pero a lo mejor no es necesario y sólo deben conocer aquello que les afecta en su trabajo. Imagina a un responsable de almacén, pues quizás no sea muy útil que conozca un procedimiento que afecte al departamento contable.

    Igual que no debemos dejar de distribuir la documentación en sus puntos de uso tal y como pide la norma, tampoco debemos excedernos en su entrega si esta no resulta útil para la empresa.

    Eso si un dueño de proceso siempre debe disponer de la parte que le afecta, sea en papel, en documento informático.

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    Saludos

    Rafael

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    • 13/05/12 22:06
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    (0/0)

    Hola Saavedra, lo que comentas que están en la zona de trabajo, yo tengo mis instrucciones de trabajo en mi carpeta y una copia de las instrucciones que las tienen en producción colgada, mi pregunta es "serían copias controladas o no controldas?, te lo comento porque yo tengo el registro obsoleto de distribución de copias controladas...

     

    Gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 13/05/12 22:50
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    Todo aquel documento que se distribuya en la organización (procedimientos, instructivos, hojas técnicas, manuales, etc.), y que sirvan para realizar una actividad o como referencia, deben ser documentos controlados, y al ser controlados deben reponerse al momento de realizar cambios en él por una nueva revisión.

    Un documento no controlado es aquel que sale por alguna reaón fuera de la organización, que no servirá para realizar una actividad, (puede ser como evidencia y que lo solicite el cliente por ejemplo u otra organización como el de certificación), por lo mismo no requiere de reponerse una vez que se realicen cambios en él.

    Espero quede más claro.

    Saludos

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  • ireneira
    • 13/05/12 22:59
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    (1/0)

    Yo no tengo registro de distribución de documentación, porque lo puesieron obsoleto hace tiempo.

    Aunque las instrucciones de trabajo que están en producción sean fotocopias (que como bien dices son documentos controlados) y que yo os sustituiré cuando cambie la revisión, es imprescindible que exista un registro de control de distribución? o vale con que lo indique en el procedimiento de control de documentación que seré la encargada de cambiarlo?

  • David Saavedra Zárate
    • 13/05/12 23:31
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    Hola Ireneira, te contesto en el otro post.

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  • Griselda
    • 30/10/15 19:05
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    (0/0)
    E estado leyendo varios foros con respecto a el control de documentos.

    Yo tengo muchas dudas con respecto a esto, se que dentro del control de documentos son el Manual de Calidad, Procedimientos, Procedimientos Operativos, Instructivos de trabajo son controlados.

    Para el control de documento yo especifique esta, leyenda “Al momento de imprimir se convierte en un documento no controlado a excepción del original” que es el documento que voy a imprimir para firmas en el Manual, Procedimientos y Procedimientos Operativos mi duda es con respecto a las Instrucciones de trabajo y las ayudas visuales.
    Si a las Instrucciones de Trabajo que son las que deben de tener los operadores en la linea tiene un aparatado donde dice distribución y la leyenda dice "EL DOCUMENTO SERA GUARDADO EN CARPETA PARA USO COMÚN DE EL MISMO EN ÁREA DE INSPECCIÓN COMO COPIA CONTROLADA" y para las ayudas visuales es lo mismo. esto esta bien? Aquí el punto es una empresa donde se sortea material ya es una operación fija pero puede pasar que en el momento les digan que ahí que checar otro numero de parte y tienen que hacer una instrucción de trabajo y una ayuda visual en este punto yo no tendría control porque esta parte las realizan supervisores, como puedo hacer el control de documentos de instrucciones de trabajo y ayudas visuales, o puedo especificar en mi procedimiento en esta parte que el responsable de crear una instrucción de trabajo y/o ayuda visual es el encargado de controlar estos documentos?






    Gracias