Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

como hacer una lista maestra de documentos

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PV: 35371 (174/34)
  • marifrancy
    • 29/06/09 13:59
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    • Reg.: 25/06/09
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    (43/6)

     

    Hola quisiera q me ayudaran por q no tengo idea de como elaborar una lista maestra de documentos,soy nueva en el departamento y el departamento de documentacion tambien es nuevo en la empresa, la empresa quiere certificarse y esta arrancando de cero ni idea de como empezar.... se les agradeceria de mucho su ayuda

  • Invitado
    • 30/06/09 19:54
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    (34/5)

    Veamos:

    esto lo puedes hacer en un excel. La idea es q muestres el documento  : nombre y versión o revisión vigente y fecha. Si deseas agregale algo más como a quienes distribuistes, áreas..

    Espero ayude, Pasologico.

     

  • Miguel Angel Campos
    • 1/07/09 1:50
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    (16/4)

    Hola marifrancy.

    En este archivo http://www.portalcalidad.com/docs/cat72-formatos_calidad coloco el formato que utilízo para el control de los documentos en mi empresa.

     Espero te sea de utilidad este ejemplo.

    Cordialmente,

    Miguel Angel

  • roodmag
    • 1/07/09 3:10
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    (8/9)

    Estimado, cito lo comentado en uno de los foros de este portal

    "Buenas tardes

    mi opinion es que utilices el mismo lenjuague que tra la norma en lo relativo a los conceptos

    La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios  para  la  (1)identificación, (2) el almacenamiento,  (3) la protección, (4) la recuperación, (5) la retención y (6) la disposición de los registros.

     

    No inventes el hilo negro como dice el dicho y evitas que un auditor despistado y por los conceptos que manejas ahorita algùn auditor empieze a dar lata....6 columnas...."

  • marifrancy
    • 2/07/09 14:46
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    (5/2)
    GRacias miguel angel me fue de mcuha ayuda, te voy hacer otar pregunta tienes algun ejemplo de formato de las ordenes de trabajo y los instructivos de trabajo? si es asi te lo agradeceria por q aqui no hay formatos de esos
  • Miguel Angel Campos
    • 7/07/09 21:29
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    (34/2)

    Hola marifrancy.

     Ordenes de trabajo para los documentos? y te anexo un formato que utilízo para mis instructivos de la planta de producción.

    Miguel Angel

  • yedg19
    • 28/11/11 23:43
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    (2/2)


    Hola!!

    Un placer saludarlos mi nombre es Yessenia Díaz y también actualmente estoy trabajando en el Sistema ISO en la empresa y también estamos en proceso de implementación y desarrollo del sistema. Pues en estos momentos estoy en la fase por elaborar instructivos de trabajo y procedimientos, así que si no es de mucho molestra me gustaría Miguel Angel me puediera compartir ordenes de trabajo para los documentos y también instructivos de trabajo.

    Lo agradeceré, ya que igual que marifrancy soy nueva en esto.

    Atte, Yessy Díaz 

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 29/11/11 0:08
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    (2/1)
    yedg19 escribió:


    Hola!!

    Un placer saludarlos mi nombre es Yessenia Díaz y también actualmente estoy trabajando en el Sistema ISO en la empresa y también estamos en proceso de implementación y desarrollo del sistema. Pues en estos momentos estoy en la fase por elaborar instructivos de trabajo y procedimientos, así que si no es de mucho molestra me gustaría Miguel Angel me puediera compartir ordenes de trabajo para los documentos y también instructivos de trabajo.

    Lo agradeceré, ya que igual que marifrancy soy nueva en esto.

    Atte, Yessy Díaz 

    Hola, no comprendo cómo utilizas "ordenes de trabajo" para documentos, si fueses tan amable de explicarnos, las órdenes de trabajo se dan principalmente para que el responsable de realizar una actividad [generalmente la elaboración del producto] no tenga duda en los requisitos que debe cumplir, tanto del cliente como los técnicos ya que en ella se establece lo mencionado.

    Saludos 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
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    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 29/11/11 0:22
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    (3/0)

    Hola Mari:

    Escribeme al correo para enviarte los formatos de contorl de documentos, instructivos y lo que esté en mis manos ayudarte.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • María Inés De Moya F.
    • 15/02/12 4:18
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    (4/1)

    Saludos!

    El listado maestro de documentos basicamente debe llevar la siguiente información:

    1) Nombre del documento.

    2) Versión del documento.

    3) Fecha de Aprobación.

    4) Proceso al que pertenece.

    Lo puedes llevar en excel e ir actualizando a medida que van cambiando las versiones de los documentos, incluyes o das de baja a algunos archivos de tu SGC.

    Cualquier inquietud no dudes en comentarnos

    Att

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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

    Ingeniera Industrial

    Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.

    Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001

    Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos. 


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    (3/0)

    Un buen campo a añadir en la lista maestra de documentos es el motivo del cambio de versión de los documentos.

    Así de un plumazo podemos ver como han ido evolucionando los documentos.

    También un campo de fecha de alta y baja, que puede ser distinta de la de edición actual.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • David Saavedra Zárate
    • 15/02/12 19:49
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    (7/1)

    Hola:

    Anexo un ejemplo que contiene también los registros. Dos en uno.

    Saludos




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  • AGUAYO
    • 19/04/12 19:41
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    (0/0)

    Hola a todos,

    Saavedra, en el formato que presentas como ejemplo, me queda la duda en la sección de REGISTROS en la columna CONTENIDO, ¿a que se refiere?, ¿al número de campos a ser llenados en cada formato? o que otra finalidad puede tener este campo.  

    De antemano te lo agradezco

    Saludos.  

  • David Saavedra Zárate
    • 19/04/12 20:24
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    (1/0)

    En términos generales en esa columna se indica de manera general que contiene el registro (gramaje del producto, densidad del líquido, registro de ontrol de documento, requisitos del cliente, base de datos de los documentos del SGC [lista maestra], etc.).

    Saludos

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  • AGUAYO
    • 19/04/12 20:29
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    (0/0)
    Gracias por tu pronta respuesta, te deseo un buen día.
  • spv
    • 4/07/12 12:38
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    (0/0)

    Hola,

    Yo también tengo una duda sobre este tema. En mi empresa hemos decidido organizar los documentos del SGC en 4 niveles: el Manual de Calidad, los procedimientos generales, los procedimientos técnicos o instrucciones de trabajoy el último para los registros e impresos. Digamos que esto nos sirve para codificar cada documento..

     También hemos hecho unas plantillas para ayudarnos en ciertas actividades, como un cuestionario general para auditorías internas, una encuesta de evaluación de proveedores, un formato general de encuesta de satisfacción del cliente, etc.

    Mi pregunta es si estos impresos (como los hemos definido), como el cuestionario de auditoría interna, por ejemplo, pueden ser incluidos dentro del mismo nivel que los registros o es mezclar demasiado, y  si debemos incluiros en el listado de documentos.

    La verdad es que para nosotros los impresos cumplen una función cercana a los registros, aunque estos son resultados de actividades y los impresos nos facilitan realizarlas.

    Muchas gracias.

  • AGUAYO
    • 6/07/12 19:22
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    (1/0)

    Que tal;

    La lista maestra deberá ser un documento de consulta general (a disposición de todos) o es exclusiva de quien la administra.

    Gracias y saludos.

  • Angelita
    • 6/07/12 20:13
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    (1/0)
    Buen día Aguayo, eso depende de los controles y el uso que hayas fijado para la lista maestra, sin embargo el objetivo de este tipo de documentos (lista maestra), ademas de ayudar al control de la documentación, es proporcionar informacion sobre el estado y actualización delos documentos, su almacenamiento, recuperación, entre otros. Toda esa información debería ser de conocimiento general. Un saludo
  • AGUAYO
    • 6/07/12 20:43
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    (0/0)

    Ok, gracias Angelita por tu ayuda.

    Sé que muchos recomiendan que sería más adecuado que cada proceso controle su documentación. En otros casos existe un responsable para ello. Pero será válido que solo unos procesos puedan controlar sus documentos ellos mismos y para otros procesos a través de un responsable de Control Documental.

    Lo digo porque en mi organización algunos procesos no cuentan con equipo de cómputo y se necesita el apoyo de alguien más.

    Considero que si menciono en el procedimiento de Control de Documentos cuales procesos deberán controlar sus doctos. y cuáles no, además de la metodología para cada caso.

    Saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 7/07/12 0:03
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    (2/0)

    Hola SPV, esos documentos a los que llamas impresos, son guías que te ayudar a realizar ciertas actividades, por lo tanto son documentos controlados que deben estar en la lista maestra.

    Aguayo, la lista maestra debe ser un documento para consulta d etodos, pues en el se podrán consultar las actualizaciones, aunque el control debe estar a cargo de una sola persona.

    Existen muchas formas de contorlar los documentos, mientras permita un buen control, lo ideal es que cada quien controle sus propios documentos, pues debes ser su responsabilidad. Con la ayuda de la tecnología este punto ha venido mejorando, los software en este sentido han generado un ahorro en cuanto a tiempo, papelería, cartuchos, etc. y que finalmente se traduce en dinero y eficiencia.

    Como sea, manual o tecnológicamente, el control de los documentos debe permitir un mínimo de errores.

    Saludos

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  • ElisaCali
    • 5/10/12 19:15
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    • VNZ
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    (0/0)

    Hola, Agradezco quien pueda aclararme la siguiente duda: En la Lista Maestra de Documentos debo incluir los formatos o formularios, procedimientos, intructivos y documentos generales que se utilicen en el SGC. Mi duda es ¿también debo incluir los registros o éstos se controlan por Separado?, por ejemplo yo los controlo Mediante una Tabla que se llama "Control de los registros de Calidad".

    Entonces ¿NO debo colocar los registros en la Lista Maestra?

  • jaqd2702
    • 5/10/12 20:14
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    • Reg.: 26/06/12
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    (0/0)

    Elisa:

    Es correcto lo que estás haciendo, el control de los registros se realiza en un documento aparte. Los datos que se manejan en una Lista Maestra difieren de la información requerida en un control de registros.

     Saludos

     José A. Quispe Díaz

  • ElisaCali
    • 5/10/12 21:06
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    • Reg.: 30/06/11
    • VNZ
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    (2/1)
    Ay muchisímas gracias. Es lo más lógico realizarlo de esa manera, pero tenía esa duda.
  • imeraz
    • 29/07/14 19:49
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    • Reg.: 15/05/14
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    (0/0)
    Ing David me surge una duda, dentro de la lista es necesario colocar que tipo de registro es (impreso o electrónico) y el origen de ese registro (es decir el procedimiento donde se menciona o se ocupa??)

    Realmente debo separar los registros de mi lista maestra de mis documentos controlados, como decias podemos matar dos pajaros de un tiro o no???

    Agradeceré tus comentarios al respecto
  • David Saavedra Zárate
    • 29/07/14 21:24
    • Moderador
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    • Posts: 4103
    (1/0)
    Las dos opciones son válidas, puedes incluso tener una sola lista maestra para tres usos, documentos, registros y documentos externos, puedes separarlas, como sea práctico para ustedes. No es necesario indicar que tipo de registro es, pues los electrónicos muchas veces se convierten en impresos, así que no es necesario.

    Espero haberme hecho entender.

    Saludos
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  • EkmCalidad
    • 14/11/14 0:13
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    (0/0)

    Saavedra escribió:
    Las dos opciones son válidas, puedes incluso tener una sola lista maestra para tres usos, documentos, registros y documentos externos, puedes separarlas, como sea práctico para ustedes. No es necesario indicar que tipo de registro es, pues los electrónicos muchas veces se convierten en impresos, así que no es necesario.

    Espero haberme hecho entender.

    Saludos
  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/11/14 13:33
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    (0/0)
    Te he editado el mensaje.

    La publicidad tiene un subforo específico. No se deben usar los hilos que solicitan información para hacer publicidad propia.
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    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Eleazar Cruz
    • 22/08/15 0:55
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    (0/0)
    Estimados expertos, requiero de su apoyo respecto de el listado maestro de registros, y es que no me ha quedado clara la finalidad del uso del mismo.

    Lo que yo estoy entendiendo es que cada registro que se genere debe ser incluido en una lista maestra?, siguiendo la lógica de lo que estoy entendiendo esto implicaría que debe haber una persona exclusiva para incluir los registros generados en toda la empresa día a día.

    Sin duda requiero de su apoyo porque creo que tengo un concepto equivocado sobre esto.

    Gracias por su amable ayuda

    Atte. Eleazar
  • David Saavedra Zárate
    • 22/08/15 1:14
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    (5/0)
    La norma específicamente no habla de una lista maestra de los registros, la lógica y el sentido común nos lleva a eso.

    La lista de documentos como de registro no es más que, como su nombre lo dice una lista, un listado, en este caso de los formatos (sin utilizar) que utilizamos para generar registros, en dicha lista debe incluir, nombre del formato, código, revisión, fecha de la reciente revisión, ubicación, etc.

    Los registros que se generar día a día esos se archivan como ustedes lo consideren, para ello no se requiere una lista, es una locura generar una lista de todos los registros que salen día a día, por eso es importante que los formatos que determinemos utilizar sea para información importante del proceso.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Eleazar Cruz
    • 24/08/15 16:08
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    (0/0)
    Muchas gracias Ing. David, me quedó totalmente claro

    Mando un abrazo.

    Saludos

    atte. Eleazar Cruz