Foro: Sistemas de gestión en laboratorios ISO/IEC 17025

5.10.9 modificaciones a los informes de ensayo

  • leticiagu
    • 15/05/09 0:29
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    Que seria una modificación de fondo a un informe de ensayo?, tenemos esa gran duda ya que en ocasiones debemos hacer correcciones por ejemplo en datos que el mismo cliente nos tiene que dar como identificación de la muestra, si hacemos el procedimiento como dice la norma nos llenaríamos de papeles.

    Ojala alguien pueda resolver mi duda.

    Gracias.

  • RVSL Mexico
    • 15/05/09 17:54
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    No me quedo muy claro pero creo entender que realmente no se modifica el informe sino solo datos como I.D. de la muestra o datos del cliente. Si es así no son modificaciones de fondo como podrian ser numero de muestras, técnicas utilizadas, norma y valores de comparación y resultado.

    Saludos

  • leticiagu
    • 15/05/09 18:55
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    Si generalmente así es, el cliente nos regresa informes porque hay un error en la ubicacion del muestreo o identificacion de la muestra.

    Un error "de dedo" en el informe ya entregado al cliente, en un resultado medido en el laboratorio, si sería una modificacion de fondo? Aunque yo tenga forma de comprobar con otros registros el valor real?

    Gracias

  • RVSL Mexico
    • 15/05/09 20:06
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    Bueno pues parece que la mayoria no son cambios de fondo asi que no hay que hacer papeleo, los errores de dedo en cuanto a resultados si son un error de fondo me imagino que pueden ser en lugar 0.1 se informo 1 o en lugar de microgramos se reporta en miligramos o situaciones similares, lo anterior obliga a recomponer el informe con base a el soporte del Laboratorio y se debe entonces documentar para darle trazabilidad a este cambio con el fin de obtener confiabilidad en el sistema. De repente se pudiera pensar de primera instancia en que el cliente influyo en el resultado y al documentar apropiadamente el cambio y su razón queda clara la confiabilidad y la independencia del resultado.

    Saludos

  • leticiagu
    • 15/05/09 22:29
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    Muchisimas gracias por tus respuestas, ahora si ya me quedó claro.

    Saludos

    Leticia

  • Jose Julian Llerena
    • 22/05/09 15:49
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    Perdón por reabrir el tema, pero creí que había enviado una respuesta hace unos días y parecer ser que no salió.

    Para mi, un cambio de fondo es un cambio en la información que estoy dando, frente a un cambio de forma que sería, por ejemplo, imprimir los informes con un tipo de letra diferente o en otro papel.

    Desde mi punto de vista, una modificación en la referencia del cliente es un cambio de fondo. Que el cliente te cambie la referencia puede tener el efecto de perder la trazabilidad de la muestra. Además, si este cambio se produce después de que se haya entregado el resultado del ensayo, puede tener otro tipo de responsabilidades.

    Me pondré en lo peor. Tengo dos partidas de alimentos: una muy cara y contaminada con algún producto, y otra de poco valor y sin contaminaciones. Yo puedo enviar una muestra de la segunda partida al laboratorio y, una vez que tengo el resultado, pedir que me cambien en el informe la referencia y doy la de la primera. De esta manera (espero haberme explicado) al final tendré un informe firmado por vosotros en el que dice que la partida A no presenta contaminación. Si no decís nada (o sea, si no emitís un nuevo informe modificativo), os podéis ver en un lío.

    Como dice gruposise, es importante documentar todo esto, pero no creo suficiente que la documentación se quede "dentro" del sistema. Si estas situaciones salen en los informes, hay más transparencia. Además, simepre hay la posibilidad de que en algún momento aparezcan dos informes vuestros idénticos excepto en la identificación de la muestra y ¿cuál es el verdadero?

    Ya sé que esto no es lo que pasa habitualmente, pero si que pueden pasar otros problemillas que mejor evitarse. Debéis "acostumbrar" a vuestros clientes a que os envíen la referencia junto con la muestra.

    Espero haber ayudado.
  • leticiagu
    • 22/05/09 19:32
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    Gracias jjleco

    Si entiendo tu punto de vista, generalmente nosotros hacemos el muestreo, el laboratorio es para materiales de construccion, entonces lo que pasa casi siempre es que el cliente nos da un plano del fraccionamiento que todavia no es el definitivo y luego andan cambiando la nomenclatura de las viviendas, pero si creo como tu dices que nos podemos meter en un lio. Tambien el cliente en ocasiones trae sus muestras, pero en ese caso agregamos una nota donde decimos que el cliente hizo el muestreo. Vamos a analizar cada caso particular para poder definir si es un cambio de fondo o no y darle el seguimiento adecuado.

    Otra cosa, tambien es comun que nos pidan cambiar fechas de muestreo eso no afecta el resultado, pero ellos lo hacen para cumplir con algun programa que tenian establecido con un cliente. Esto tambien lo consideras grave?

    Saludos

  • Jose Julian Llerena
    • 22/05/09 20:35
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    Una de las cosas que me gusta de este tipo de foros es que ves gran cantidad de situaciones diferentes. Y por eso es muy importante lo que has dicho "analizar cada caso particular".

    Lo grave, desde mi punto de vista, sería que apareciesen dos informes, con el mismo número de registro, con los mismos resultados y en los que se den dos valores que puedan inducir a algunos malpensados a creer que "algo" está pasando. Por ello es bueno que vosotros podáis dejar claro qué informe es el que "va a misa".

    Dar recetas a veces es complicado, especialmente si no se conoce a fondo el sector de trabajo, pero vamos a intentarlo (recuerda: siempre has de evaluar los consejos desde las características de tu trabajo).

    A ver qué te parece. Podéis establecer en vuestro procedimiento que enviaréis a vuestro cliente un informe previo (con esta denominación en la carátula) o un avance de resultados para que ellos comprueben los datos de identificación de la muestra y, sólo cuando ellos os den el visto bueno, emitir el informe definitivo. Problemas: puede inducir a pensar que el cliente tiene que dar el visto bueno a los resultados y esto no puede ser (por lo de la independencia y demás). Debéis dejar bien claro que el visto bueno sólo afecta a la identificación del cliente. Y, naturalmente, incluirlo en el informe final.

    Vuelvo a insistir: lo importante es que los informes deben ser únicos, y cualquier modificación debe quedar registrada y trazada. Si la trazabilidad la tenéis en vuestros registros internos, vale, pero a veces es mejor que "salga a la luz" para evitaros papeleos posteriores.

    Otro ejemplo. Podéis dar la referencia de la muestra con las coordenadas del punto de muetreo. El cliente posteriormente, y por su parte, puede enlazar estas coordenadas con las viviendas. De esta manera no tendríais que cambiar el informe.

    Con respecto a lo de las fechas, no sé. Piensa que debéis tener registros del muestreo y que un auditor os puede hacer un seguimiento del informe y pediros estos registros (o la fecha de entrada de las muestras en el laboratorio). Si esta fecha y la que aparece en el informe no son coherentes, podéis tener problemas. Lo mejor sería que el cliente cumpliese con el programa establecido, pero ya sabemos que eso es difícil.