Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Codificación del Formato y el registro que se crea al rellenarlo

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/05/09 15:07
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    (3/0)
    Buenos dias me surgio una duda y es la siguiente, hoy estaba identificando mis documentos, formatos, registros, sin embargo me surgio la duda que si un formato al llenarlo con informacion resultante de una actividad se convierte en registro y si es asi debo cambiar el código a ese registro para que no exista confusión. Gracias.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Ignaciog
    • 1/05/09 20:54
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    (6/1)

    hola,

     intentaré ponerte un ejemplo para que lo puedas entender,

     por ejemplo puedo codificar mi formato para anotar las no conformidades como: "R1-P-8.3. Informe de no conformidad" (Revisión 0, porque es la primera versión de este documento).

    Utilizaré este impreso siempre que tenga que registrar una no conformida, la primera no conformidad será la "número 1" y esta será su identificación: "Nº 1 de R1-P-8.3. Informe de no conformidad", este Nº 1 debe ser un campo a rellenar del formato.

    La no conformidad número 1 es anotada en el impreso R1-P-8.3. en Revisión 0. Si abriese una segunda no conformidad esta sería la número 2 y se rellenaria en un impreso con el mismo código y misma revisión (0) que la número 1. Por lo tanto la codificación del formato es la misma y no es necesario cambiarla a no ser que se modifique la estructura o los campos a cumplimentar, en este caso pasaría a revisión 1 el formato.

     Existe una codificación de formatos y una numeración o identificación de cada tipo de registros.

    Por ejemplo las fichas de personal pueden tener el formato "R1-P-6.2. Ficha Personal" y los registros que se cumplimenten en esta ficha serán identificados por el nombre del empleado sin cambiar de código el formato.

    saludos

    Ignacio

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  • AlexanderM
    • 15/02/12 17:02
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    (0/1)

    buenos días

     una pregunta respecto al mismo tema.

    Si una empresa tiene codificado formatos desde el 01 al 99... y en el procedimiento de elaboracion de los documentos aparece así (00 a 99). En el caso de colocar el formato número 100, 101,102,103 así sucesivamente, tengo que modificar el procedimiento de elaboracion de documentos a desde 000 a 999? y cambiar todos los formatos a 001, 002 al 099 ???

     Espero haberme explicado

    Muchas gracias por su atención

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 15/02/12 17:39
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    Lo más fácil es modificar el procedimiento diciendo que van de 01 en adelante y luego seguir con el 100.

    De esa manera no tienes que renumerar, que si que sería una verdadera complicación.

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    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
    • 15/02/12 20:55
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    (1/0)

    Simplemente menciona que es a través de un número consecutivo Alexander, te evitas de problemas, así podrás llegar hasta la cifra que tu qieras sin modificar el procedimiento.

    Saludos 

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • AlexanderM
    • 16/02/12 5:15
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    (0/0)
    Muchas gracias por las respuestas :)
  • Claudia
    • 26/10/12 0:29
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    (0/0)

    Hola estoy apoyando en una empresa certificada, pero en esta tienen todos los registros codificados y esto les causa complicación, a demas que observe que no tiene un numeró de revisión o edición, por lo que tengo 2 dudas:

     1.- es necesario la codificación en los registros?

    2.- hay algun problema si no tienen número de versión, revisión o edición?

     

    muchas gracias

     

    Claudia

  • David Saavedra Zárate
    • 26/10/12 0:42
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    (1/0)

    Hola, la codificación no es un requisito de la norma, la norma sólo requiere identificar los registros, puede ser a través de un nombre simplemente. La codificación ha sido una manera de identificarlos cuando los documentos son muchos e implica confución.

    La revisión es fundamental para el control de los documentos y formatos, de lo contrario puede ser más grande la posibilidad de error. Cómo saber si se utiliza el formato adecuado?, muchas veces las correcciones son mínimas que no se perciben del anterior al nuevo formato, la revisión ayuda a ese control.

    Saludos

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  • equipo
    • 26/10/12 12:28
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    Otra cosa importante a la hora de codificar que se menciona en alguna respuesta anterior de forma implícita, es relacionar el registro con el procedimiento.

    Esto es, si el procedimiento 01 tiene un registro, deberíamos llamarlo R1-PR01 y así sucesivamente.

    En cuanto a la revisión las formas mas habituales para codificarlas son las numéricas consecutivas o las de mes/año.