Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Paso de registros en papel a formato digital, y de ahí al cliente

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 22/04/09 23:36
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    Buenas tardes, espero puedan sacarme de una gran duda, ahí va, nosotros estamos implantando un SGC en base a la 17025 , somos un laboratorio de ensayos, y tenemos un cliente certificado en la 9001, nosotros manejamos nuestros reportes (registros) en original y copia (impresos) y esa misma información la respaldamos en formatos de excel para despues imprimirlos (mejorar apariencia) y entregarlos a los clientes, de esta manera considero que cumplo con el requisito de mantener registros legibles y facilmente recuperables (por eso de tenerlos en excel), ya que aparte respaldamos la información digital cada mes en cd, el día de hoy el cliente me solicita que le entreguemos unos registros de sus trabajos de más de dos años (los cuales si tenemos respaldados como comente) pero quiere que de los impresos los tengamos escaneados (PDF) y se los entreguemos para que ellos puedan cumplir con el 4.2.4 de la 9001, aclaro que esto lo pide por que a ellos su contratista (cliente de mi cliente) se los solicita por contrato,  pero no hay una obligación contractual que nos obligue a nosotros a darselo de esa manera (PDF) ellos alegan que es el 4.2.4 de la 9001 lo dice, sin embargo yo pienso y creo que cada organización establece la manera de llevar a cabo sus registros (lo dice la 9000 al definir "registro") y es obligación de cada empresa mantenerlos de la manera que le convenga y no estoy obligado a que mi empresa le mantenga los registros de su propio sistema, considero que si podríamos darle una copia controlada pero que sea viable economicamente para nuestra empresa ya que de la manera que lo solicitan tendremos que hacer una gran inversión  en equipo y en mano de obra para esa tarea específica, alguien podría orientarme.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Asheen
    • 23/04/09 0:03
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    La norma nunca ha exigido ni exigira (por el concepto ke debe ser aplicable a toda empresa) una forma especifica de realizar las cosas, ya que eso aplica es a cada empresa.

    El cliente puede pedirte los registros, y talvez te sugiera ke se lo pases en algun formato especifico, pero no puede exigirtelo, ya que no hay una normatividad ke asi lo rekiera.

    Como te digo, la norma es una GUIA, es decir te dice ke debes hacer, mas no te  dice como debes hacerlo.

  • Ignaciog
    • 23/04/09 12:03
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    hola,

     lo primero que se me ocurre decirte al leer tu entrada es que te aconsejo que las copias de seguridad o de respaldo tengan una rutina con una frecuencia mayor, mensual me parece demasiado, como mínimo considero que debería ser semanal.

    estoy de acuerdo con Asheen respecto a lo que exige la norma pero....si el cliente es interesante para la organización sus requisitos son más importantes que los de la propia norma 9001, así que puede ser recomendable pasar el documento excel a pdf  (http://pdfcreator.softonic.com/) y dárselo al cliente.

    Para contestarte con mayor precisión deberíamos conocer más datos sobr el registro. Por ejemplo, si el registro original contiene la firma del cliente como aceptación de los trabajos, debes mantener este registro tal cual y no sería válido copiar los datos en excel.

    saludos,

    Ignacio

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 23/04/09 15:55
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    Hola, te explico, nosotros en campo usamos unos documentos que firma el operador y un supervisor para su validez, de ahi se manda a las oficinas administrativas y esa información se pasa tal cual a excel, y asi se mantiene (sin firma digital) lo utilizamos para respaldar la información y datos escenciales, una ves que toda la información se digitaliza a excel (manualmente) se imprime y se firma por la Gerencia y se entrega al cliente, ese es nuestro proceso, no se si estemos bien o  sería necesario agregarle a los documentos digitales una firma digital al resguardarlos, el punto es que nosotros si entregamos al cliente esos registros validados de una manera que es viable economicamente para nosotros, la cuestión es que el cliente quiere los documentos que ya le entregamos impresos de manera digital y especificamente escaneados, por la "firma" ya que a ellos se los solicita su propio cliente por contrato y nosotros no estipulamos en el contrato la manera de entregarles a ellos sus resultados.

    Espero me haya podido explicar. Saludos.

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  • Ignaciog
    • 23/04/09 18:17
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    hola,

    resumiendo un poco: hacéis unos informes que firma la gerencia y se lo envíais al cliente en papel. Luego el cliente dice que además de papel necesita el documento scaneado y estáis viendo quién es el responsable de la ardua tarea de escanear el documento, el cliente o vosotros.

    Si este es el problema, este asunto entiendo que queda al margen de requisitos de norma y de sistemas de gestión. Un cliente te pide una cosa y tienes dos opciones o se la haces y quedas bien o no la haces y tratas de que aplique el sentido común.

    suerte y que se solucione de la forma más sencilla para vosotros.

    Ignacio

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 23/04/09 20:16
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    Exactamente, desde mi punto de vista este tema queda en el aspecto contractual (entre el cliente y nosotros) ya que la norma no me obliga a tener mis registros de una determinada forma y mucho menos a "mantener el sistema a otros" sin embargo el punto es que mi cliente alega que para que ellos puedan cumplir en el 4.2.4 de la 9001 nosotros debemos entregarle a ellos esos registros de la manera que lo solicitan, a pesar que ya los tienen impresos de nuestra parte, tambien me gustaría ver si me pueden sacar de dudas en cuanto si es correcto mantener nuestros registros almacenados digitalmente como lo mencione (repito que no estan firmados digitalmente, sólo mantenemos los datos de los resultados) y cuando se necesitan se imprimen y firman y sellan como copia controlada.
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    Wilbert Vivas
  • Grace_ros
    • 23/04/09 20:45
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    Hola!!
    Por lo que comentas, tu cliente está cometiendo un error, el punto 4.2.4 habla de los regitros de SU sistema de calidad, en el cual no entran los registros del tuyo. En todo caso donde necesitaría lo certificados sería en el 7.6 que es control e los equipos de medición.  Me parece que tu cliente se está complicando un poquito, además de que tener en pdf los certificados es obligación suya, no tuya, ya que el certificado expedido es propiedad de el, es como si yo hablara , por decir algo a la compañia a la que le compro tinta y le solicitara las facturas firmadas de hace dos años en pdf, me van a mandar a paseo, eso yo es trabajo mío.  Trata de platicar con tu cliente y hacercelo entender. Que por ti no hay problema, el das lo que tienes, y en excel, no tiene caso escanear algo que no le va a servir de nada.
    Saludos!!
  • Jorge Pereiro
    • 24/04/09 1:08
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    Hola a todos!

     

    estoy de acuerdo con todo lo que se ha dicho, y me gustaría clarificar algunos puntos que considero esenciales:

     

    En un sistema ISO 9001 se puede tomar datos de los resultados en papel (registros), pasarlos a digital, y después tirar el papel.

     

    Esto que sí se puede hacer, no es aconsejable en una actividad como la de Grace porque esos datos son críticos y conviene tomar todas las precauciones posibles.

     

    Si ese cliente quiere los datos en papel (el formato original), y se los queremos dar, será porque queremos tener una deferencia con él, pero no porque lo pida la Norma.

     

    Grace, el término "copia controlada" que utilizas no me parece el más indicado para la distribución de estos registros. Y tampoco sería aplicable el término firmado digitalmente.

    Lo que se firma (digitalmente, a mano, o colocando una imagen de una firma) es el informe de los resultados. Firma el que lo ha hecho, el jefe de laboratorio, el que se determine...

    Los registros que valen son los que podemos manipular digitalmente --> los registros tienen que estar en una base de datos.

    En la base de datos (o tabla de excel, que también lo es) tendríamos los resultados de las mediciones y también qué persona tomo las medidas. En el papel tendríamos los datos que se tomaron a mano y la firma o nombre del técnico que realizó las mediciones o ensayos.

    Los resultados de los procesos (registros) no se firman como una especificación (manual, procedimiento, instrucción, ...). Se firman para indicar qué persona tomó los datos, pero no para aprobar el registro: los registros no se aprueban.  Por esta razón, cuando cogéis registros y se los entregáis a alguien controláis la copia porque os interesa saber a quién habéis dado vuestra información, pero no porque lo pida la Norma --> en la norma no hay requisitos para el control de la distribución de registros (al menos no explícitos). Sin embargo, sí es apropiado controlar la distribución de informes a los clientes, y más cuando es vuestro producto.

     

    Un saludo!

  • Grace_ros
    • 24/04/09 3:24
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    • Reg.: 25/03/09
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    Hola!!
    A ver, me parece que hay una confusión  Jorge, creo que tu respuesta es hacia al creador del post y no a mi, yo no hablo de copias controladas en mi respuesta. Sería buano aclararlo para apreciar en lo que vale tu respuesta.
    Y ya que mencionas las copias controladas, existe un error al creer que la copia es controlada porque sabemos a quien se la entregamos. No es a eso a lo que se refiere la norma, la copia controlada es aquella a la que una vez que haya un cambio en el documento (revisiones al SGC, quejas, acciones correctivas o preventivas, etc) tu entregues la nueva versión del documento, y recojas el anterior calificandolo como obsoleto; no le pongas copia controlada al documento que no vas a actualizar y recoger , esa es una copia no controlada, aunque tengas un registro de a quien se lo entregaste.
    Saludos!!
  • tanaka
    • 24/04/09 7:57
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    • Reg.: 20/02/09
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    Si trabajas con un sistema de gestión de la calidad según ISO17025 el documento que le envias al cliente firmado es el único valido original. Si ya lo tiene el cliente es el el que deberia escanearlo en pdf. Si guardais una copia en papel antes de darselo al cliente, ese no es el original es una copia.

    No obstante si quereis introducir una mejora en vuestro sistema de calidad (un punto de la norma a cumplir) seria muy interesante que busqueis la manera de firmar los documentos en forma digital y así el que le dais al cliente ya seria un documento en pdf y no tendriais que guarda una copia en papel

  • Jorge Pereiro
    • 24/04/09 9:07
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    Es verdad Grace Embarassed, me he equivocado, es wilvivas que hablaba de "copias controladas". Totalmente de acuerdo con lo que dices.

    Un saludo!

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 24/04/09 16:31
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    Gracias por la respuesta vamos a ver si capte todas las recomendaciones, mis registros no deben ir firmados  ya que un registro es sól el "resultado" de una actividad, es decir son datos y  no necesitan ser validados ni cuando estan impresos ni digitalmente, si llegase a firmar esos datos sería entonces considerado un informe(ya sea firmado el impreso o el digital), el informe que se imprime de inicio, se firma y entrega al cliente (imopreso o digital, segun lo manejara)se considera original, y si vuelvo a imprimir esa información (por que como menciono la tengo en excel como registro para su resplado) y la firman para entregarla de nuevo al cliente (po cualquier causa) se le considera una copia, cierto? espero no haberme alejado mucho de la intención...si no espero puedan corregirme. Gracias
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas