La norma nunca ha exigido ni exigira (por el concepto ke debe ser aplicable a toda empresa) una forma especifica de realizar las cosas, ya que eso aplica es a cada empresa.
El cliente puede pedirte los registros, y talvez te sugiera ke se lo pases en algun formato especifico, pero no puede exigirtelo, ya que no hay una normatividad ke asi lo rekiera.
Como te digo, la norma es una GUIA, es decir te dice ke debes hacer, mas no te dice como debes hacerlo.
hola,
lo primero que se me ocurre decirte al leer tu entrada es que te aconsejo que las copias de seguridad o de respaldo tengan una rutina con una frecuencia mayor, mensual me parece demasiado, como mínimo considero que debería ser semanal.
estoy de acuerdo con Asheen respecto a lo que exige la norma pero....si el cliente es interesante para la organización sus requisitos son más importantes que los de la propia norma 9001, así que puede ser recomendable pasar el documento excel a pdf (http://pdfcreator.softonic.com/) y dárselo al cliente.
Para contestarte con mayor precisión deberíamos conocer más datos sobr el registro. Por ejemplo, si el registro original contiene la firma del cliente como aceptación de los trabajos, debes mantener este registro tal cual y no sería válido copiar los datos en excel.
saludos,
Ignacio
Hola, te explico, nosotros en campo usamos unos documentos que firma el operador y un supervisor para su validez, de ahi se manda a las oficinas administrativas y esa información se pasa tal cual a excel, y asi se mantiene (sin firma digital) lo utilizamos para respaldar la información y datos escenciales, una ves que toda la información se digitaliza a excel (manualmente) se imprime y se firma por la Gerencia y se entrega al cliente, ese es nuestro proceso, no se si estemos bien o sería necesario agregarle a los documentos digitales una firma digital al resguardarlos, el punto es que nosotros si entregamos al cliente esos registros validados de una manera que es viable economicamente para nosotros, la cuestión es que el cliente quiere los documentos que ya le entregamos impresos de manera digital y especificamente escaneados, por la "firma" ya que a ellos se los solicita su propio cliente por contrato y nosotros no estipulamos en el contrato la manera de entregarles a ellos sus resultados.
Espero me haya podido explicar. Saludos.
hola,
resumiendo un poco: hacéis unos informes que firma la gerencia y se lo envíais al cliente en papel. Luego el cliente dice que además de papel necesita el documento scaneado y estáis viendo quién es el responsable de la ardua tarea de escanear el documento, el cliente o vosotros.
Si este es el problema, este asunto entiendo que queda al margen de requisitos de norma y de sistemas de gestión. Un cliente te pide una cosa y tienes dos opciones o se la haces y quedas bien o no la haces y tratas de que aplique el sentido común.
suerte y que se solucione de la forma más sencilla para vosotros.
Ignacio
Hola a todos!
estoy de acuerdo con todo lo que se ha dicho, y me gustaría clarificar algunos puntos que considero esenciales:
En un sistema ISO 9001 se puede tomar datos de los resultados en papel (registros), pasarlos a digital, y después tirar el papel.
Esto que sí se puede hacer, no es aconsejable en una actividad como la de Grace porque esos datos son críticos y conviene tomar todas las precauciones posibles.
Si ese cliente quiere los datos en papel (el formato original), y se los queremos dar, será porque queremos tener una deferencia con él, pero no porque lo pida la Norma.
Grace, el término "copia controlada" que utilizas no me parece el más indicado para la distribución de estos registros. Y tampoco sería aplicable el término firmado digitalmente.
Lo que se firma (digitalmente, a mano, o colocando una imagen de una firma) es el informe de los resultados. Firma el que lo ha hecho, el jefe de laboratorio, el que se determine...
Los registros que valen son los que podemos manipular digitalmente --> los registros tienen que estar en una base de datos.
En la base de datos (o tabla de excel, que también lo es) tendríamos los resultados de las mediciones y también qué persona tomo las medidas. En el papel tendríamos los datos que se tomaron a mano y la firma o nombre del técnico que realizó las mediciones o ensayos.
Los resultados de los procesos (registros) no se firman como una especificación (manual, procedimiento, instrucción, ...). Se firman para indicar qué persona tomó los datos, pero no para aprobar el registro: los registros no se aprueban. Por esta razón, cuando cogéis registros y se los entregáis a alguien controláis la copia porque os interesa saber a quién habéis dado vuestra información, pero no porque lo pida la Norma --> en la norma no hay requisitos para el control de la distribución de registros (al menos no explícitos). Sin embargo, sí es apropiado controlar la distribución de informes a los clientes, y más cuando es vuestro producto.
Un saludo!
Si trabajas con un sistema de gestión de la calidad según ISO17025 el documento que le envias al cliente firmado es el único valido original. Si ya lo tiene el cliente es el el que deberia escanearlo en pdf. Si guardais una copia en papel antes de darselo al cliente, ese no es el original es una copia.
No obstante si quereis introducir una mejora en vuestro sistema de calidad (un punto de la norma a cumplir) seria muy interesante que busqueis la manera de firmar los documentos en forma digital y así el que le dais al cliente ya seria un documento en pdf y no tendriais que guarda una copia en papel
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, me he equivocado, es wilvivas que hablaba de "copias controladas". Totalmente de acuerdo con lo que dices.