Foro: Gestión de procesos y por procesos

¿Pasos para gestionar un proceso?

 Abajo
PV: 32128 (189/40)
  • Andry Rodriguez Perez
    • 14/04/09 16:34
    • Imagen de Andry Rodriguez Perez
    • Reg.: 10/06/08
    • Cuba
    • Posts: 105
    (20/10)

    Estimados Sr. / Sra. Laughing

     Podría alguno de ustedes decirme cuales son los pasos que se necesitan para gestionar un proceso.

     Sin más en espera de su cordial respuesta.

    Un saludo.

    _________________
    Atte.

    ##########################
    Ing. Andry Rodríguez Pérez
    E-mail: arperezinf@hotmal.com.ar
    ##########################
  • Ignaciog
    • 14/04/09 19:28
    • Imagen de Ignaciog
    • Reg.: 12/03/09
    • Madrid
    • Posts: 327
    (32/2)

    hola,

    1. Definición del proceso

    - Etapas y actividades

    - Entradas y salidas de cada etapa y del proceso en general

    - Responsabilidades

    - Interrelación con otros procesos

    - Registros resultantes

     

    2. Establecimiento de indicadores de control del proceso y objetivos y valores de referencia

     

    3. Establecimiento de pautas de medición de indicadores

     

    4. Emprender acciones en función de los resultados de los indicadores

     

    Saludos,

    Ignacio

    http://hederaconsultores.blogspot.com

     

  • Xavi hidalgo
    • 14/04/09 20:23
    • Imagen de Xavi hidalgo
    • Reg.: 1/04/09
    • Barcelona
    • Posts: 78
    (24/6)

    Hola,

    creo que tener una norma genérica para gestionar todos los procesos puede ser bueno pero también puede suponer un problema si no tenemos en cuenta las excepciones que te puedes encontrar en ese proceso.

    "gestionar"  también es un concepto amplio que puede englobar desde la norma para redactarlos hasta como analizar el proceso, con que indicadores... o como por ejemplo, cambiar sus referencias si algún proceso que estaba relacionado ha cambiado...

    Como también es un tema que puedes enfocar desde puntos de vista diferentes, yo te voy a contar como se haria en en caso de querer enfocar esta problemática desde la metodología ossad.

    Ossad es una metodología de descripción gráfica de procesos, entonces un proceso estaría "dibujado" en gráfico.

    ¿Desde donde partir para crear un gráfico de proceso que tenga elementos suficientes para que pueda aplicar la gestión sobre este ? 

    1) que tenga ciertos datos entre otros pocos que, aunque evidentes, es bueno nombrarlos

    Titulo, fecha de aprobación, revisión, identificar el aprobador y quien revisa el gráfico de proceso...

    2)el campo de la aplicación

    El alcance del proceso, a que y a quien engloba,  cual es el ámbito de este proceso...

    3) objeto del procedimiento

    para que se aplica este procedimiento/proceso

    4) responsabilidades

    relacionadas con las actividades y los resultados

    5) referencias

     normas, leyes, documentos técnicos o cualquier documento que deba ser relacionado al proceso

    6) definiciones, símbolos abreviaturas

    7) documentación

     basicamente se trata de documentar los flujos de información, los anexos, las listas de verificación, las acciones correctivas...

     8) medios

     si utilizas alguna herramienta (informática o no) para realizar el proceso, por ejemplo, hay un punto en que das de alta un usuario en tu intranet, o aprietas el boton de una máquina para que haga algo

    9)  Indicadores

     El tema es muy extenso y da para un arbol de post's pero hay que identificar que indicadores me dan información para luego poder tomar decisiones

    10) recursos humanos

     que roles, entidades, competencias de estos, roles externos... etc, intervienen en la realización del proceso

     

    Espero que te sirva de ayuda, si puedes ser más concreto en la pregunta también está bien para poder afinar la respuesta.

     

    Un saludo

    www.openossad.org

    _________________

    openossad , ossad libre para todo el mundo

     

     

     

     

  • Andry Rodriguez Perez
    • 16/04/09 14:38
    • Imagen de Andry Rodriguez Perez
    • Reg.: 10/06/08
    • Cuba
    • Posts: 105
    (18/3)

    Estimados Ignacio y xaviH Smile

    Muchas gracias por responder a mi pregunta, muy buena explicación de ambos. Wink

    Ahora, teniendo en cuenta lo que ustedes plantean les voy a subir un procedimiento con el cual trabajo en mi empresa que me gustaría que ustedes comenten sobre el, lo valoren y lo corrijan los errores que puedan desde su punto de vista encontrar.

    También por otra parte me gustaría que si fueran tan amables usaran el mismo procedimiento que les brindo para explicar en detalle el tema de los indicadores, aspecto que me parece muy importante y como verán en el procedimiento no incluyo por no estar muy bien documentado.

    Sin más en espera de su ayuda y comentarios.

    Un saludo.




    ArchivoTamañoClics
    docP0N 02 RE 01 RECE.doc 170.00 KB 3382
    _________________
    Atte.

    ##########################
    Ing. Andry Rodríguez Pérez
    E-mail: arperezinf@hotmal.com.ar
    ##########################
  • Xavi hidalgo
    • 16/04/09 16:09
    • Imagen de Xavi hidalgo
    • Reg.: 1/04/09
    • Barcelona
    • Posts: 78
    (16/3)

    Hola Arperez,

    de nada, es un placer poder ayudar, entre todos aqui vamos aprendiendo y compartiendo experiencias Wink

    mirando el proceso, a priori parece que está bien redactado, como en esto de la consultoria de procesos hay varias escuelas y varias metodologías, es complicado decir que esta bien o mal a no ser que sea un error muy evidente, lo que si hay es diferentes maneras de redactar este proceso.

     yo en mi caso, desde hace algún tiempo he optado por la descripción gráfica de procesos (ossad) y desde esta óptica, poniendo atención a tu proceso te diria lo siguiente:

    1. Aunque se explica que existen 4 actores involucrados ( recepción, depósito, compras, laboratorio) no se indica donde lo estan.
    2. Falta el flujo de la información, esto es por ejemplo que si hay un paso 1 y luego un paso 2, el paso 2 recibe algo del paso 1 (seria bueno identificar el qué)
    3. Cuando existen acciones que realizan algo (instrucciones) y este algo demanda la creación de un documento o la entrada de datos es probable que utilices algún medio para hacerlo ( por ejemplo, escribir en un word o excel, o bajar tal documento de tu intranet...) seria bueno incluir el medio asociado a la instrucción ( indicas generado e impreso por el sistema... ¿ Que sistema ? ¿ como accedo ? ) 
    4. Es preferible que la documentación anexa este relacionada con la instrucción que la utiliza de manera más física (un enlace, su ubicación en la intranet...), así cuando vemos que tenemos que realizar tal acción podemos ir rapidamente al documento ( si alguien toma este proceso como referencia para realizar su trabajo seguramente es algo que te preguntará)
    5. Separaría también el proceso cartográfico (según la metodología ossad son los que describen la relación de departamentos para realizar una tarea, también llamado de nivel 2), de las instrucciones de trabajo que son aquellos procesos que son realizados por una sola persona para (valga la redundancia) realizar su trabajo. Así por ejemplo,la instrucción 3 "generación del ingreso de materia prima" seria un elemento del proceso de nivel 2 "RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS......" que estaria enlazado con la instrucción de trabajo (nivel 3) que realizaria un rol dentro de la entidad por ejemplo "depósito", esto también va a facilitar en concepto de mejora continua porque ese rol mientras realiza su labor puede detectar mejoras ya más concretas y contribuir al requerimiento "mejora continua"
    6. Hecho en falta acciones correctivas que se relacionen con instrucciones, es decir, si mientras alguien realiza su tarea ocurre algo que le impide realizar esta acción debe de ocurrir algo para corregir este punto (siguiendo esta lógica tambien es necesario introducir el concepto de "punto de control" para verificar si la instrucción en cuestión es realizada correctamente. (esto es algo que describes bien pero es una verificación huérfana, no esta asociada a una acción concreta)


    si pudieras explicar un poco más "¿ quien hace qué ?" te puedo pasar el proceso descrito graficamente por si te ayuda.

     

    Saludos!

    _________________

    openossad , ossad libre para todo el mundo

     

     

     

     

  • Andry Rodriguez Perez
    • 17/04/09 12:52
    • Imagen de Andry Rodriguez Perez
    • Reg.: 10/06/08
    • Cuba
    • Posts: 105
    (9/3)

    Estimado xaviH

    Muy buena explicación, lastima que le faltaba “¿Quien hace que?” en el procedimiento.

     

    Haber como puedo explicar lo para que usted me comprenda.

     

    Una vez que llega un camión a la empresa los de seguridad reciben un remito de entrega que se los debe dar el camionero y seguidamente se lo hacen llegar al responsable de recepción donde comienza a realizar lo siguiente:

     

    Recepción:

     

    1) Verificación de la documentación:

     

    10.  Verificar coincidencia de Nombre, Cantidad, Proveedor entre el Remito, la Orden de Compra y/o Contrato de Servicios.

     

    Luego:

     

    20.  Entregar duplicado del remito al proveedor con el sello “A revisar Cantidad y Calidad” y  Firma del receptor

     

    Y posteriormente:

     

    30. Incorporar Nº de Remito y fecha de recepción en Orden de Compra y/o contrato de Servicios

     

    Cumplido esta parte pasa al punto 2.

     

    2) Verificación operativa:

     

    10.  Verificar coincidencia de Nombre, Cantidad, Nº de envases, Nº de lote y Proveedor entre Remito, Certificado de Análisis, y rótulo de origen adherido a la materia prima.

     

    Luego:

     

    20.  Verificar que todos los envases estén íntegros, limpios, secos, sin abolladuras, con sus tapas y/o sunchos perfectamente cerrados, rotulados (Datos de identidad) y señalizados (Información de Hojas de Seguridad).

     

    Si se cumple todo lo que hemos visto hasta el momento pasamos por alto el punto siguiente.

     

    30.  En caso de incumplimiento proceder según PON 09 01

     

    En caso de que no se cumpla nada de lo anteriormente descrito se debe utilizar el PON 09 01 que es el procedimiento que trata las no conformidades.

     

    Si todo esta OK, se pasa al punto 3:

     

    3) Generación del Ingreso de materia prima.

     

    Aquí el responsable de recepción debe realizar los puntos siguientes:

     

    10.  Asignar a la materia prima / semielaborado, en el original del remito, el Nº de Código interno correspondiente a “Listado de Stock de Materias Primas y Semielaborados”

     

    Luego:

     

    20.  Completar un “Formulario de Recepción” con Nº correlativo generado automáticamente por el sistema, según Formulario FO 02 RE 01/1

     

    Después usa la computadora en

     

    30.  Retirar tantos rótulos autoadhesivos de “Cuarentena” color amarillo (generados e impresos por el sistema), según Formulario FO 02 RE 01/2, como envases hayan ingresado.

     

    Cuando tiene todos esos adhesivos realizar lo siguiente:

     

    40.  Adherir en forma segura y en lugar visible de cada envase, un “Formulario de Cuarentena”

     

    Una vez concluida la colocación de los rótulos

     

    50.  Entregar diariamente adjuntos al formulario “Registro Diario de Entradas” todos los remitos originales al sector de Compras.

     

    Y debe:

     

    60.  Archivar Cronológicamente el formulario “Registro diario de Entradas” firmado por compras.

     

    Laboratorio: 

    Se notifica a Laboratorio para que realice el muestreo de las materias primas para ver si cumplen con las especificaciones del cliente.

     

    Si esta todo OK, se pasa a colocar un rotulo de aprobado encima de la parte que dice “CUARENTENA”, en el rotulo amarillo que identifica la materia prima.

     

    Depósito:

     

    Luego el Depósito realiza lo siguiente:

     

    4º) Gestión relativa al transporte, la ubicación y la estiba de los ingresos de materia prima y producto semielaborado.

     

    El responsable de los depósitos y el del auto elevador realizan lo siguiente:

     

    10.  Las materias primas e insumos recibidos se descargan en los boxs identificados con el cartel de Recepción de materiales, permaneciendo allí no más de 48 horas de ser recibidas.

     

    20.  Transportar los envases por medios mecánicos (autoelevadores) a partir de los 20 Kg. de peso bruto.

     

    30.  Ubicar los envases en Depósito de Materias Primas Cosméticas, de acuerdo al Código interno.

     

    40.  En caso de ser una materia prima / Semielaborado inflamable (Verificar Hoja de Seguridad), ubicarla en Depósito de Materias Primas / Semielaborados  Inflamables, de acuerdo al Código Interno.

     

    50.  Estibar en forma segura, de acuerdo a la capacidad portante de cada contenedor, con los rótulos de identidad, condición de estado (cuarentena) y señalización de riesgos a la vista.

     

    --- 

     

    Hasta aquí termina el procedimiento, espero que con esto pueda usted comprender un poco mejor lo que esta escrito en el PON.

     

    Si necesita más información por favor digamelo.

     

    Por ahora en espera de su atención y cordial respuesta.

     

    Un saludo.

    _________________
    Atte.

    ##########################
    Ing. Andry Rodríguez Pérez
    E-mail: arperezinf@hotmal.com.ar
    ##########################
  • Xavi hidalgo
    • 17/04/09 13:32
    • Imagen de Xavi hidalgo
    • Reg.: 1/04/09
    • Barcelona
    • Posts: 78
    (13/2)

    Gracias Arperez,

    en cuanto me sea posible y con su explicación pasare a redactar un proceso con indicadores según la metodología OSSAD, lo que nos permitirá introducir los conceptos que le he expuesto anteriormente.

    Naturalmente me considero un promotor de está metodología por lo que mi visión no es del todo imparcial, con esto le animo a contrastar e informarse siempre que le sea posible de otros métodos de análisis y redacción.

    Saludos cordiales,

     

     

     

    _________________

    openossad , ossad libre para todo el mundo

     

     

     

     

  • www.ecologicalpaper.com
    • 17/04/09 20:24
    • Imagen de www.ecologicalpaper.com
    • Reg.: 17/04/09
    • Posts: 4
    (4/3)
    Esta interesante los pasos que dan para gestionar los procesos, aun que se pueden mejorar..
    _________________
    www.ecologicalpaper.com
  • llibert
    • 17/04/09 20:37
    • Imagen de llibert
    • Reg.: 31/03/09
    • Posts: 2
    (11/1)

    Me parece que es muy correcto lo que dices, se puede mejorar, en esto es en lo que estamos todos ,en mejorar, pero aportando datos e ideas sobre el tema a que se está tratando.

    Te invito a que compartas tus experiencias con todos nosotros.

    Un Saludo Laughing

  • Andry Rodriguez Perez
    • 20/04/09 14:52
    • Imagen de Andry Rodriguez Perez
    • Reg.: 10/06/08
    • Cuba
    • Posts: 105
    (8/2)

    Estimado xaviH

    Muchas gracias por su explicación y estaré esperando su respuesta. Wink

    Sin más en espera de su próxima intervención.

    Un saludo.

    _________________
    Atte.

    ##########################
    Ing. Andry Rodríguez Pérez
    E-mail: arperezinf@hotmal.com.ar
    ##########################
  • Xavi hidalgo
    • 20/04/09 22:34
    • Imagen de Xavi hidalgo
    • Reg.: 1/04/09
    • Barcelona
    • Posts: 78
    (11/1)

    Estimado Colega,

    he redactado un primer procedimiento llamado "Recepción de materias primas" en el que se describe la parte en la que los diferentes roles trabajan para realizar el proceso, por este motivo es un proceso de nivel 2.

    como ya le comenté desde el punto de vista de la metodología OSSAD, el documento que me envió consta de un proceso de nivel 2 y alguno otro más de nivel 3, que son las instrucciones de trabajo.

    Las instrucciones de trabajo sería un desglose de las tareas que realiza un sólo rol (también descrito graficamente, en este caso creo que está bien documentado y solamente hay que poner atención en las acciones correctivas.

    La idea de la descripción gráfica es que se pueda entender facilmente mirando el gráfico, pero las formas tienen asociadas comentarios, enlaces y explicaciones por si fuera necesario tener algo más de información. 

    Hay documentos anexos que en este ejemplo no aplicarian, (bien porque estan en el medio "computadora") o bien porque la versión del documento, novedades de la versión y lista de distribución ya se incluye.

    En parte de los indicadores, he puesto un indicador de ejemplo (es el icono del semaforo) Creo que es mejor mostrar la pantalla en la que están definidos los datos del indicador (tipo, ponderación, valores, decimales) Este indicador tomará datos del la intrucción de trabajo de laboratorio y ira guardando los resultados a medida que este proceso se vaya realizando para alimentar un panel de control donde poder "hacer una foto de que sucede" y actuar en consecuencia (mejorar el proceso... acciones correctivas... etc...)

    Es cuestión de analizar que datos nos interesan.

    La base es la metodología OSSAD + Balanced Scoreboards.

    Espero que le sirva de ayuda el ejemplo

     

    un saludo,

    Xavi

     

    _________________

    openossad , ossad libre para todo el mundo

     

     

     

     

  • Andry Rodriguez Perez
    • 28/04/09 15:37
    • Imagen de Andry Rodriguez Perez
    • Reg.: 10/06/08
    • Cuba
    • Posts: 105
    (5/2)

    Estimado XaviH, Smile

    Muchas gracias por la redacción que hizo del procedimiento que publique, sin dudas es muy buena la descripción gráfica de los procesos y sería interesante poder aprender aun más por lo que le hago las siguientes preguntas.

    ¿Cuenta usted con alguna metodología descriptiva para obtener la información?

    ¿Se usa algún tipo de cuestionario?

    Sin más, en espera de su comentario.

    Un saludo, Wink

    _________________
    Atte.

    ##########################
    Ing. Andry Rodríguez Pérez
    E-mail: arperezinf@hotmal.com.ar
    ##########################
  • Xavi hidalgo
    • 28/04/09 16:20
    • Imagen de Xavi hidalgo
    • Reg.: 1/04/09
    • Barcelona
    • Posts: 78
    (11/1)

    Encantado de poder ayudarle Arperez !

    La metodología para describir los procesos graficamente es en efecto  OSSAD. Este enlace puede ayudarle a comprender mejor OSSAD, es una  explicación incompleta pero suficiente para dar los primeros pasos, espero encontrar algo de tiempo para terminar el blog y colgar algo que sea de más ayuda.

    No tengo constancia de un cuestionario para aplicar OSSAD, sin embargo si que utilizo una ayudas que me facilitan la redacción de los gráficos. Son ayudas lógicas utilizando preguntas sencillas.

    1) para saber como organizar los elementos de un proceso.


      1 ¿Quién?
      2 ¿Qué?
      3 ¿Info de entrada?
      4 ¿De quién?
      5 ¿De qué?
      6 ¿Cómo?
      7 ¿Con qué?
      8 ¿Info de salida?
      9 ¿Hacia quién?
    10 ¿Hacia qué?
    11 ¿Qué obligación?
    12 ¿Qué indicador?

     

    2) Para saber como organizar los procesos.

    ROJO) Procesos (modelo abstracto según OSSAD)

     ningún rol interno ,ningún médio, sin cronología

    AZUL) Procedimientos (modelo descriptivo según OSSAD)

     varios roles, indica los médios esenciales, cronología de las instrucciones

    VERDE) Instrucciones (modelo prescriptivo según OSSAD)

     un sólo rol interno, todos los medios necesarios, cronología vertical de las operaciones.

     

     Un saludo,

     

    _________________

    openossad , ossad libre para todo el mundo

     

     

     

     

  • Fernando
    • 29/07/09 6:32
    • Imagen de Fernando
    • Reg.: 29/07/09
    • Mexico
    • Posts: 4
    (7/1)

    Par gestionar un proceso la norma lo resume en la clausula 4.1 y todos sus incisos.

    La gestion de un proceso se realiza segun el ciclo PDCA:

     Planificar: establecer las políticas, objetivos y procesos necesarios que serán gestionados con el propósito de lograr los requisitos especificados del cliente.

    Hacer: Implementar los procesos que aportan valor a la organización

    Verificar: Establecer los controles necesarios para realizar el seguimiento y  medición del desempeño de los procesos y los productos  deseados según lo planificado.

    Actuar: Revisar periódicamente el sistema de gestión, analizar resultados y tomar acciones para revisar y mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

     

  • lilyperezp
    • 12/08/15 22:46
    • Imagen de lilyperezp
    • Reg.: 19/05/15
    • Posts: 17
    (0/0)
    Buena Tarde, Les agradezco que me colaboren con esta inquietud.

    Cual es la base que se debe tener en cuenta para hacer de las área uno o varios procesos?

    Gracias

    LILY