Foro: Auditoras de certificacin ISO 9001

Plan de Accin, NC en auditoria de certificacin

  • Eve Lyn
    • 1/07/21 1:28
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    Hola,

    Les cuento que tuvimos nuestra auditoria de certificacin durante la cual nos fueron detectadas 3 NC, que fueron las siguientes:

    1) 9.2 No se observa seguimiento de atencin a los 222 hallazgos de auditoria interna de fecha 17 y 18 de Diciembre de 2020 de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento Auditora Interna con cdigo de identificacin MIS-PROC-01-002 Rev. B

    2) 9.1.3 Se observa que no se encuentra registrado en su totalidad (campos de acciones, reevaluacin de riesgo, anlisis de causas y revisin de la eficacia de las acciones) para los riesgos identificados en el proceso de Mercadotcnica; y para la mtrica identificada en el proceso de Almacn.

    3) La atencin de las reas de preocupacin para los procesos de Mantenimiento y Recursos humanos no asegurar que se evite la recurrencia y el control de los procesos.


    Y las correcciones y acciones correctivas y preventivas fueron las siguientes.


    1) Correccin: Se segmentaron los hallazgos por categora y se elabor un plan de accin para darle seguimiento, de acuerdo a lo establecido por el procedimiento de Auditoria Interna y el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas.

    Causa raz: el sistema de gestin estaba en una etapa muy temprana y haca falta madurez en la implementacin por lo que solo se realizaron las correcciones y no se identificaron ni se dio seguimiento a las acciones correctivas.

    Accin correctiva: Se modificar el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas, as como el formato de plan de accin, agregando la parte donde especifique que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC).

    Accin preventiva: Se les dar seguimiento al status de las NC en las juntas de staff que se llevan a cabo de manera quincenal.


    2) Correccin: Se completaron los registros y se levantaron No Conformidades de manera individual para la solucin de estos hallazgos. Y se elabor un plan de accin para determinar las acciones que permitan corregir el problema.

    Causa Raz: Para los anlisis de riesgo no se consideraba necesario establecer acciones inmediatas si el riesgo era menor a 60 puntos (resultado de multiplicar la frecuencia por severidad) falta capacitacin en anlisis de causas y determinar acciones.

    Accin Correctiva: se modificar el formato de anlisis de riesgo para que se especifique la manera de actuar de acuerdo al nivel de riesgo obtenido y que incluya las fechas de seguimiento y reevaluacin de los mismos. Se dar un curso que ayude con la solucin y el seguimiento de las No Conformidades y Acciones correctivas. (8 Disciplinas)

    Accin preventiva: Se programaran reuniones mensuales para verificar los anlisis de riesgo de cada proceso y tomar las acciones necesarias. El curso se incluir dentro del perfil de puesto de lis lideres de proceso y en caso de ser necesario, de acuerdo al DNC, dentro del plan de capacitacin anual


    3) Correccin Volvieron a abrirse las No conformidades para realizar el anlisis de causa y determinar las acciones correspondientes.

    Causa Raz: Falta de capacitacin y conocimiento respecto a la resolucin de las NC y la realizacin de anlisis de causa.

    Accin Correctiva:
    Se dar un curso que ayude con la solucin y el seguimiento de las No Conformidades y Acciones correctivas. (8 Disciplinas)

    Accin Preventiva: El curso se incluir dentro del perfil de puesto de lis lideres de proceso y en caso de ser necesario, de acuerdo al DNC, dentro del plan de capacitacin anual.


    Aun no lo envo a la casa certificadora.

    Mi pregunta es si Creen que las acciones tomadas si sean las correctas o se debe hacer otro anlisis?
  • Belsy Vannesa Garcia Mendoza
    • 1/07/21 3:27
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    Hola,
    Accin N 1.
    A MI criterio, si la causa raz es por falta de madurez del sistema, la Accin correctiva de modificar el procedimiento para agregar que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC)" debes reforzarla, ya que puede estar dirigida a una pequea parte del problema de MADUREZ.

    Si es falta de madurez frente al seguimiento de acciones, es necesario plantear una accin que le permita al SGC madurar lo necesario en este aspecto: Te recomiendo que consultes este link:
    https://calidadgestion.wordpress.com/2015/01/21/madurez-del-sistema-de-gestion-de-la-calidad/ y este otro,
    https://www.pymesycalidad20.com/cuadricula-de-madurez-de-gestion-de-calidad-de-philip-crosby.html (Ser necesario que adecues la informacin, segn la necesidad de la empresa, desconozco si es de productos o servicios pero ambos enfoques te pueden servir).

    Accin N 2:
    A MI criterio, el enfoque es adecuado.

    Accin N 3:
    A MI criterio, en este caso solo aconsejara que evales la pertinencia de incluir o ajustar tu procedimiento de acciones, haciendo mencin o incluyendo la metodologa de 8D como gua o marco de referencia para la resolucin de NC. De lo contrario, esto con el tiempo podra perder vigencia dentro de la gestin, empezaran a utilizarse otras metodologas y se puede volver a descontrolar el proceso.

    NOTA:
    La medida que vas implementar (8D para resolucin de NC) desde mi punto de vista es una manera de aumentar el nivel de madurez del SGC (Accin N1), toda vez que se implemente de manera correcta; demostrando que es eficaz porque permite el control y gestin de las NC y la atencin de las reas de preocupacin. Es conocido por todos los que estamos en SGC, que se requiere compromiso de todas las partes para la gestin de NC y en general para todo el sistema, debemos buscar la forma de generar o incrementar conciencia hacia la calidad, en todos los niveles de la organizacin.


    Cordialmente,
    BELSY GARCIA
  • Eve Lyn
    • 1/07/21 16:21
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    Muchas gracias por tu respuesta Belsy...

    Djame darte un poco de contexto sobre la primera NC.

    Durante nuestra auditoria interna TUVIMOS 222 NC. Esto sucedi porque nuestro procedimiento de Auditoria Interna no consideraba clasificar los hallazgos, todo aquello que se encontrara se tomaba como una NC.

    Nuestro procedimiento de AC especificaba que para atender las NC se debe llenar el formato que menciono, dicho formato incluye campos para definir acciones de correccin, contencin, causa raz y preventivas. Incluye adems un esquema de pescado y un 5 porqus.

    ahora bien, dada la cantidad y naturaleza de los hallazgos, el auditor lder (contratado externamente) nos sugiri que era mas conveniente elaborar solo un plan de accin donde se definieran fechas responsables y las correcciones. lo cual as se hizo, todos los hallazgos se corrigieron... aqu voy a darte un ejemplo de los hallazgos: ninguno de nuestros procesos (15 en total) haba definido entradas y salidas, ninguno haba considerado tratar los riesgos, ni oportunidades de mejora ninguno haba establecido kpis. (hay que multiplicar 15 * cada hallazgo y as se llega a 222) y en realidad todo eso si exista, simplemente la gente no le haba dado importancia al sistema. Pero a raz de ser auditados y ver la cantidad de fallos, la gente se comprometi tanto que fue una fortaleza detectada durante la auditoria de certificacin.

    Durante la primera etapa de certificacin se detect esa cuestin por lo cual nos dieron un rea de oportunidad. Los procedimientos nombrados se actualizaron, se defini una categorizacin para los hallazgos y se defini la forma en la cual se le dara seguimiento a las acciones. el plan de accin elaborado nos lo dio por bueno el Auditor lder de la casa certificadora. durante la segunda etapa, me coment que el esperaba ver que las 222 NC detectadas, se les diera el mismo tratamiento que al resto, lo cual no habamos considerado hacer y eso motiv la NC de la segunda etapa.

    espero no aburrir, con todo esto...
  • Belsy Vannesa Garcia Mendoza
    • 1/07/21 21:43
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    Hola, Todo lo contrario esto es muy gratificante y me apasiona el tema.

    Tengo mas dudas ahora:

    1. No quiero confundir la situacin pero un Hallazgo de auditoria es el resultado de evaluar una evidencia recopilada en la auditoria frente a los criterios de la misma. Y los hallazgos indican conformidad o No Conformidad. T mencionas que todo lo que se encontraba se trataba como NC, es decir, incluso lo que hallaban conforme lo manejaban como NC?

    2. Me genera duda el hallazgo de la auditoria (no hay seguimiento a las 222 NC) porque T me dices que si se solucionaron los hallazgos, infiero entonces que La gente empez a hacer lo suyo (como t lo mencionas) despus de la primera etapa de la auditoria?

    Sea cual sea la situacin, sigo cuestionando la accin: "Se modificar el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas, as como el formato de plan de accin, agregando la parte donde especifique que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC)" como la solucin al problema, porque aunque sean 222 NC (correctamente clasificadas o no) o 22 NC, a todas se les debe hacer seguimiento. No se si soy clara al respecto.

    En pocas palabras y esperando no herir susceptibilidades, T haces el cambio del procedimiento de AC aclarando y definiendo la clasificacin y gestin de NC, los formatos se llenan de manera correcta y completa, te hacen una auditoria interna e4n la que solo se identifican 2 NC, pero no cuentas con el compromiso del personal para la gestin y seguimiento de las NC, puedes tener el mismo hallazgo en la prxima auditoria de certificacin.

    En espera de tus comentarios.
    Cordialmente,
    Belsy.
  • Eve Lyn
    • 1/07/21 22:29
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    1.- No, al decir hallazgos me refiero a aquello que no era conforme con la Norma y nuestros propios procesos.

    2.-Los 222 hallazgos se comenzaron a corregir el da despus de nuestra auditoria interna. Cuando lleg el da de la auditoria de certificacin (en la primera etapa) las correcciones se haban completado. Las reas de oportunidad de la primera etapa, se trataron de acuerdo a la metodologa de los procedimientos, que fueron previamente modificados. Peeero, me dijo el auditor que esperaba ver todas nuestras NC (incluidas las de la auditoria interna) tratadas de la misma forma y que no nos quedramos solo en las correcciones. y si, despus de pasar por la auditoria interna (por eso prefer que fuera contratado alguien externo)comenzaron a aplicar y seguir nuestro SGC.

    El seguimiento se har en las juntas que tenemos cada 15 das. En ella participan todos los lideres de los procesos, el gerente general y los dueos de la empresa. Lo puse en la parte preventiva.