Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Registros digitales

  • Roberto Alcivar
    • 2/04/09 19:44
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    • Reg.: 28/01/09
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    Estimados amigos:

    Tengo una consulta..., tenemos nuestos registros en Word... con su respectivo codigo, revisión y fecha de actualización... centremonos en uno especifico el cual lo identificamos como "Recordatorio de Pago"

    Hicimos un proceso de sistemas que generá y envía automáticamente  correos electrónicos a los clientes con la información de recordatorio de pagos... pero el correo esta en formato texto... es decir el correo no tiene el logo de la empresa, ni codigo, ni revisión, ni fecha... pero el contenido de los pagos es la misma que esta en el registro de word...

    Es valido hacerlo de esta manera.. es decir por correos electrónicos..  debo incluir en el correo la revisión, fecha y código del registro...???

    En mi procedimiento de "Norma fundamental" inclui lo siguiente...

    "Incluidos en el sistema se encuentran registros con formatos que no se rigen a la estructura previamente citada, tales como facturas, registros contables, correos electrónicos, etc. Su identificación se realiza a través del nombre del registro. "

    Gracias por la atención...!

  • RVSL Mexico
    • 3/04/09 0:05
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    Hola Roberto, de entrada seria conveniente que pusierais los mismo datos de registro que en tu formato de word para dar trazabilidad, el envio por via electronica es valido siempre y cuando se pueda conservar copia de lo anterior. Con eso os evitarias cualquier duda al respecto con algun auditor externo. Por cierto bello pais el que tiene ustedes hace pocos años tuve la oportunidad de conocer quito, guayaquil, playas y algunas otras regiones de verdad hermosas.

    Saludos

  • Jorge Pereiro
    • 3/04/09 23:05
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    Hola Roberto,

     

    lo que estás enviando no es un registro, es un modelo de carta (siempre la misma, aunque pongas el nombre del cliente).

    El registro es la información relativa al envío que queda "registrada" en la base de datos del software de correo electrónico:

    • Fecha y hora de envío.
    • Destinatario.
    • Información enviada (en este caso será el modelo de carta). 

    Es como si nos ponemos a enviar una carta comercial a los clientes. El registro será la lista de clientes a los que enviamos la carta, no la carta.

    En este caso los "registros" del envío de estos modelos de reclamación a los clientes que se retrasan en el pago quedan almacenados en el software. Así pues, deberían conservarse los Emails enviados.

    La gestión de esas cartas estandard  puede realizarse de la forma que indica Guillermo, incluyendo código y versión de la carta.

    Me sumo a los alagos, aunque yo sólo conozco Ecuador por la tele Tongue out.

    Saludos y buen fin de semana!

  • Juan Carlos
    • 12/02/10 5:43
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    • Reg.: 12/02/10
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    Estimado,

    Estuve chequeado varias discusiones sobre este tema creo que el espíritu de la norma en este requisito es ubicar/identificar hacernos caer en cuenta que existe evidencia de nuestras acciones e información a ser analizada en cada uno de los procesos. A diferencia del apartado 4.2.3 “control de documentos”, en el apartado 4.2.4 “Control de Registros” la norma no menciona el tema de revisiones, aprobaciones, actualizaciones y demás, ya que la utilidad de un registro no es la misma que la de un procedimiento, instructivo u otro documento que nos índice como se deben hacer las cosas. Los registros son evidencia y existe un infinidad de medios en los que se pueden encontrar como es el caso que tu indicas correos electrónicos. Yo he colocado lo siguiente (la base) en varios instructivos de elaboración de documentos:   5.6. Formatos/registros: a partir de la fecha de emisión de este instructivo, los Registros generados internamente para el Sistema de Gestión de la Calidad llevarán como mínimo la siguiente identificación: 
    • Nombre
    • Versión
    • Código
     Aquellos registros en los que no aplique este tipo de identificación como por ejemplo  archivos del personal, ordenes o solicitudes de compra de clientes, facturas comerciales, pólizas, correos electrónicos, fotografías, listas de empaque, formatos estandarizados por requisitos legales como las declaraciones aduaneras o registros de pago de aportes a la CORPEI, guías de remisión, entre otros, serán identificados por su nombre genérico dentro del Plan de Calidad de cada proceso y serán controlados con base a lo detallado en el “Procedimiento de Control de Registros”

    Espero sus comentarios.

     

  • Gilberth Araujo
    • 17/02/10 4:14
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    • Reg.: 30/12/08
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    Si tus correos electrónicos los haces por Outlook, puedes optar en hacer un control de estos registros mediante los archivos .pst que generan las actividades en este programa. Para este tipo de archivo no hace falta tanta formalidad (si es lo de los formatos lo que te preocupa).

    Así los controles para estos archivos pueden ser:

    Identificación: lineamientos necesarios para guardar los archivos, ejemplo, Jefe de Taller 152010.pst, así te puedes referir a los correos del jefe de taller en la semana 15 del 2010, (este control puede ser semanal mensual o diario, todo depende de las vulnerabilidades de esta fuente de información)

    Almacenamiento: cd´s. pent drives. Dvd, servidor (es) etc,

    Protección: todas las acciones en cuanto a las condiciones de almacenamiento en la que se deben encontrar los medios en los que se encuentren los registros, ejemplo: control de acceso físico y electrónico a los servidores, actualización de antivirus, etc.

    Recuperación: en este sentido juega papel preponderante la identificación, saber qué y donde se guarda, y establecer instrucciones para poder encontrar la información en el momento en que sea necesario.

    Retención: establecer periodos en los que se resguardará la información para el uso óptimo de las fuentes de información

    Disposición: que es el destino último que tendrán la información y sus medios para lo cual hay que estar seguro que la información que ahí se tiene no se utilizará mas, y que la disposición de los medios (cd, dvd, pent drive) sea cónsono con la reglamentación ambiental que rige en el país (por favor, si no existe fomentarla, en la web hay mucha información útil al respecto)

     

    Espero haber agregado valor al tema,

     

    Saludos

     

    Gilberth

    _________________

    Gilberth Araujo

    Asesor de sistemas de gestión

    Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001

    twitter@csaica