Foro: 5. Responsabilidades de la Dirección en ISO 9001

como reportar los resultados de las no conformidades

  • liz
    • 29/03/09 18:51
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    (5/2)

    Buenos dìas,.

    Resulta que debo de entragar el informe de entrada para revisiòn por la direcciòn ,pero tengo un problema resulta que mes a mes reporto el resultado de las no conformidades de cada proceso,por clientes y no conformidades y debo reportar las del 2008 pues no se realizaròn reuniones entonces que puedo hacer como puedo graficar tengo dos ideas:

    1. Hacer un repaso y tomar las màs significativas en % y graficar mes a mes.

    2. Totalizar Nc internas y Nc externas y graficar pero no se al hacerlo asì que puedo concluir. que puedo hacer.

    3. o contar sin mostrar graficas

    Es que deseo mostrar la informaciòn por ejem de tres meses en una grafica como lograr mostar la informaciòn de forma grafica.

    Agradezco a quien me pueda orientar que puedo hacer,

    LIZ

  • Ignaciog
    • 30/03/09 11:53
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    (0/1)

    hola,

     la mejor presentación dependerá del número, del tipo y del tratamiento estadístico que puedas realizar, por ejemplo podrías realizar:

    - gráfico con evolución mes a mes del número total de no conformidades

    - gráfica evolución mensual de no confomidades por tipos o por departamentos

     

    - gráfica de resultados totales anuales por tipos

     

    - Comparación de resultados con años anteriores para comprobar la mejora continua

     

    saludos

    Ignacio

    http://hederaconsultores.blogspot.com

  • Jorge Pereiro
    • 30/03/09 13:30
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    (4/0)

    Hola Liz,

     

    ¿Dónde tienes los datos? ¿en una hoja de cálculo?

    Te propongo lo siguiente: sube el archivo con los datos (sin referencias a la empresa) y te hago una propuesta de presentación de indicadores ( las gráficas que considero más acertadas).

    Se trata de hacer una experiencia a la vista de todos, de forma que tu ejemplo pueda ayudar a más gente.

    Un saludo!

    Jorge

     

    El archivo lo puedes adjuntar en un mensaje de este tema. 

     

     

  • liz
    • 30/03/09 21:03
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    (1/0)

    Agradezco tu ayuda Jorge. Te envío lo que manejo para su estudio y orientación si es anual como se podria hacer pues las no conformidades del año varian . En espera de su pronta respuesta,

    LIZ




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    xlsINFORME ENERO 09.xls 111.00 KB 2111
  • liz
    • 30/03/09 21:19
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    (3/0)

    Buenas tardes, Jorge

    Envío otro informe febrero, lo que pasa que mi pc no me permite adjuntar varios archivos a la vez. y así lo manejo para todos los meses he cambiado el nombre comprenderas por respeto a la empresa.

    Gracias,

    Liz

     




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    xlsINFORME FEBRERO 0.xls 102.00 KB 1350
  • Jorge Pereiro
    • 31/03/09 0:57
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    (4/0)

    Hola Liz,

    veo que tu inquietud o problema no proviene de la utilización del EXCEL. Te defiendes con soltura y te felicito por la estética.

    En los datos que presentas he detectado 2 oportunidades de mejora:

    Primera: faltan datos sobre la producción. No es lo mismo 3 defectos en 100 pollos que 3 defectos en 100.000 pollos. Tal y como está ahora, no hay forma de comparar los resultados correspondientes a 2 períodos distintos.

    ISO 9001 nos dice que, allí donde sea posible, realicemos una medición --> Esto lo has hecho. Pero es que además debemos realizar un seguimiento, y este seguimiento sólo es posible comparando magnitudes relativas (Nº de pollos NC/ Nº de pollos totales procesados).

     

    Segunda: evita dispersar los datos en varios archivos. Ponlos todos juntos en una misma tabla, incluso de años diferentes. Lo que más nos interesa no es saber qué resultados se obtuvieron en un mes determinado, sino cuál ha sido su evolución a lo largo de los meses.

    Utiliza la función Datos-> Informe de tablas y gráficos dinámicos

    Introduce los datos en la tabla sin agrupar, uno a uno. Luego, utilizando la función "dinámica" que he mencionado se pueden hacer maravillas. Te envío un ejemplo para que entiendas lo que propongo.--> Esto sólo sirve para expresarla evolución de los datos.

    Para el análisis de las causas también puedes tener los datos en un mismo archivo, pero lo que nos va a interesar es identificar la causa más frecuente en un período determinado y establecer un plan para eliminarla. Aquí sí podemos tener gráficas que hagan una fotografía de cada mes (tal y como has representado), y también puede ser útil expresar el resultado entérminos de porcentaje sobre el total de productos procesados que podrían tener ese problema. Por ejemplo, si la causa X sólo se puede dar en un pollo, hay que dividir el número de NC debidas a esta causa entre el total de pollos que se han procesado en el período considerado. Si procesamos 10 pollos y 5 están mal por la causa X será bastante preocupante con independencia de que las causas de esas NC sean una parte insignificante del total. 

    Si pretendemos mejorar algo, lo más eficaz es ir atacando las causas que más no conformidades provocan (iniciando acciones correctivas). Eso no quiere decir que no podamos atacar otras, sobre todo las que son fáciles, es una cuestión de rendimiento.

    He visto que tienes muchas causas diferentes de productos no conformes, son pocas y muy dispersas. Seguramente es porque hay muchos cambios en la producción (cambia el tipo de producto a procesar, o se compra de distintos proveedores cada vez). Para contrastar datos hay que comparar productos semejantes y proveedores semejantes. Además hay que tener en cuenta que este análisis también nos va a ser útil en la evaluación de proveedores.

    Otra mejora que tienes al alcance de la mano es presentar los resultados en términos económicos (costes de la no calidad). Valora el coste de cada producto y sabréis cuánto os cuestan los productos nos conformes.

     

    ¿Qué graficos presentaría en el informe?

    Gráfica de la evolución de los PPM los últimos 12 o más meses. Algo similar con los costes de la No Calidad.

    Gráficas con las causas de las  NC expresadas de ambas formas, en términos de porcentaje de causas, y en porcentaje relativo al producto que origina la causa.

    Con las reclamaciones de cliente haría algo similar: evolución y análisis de causas.

    De esta forma tendríamos 8 gráficas (4 parte interna y 4 parte cliente). Las gráficas de evolución se pueden incluso solapar una con otra (interna y cliente), aunque esto no se puede hacer directamente con el gráfico dinámico. Es interesante contrastar el PPM interno con el externo.

    Además de esto, se pueden aprovechar las gráficas de pareto (las de causas) para demostrar los resultados obtenidos con las acciones que se emprendieron para eliminar las causas. Comparar las fotografías del antes y el después.

    Los datos y las gráficas están ahí para investigar (analizar) qué está pasando y dónde esta la clave para resolver los problemas. Tu misión es "jugar" con los datos y presentar en el informe los gráficos que demuestran tus hallazgos, así como las propuestas de mejora.

     

    Espero haberte dado alguna idea útil.

    Un saludo!



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    xlsmuestra_ppm.xls 17.00 KB 2300
  • liz
    • 31/03/09 20:07
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    Garcias ,jorge por tu orientación

    Tengo otra inquietud y es la siguiente resulta que ha cambiado el representante por la dirección y este antes era el representante ISO en este caso se debe de realizar una reunión para oficializar o que se hace en estos casos, puede el director ser el mismo representante para S.G.C ?

    Cuando se cita a reuniónes de calidad en estas puedo debatir las no conformidades o solo se muestran lo resultados del mes, no conformidades,inicadores .

    Me puede orientar en como se debe de dirigir una reunión de calidad de este tipo (protocolo a seguir) por tu experiencia creo me puedes orientar en como hacerlo.

    Agradezco tu colaboración

    Liz

  • Jorge Pereiro
    • 31/03/09 20:42
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    (2/0)

    Hola Liz,

     

    los cambios de posición en un sistema de calidad se "oficializan" actualizando los documentos donde se asocia cada persona a cada cargo. Lo más normal es documentar esta relación en  el organigrama.

    Si tu organigrama sólo indica cargos, convendría que añadiéras también el nombre de las personas.

    Si tenéis un software con un módulo de RRHH, allí también se ha de cambiar lo que corresponda.

    Respecto al tipo de información que se ha de presentar en cada reunión y los temas a tratar, debes tomar la iniciativa y hacer lo que convenga según el plan que te hayas marcado.

    Consejos:

    1. Dedica tu tiempo a identificar la raiz de los problemas de calidad y determina las prioridades.
    2. Piensa qué acciones se pueden acometer en función de su viabidad y eficiencia.
    3. Despliega una estrategia de comunicación para involucrar en ello al resto de la empresa.

     En las reuniones tienes que pedir ayuda en la tarea 1, y desarrollar parte de la tarea 3. El resto de la tercera tarea se debe desarrollar a pié de fábrica, entre otras cosas puedes colgar las gráficas de evolución cada mes en un tablón.

    También puede serte útil leer un tema sobre cómo preparar reuniones .

     

    Un saludo!

  • Salomón Saucedo
    • 29/04/09 22:42
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    Jorge. Buenas Tardes.

    Abusando de tu ofrecimiento ,¿podrias darle un vistazo a mi reporte mensual de cumplimiento Logistico y Calidad Concertada?.

    Este reporte lo generamos en el centro de Distribucion y lo Compartimos con las subdirecciones de Compras.

    Buscamos hacerlo mas util y digerible ,  agradecere mucho tus criticas y sugerencias.

    Un saludo desde México.

    Carpe Diem




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  • Jorge Pereiro
    • 30/04/09 11:38
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    Hola Salomón,

     

    no hay problema en revisar lo que nos envías. Además es de agradecer la aportación de documentos con los que uno está trabajando. Se pueden dar respuestas más atinadas, y se incrementa el conocimiento colectivo.

     

    Yendo a la cuestión de fondo, al igual que pasaba en el trabajo de Liz, en tu informe echo a faltar el uso de magnitudes relativas:

    El volumen de productos no conformes cobra importancia en relación a la cantidad de productos que manejamos.

     

    Otro consejo es que abandones el uso del % en tus informes cuando se utiliza para expresar porcentajes de productos no conformes. A modo de ejemplo, un 1% de errores es una calamidad en empresas con  gran volumen de productos. Utiliza en su lugar los ppm (partes por millón). Ese 1% se convertirá en 10.000 ppm.

     

    El informe es muy visual y está muy bien maquetado, pero las gráficas no aportan mucho--> cambia la escala para acentuar las diferencias. Esto se hace mucho en política para fines interesados, como nuestro interés es noble, nos podemos permitir alguna que otra "maldad".  Incluye en la gráfica más meses anteriores, aunque sea de otros años.

    Otro aspecto que querría mencionar es que no veo muy claro la intención del informe. Falta señalar los objetivos, centrarse en lo que queremos atacar. Este documento es para comunicar al dep. de compras qué tal van las cosas con los proveedores, por tanto el mensaje ha de ser directo y fácil de asimilar:

    • Qué proveedores van mal y cuál es su principal problema.
    • En qué medida se están cumpliendo los objetivos.

     

    Traduce los problemas de calidad a dinero, que los responables de compras sepan cuánto dinero nos está costando cada proveedor. También hay que ponderar este coste en relación al montante total de productos proporcionados por el proveedor.

     

    Adjunto puedes ver una propuesta de representación de los problemas de los proveedores componiendo algo muy parecido a un gráfico de pareto. Las magnitudes de este gráfico deberían expresarse en términos relativos (preferiblemente en ppm).

    Espero que te sea de ayuda alguna de mis propuestas.

    Un saludo!




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  • Salomón Saucedo
    • 30/04/09 16:39
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    Jorge.

    Muy buen dia.

    Me sorprende gratamente la prontitud de tu respuesta, me quedo con todas tus observaciones, hoy mismo trabajare con las modificaciones sugeridas, ¡Que bien funcionan las observaciones externas! , despues de un año no habia notado la falta de un objetivo definido y el medible correspondiente. en breve te compartire mi Evaluacion de desempeño de proveedor .

    Gracias !!!!!

     

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  • Salomón Saucedo
    • 5/05/09 19:33
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    Jorge.

    Buenas tardes.

    Cumpliendo mi amenaza , te estoy adjuntado una presentacion en PP, es una version resumida de los rubros a evaluar para obtener una clasificacion de Proveedor. Como siempre agradecere tus comentarios, sobre todo me interesa saber si te parecen correctas las ponderaciones.

    Gracias.

    Un saludo desde la Ciudad antes de la Esperanza hoy de la Influenza.




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  • Jorge Pereiro
    • 6/05/09 17:28
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    Hola Salomón,

    además de este documento supongoque has elaborado otros donde se traducen los resultados de los indicadores a puntos. Es decir, supongo que los puntos no se adjudican "todo o nada".

     

    Por ejemplo, si hablamos de las devoluciones (15 puntos), habría que determinar qué nivel de entregas satisfactorias (sin no conformidades) habría que tener para obtener los 15 puntos.

    Algo del estilo:

    Hasta 1.000 ppm (0.1%):  15 ptos

    De 1000 a 5.000ppm: 10 ptos

    ....

     

    A mí no me parece mal un sistema para "etiquetar" a los proveedores, creo que es muy útil, pero conviene no crear un método demasiado laborioso.

    Yo recomendaría asignar puntos directamente sobre la base de los indicadores que hay definidos para los proveedores sin ninguna capa intermedia.

    Otra recomendación es crear un sistema dinámico donde el criterio de asignación de puntos estuviera relacionado con los objetivos. Según vamos mejorando, nuestro criterio de aceptación tiene que hacerse más riguroso. La vara de medir este rigor son nuestros objetivos.

    En general, aquel proveedor que supera todos los objetivos marcados debería ser "AAA". El que supera unos cuantos "AA", y así...

     

    Sobre la forma de distribuir los puntos no me meto, ya que cada organización debe determinar qué afecta más a la calidad de su producto y la satisfacción final del cliente.

     

    Espero que mis observaciones te sirvan de ayuda.

    Un saludo!

     

  • anasanchez
    • 13/01/14 16:49
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    Hola,
    Soy anna,tengo experiencia en calidad de un año, y necesito porfavor que indicarais si es necesario realizar grafica que documente las no conformidades del año. Ahora al empezar el 2014 debo informar a direccion de todas las no conformidades y quisiera que quedara muy bien plasmado y de manera sencilla en una grafica. La iso no menciona nada al respecto sobre como reportar graficas de no conformidades, verdad?

    asi pues en la grafica colocaria en eje x los meses y en el otro la cantidad de no conformidades y kizas clasificarlas en internas externas y reclamaciones. Que opinais? necesito ayuda!!!
    GRacias
  • Fernando
    • 13/01/14 17:12
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    (0/0)
    Hola Annasegui, el cómo expresar gráficamente más depende del mensaje que quieras dar, supongo que en este caso es reportar sólo la cantidad de casuística durante el 2013.
    Pero no es la única manera de expresar ello, por ejemplo podrías reportar también gráficamente en qué procesos o productos o máquinas se presentaron las No Conformidades (NC), o tal vez cómo se comportaron estas NC según la disposición final de cada una de ellas (reproceso, aceptación bajo concesión, eliminadas, etc.), o quizás expresarlas en costos de pobre calidad por mes (para ello tendrías que haber valorizado cada NC), etc.

    Y por supuesto el infaltable Diagrama de Pareto para identificar las NC más críticas, lo cual determinaría acciones de tratamiento y de mejora para cada aso.

    Te adjunto algunas Gráficas como ejemplo.

    Saludos
    Fernando



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  • anasanchez
    • 14/01/14 8:48
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    Muchas gracias!
    Buscaré de que manera puedo plasmarlo en un diagrama pareto.
  • Elivera
    • 7/08/15 16:43
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    Hola, me encantó esta información me ha sido útil, me relacione mucho con este caso.

    En estos momentos, me encuentro trabajando en el área de Calidad, para mí en cuanto a tomar decisiones y ejecutar acciones es algo nuevo.

    Para uno de los dpto de la empresa, realicé una planilla de registro de no conformidades en producto, recibí los resultados. Estoy estructurando la forma de como presentarlos, agradecería su ayuda a ver si estoy bien encaminada.

    Muchas gracias.

    Voy adjuntar el archivo como muestra



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