Buen dia,
Primeramente, felicidades por tu trabajo, te deseo exito.
Y un gran reto por delante, que cumplir.
A primera tienes que tener el sistema de gestión, parte documental y técnica debidamente codificado, puedes arreglarlas claro que si, te recomendarÃa hacer una solicitud de modifación de documentos y codificar en orden consecutivo todos los documentos, como hacerlo? pues tienes que tener claro que codificación usar, en mi SG utilizo esto: DI-PR-01; Di es las siglas de la empresa, PR es procedimienmto, y 01 el numero consecutivo; cuando te refieras a un formulario puedes codificarlo asi: DIPR01-FR-01, significa que el procedimiento DI-PR-01 tiene un formulario.
El auditor no encontrará documentos duplicados puesto que ya los habras codificado inequivocamente.
Si eliminas un documento evidentemente no estará en la lista maestra de documentos, digamos que no es una eliminación, sino, mas bien, una sustitución por cambio de versión, donde la versión antigua pasa a ser obsoleta. y claro debes dejar evidencia de la solcitud del cambio de la versión y que cambios le hiciste al documeto nuevo en su historial de versiones.
Si en un dado caso eliminas el documento obsoleto, es una mala practica y si tu SG tiene un servidor pues el de informatica deberia recuperarte el documento, si no es asi, pues con el original o documento actual sacar de ahi ese documento que se eliminó, pero tener cuidado con la versión y esa copia que sacas pasarla a obsoleta.
Saludos, un abrazo.
Eliyepes, mas info al email:
ing.abner94@gmail.com
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