Foro: Cuestiones generales sobre ISO 9001

Control del consecutivo de documentos

  • eliyepes
    • 7/01/21 16:56
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    Buenos días
    Actualmente estoy iniciando un nuevo trabajo en una empresa que ya viene con un trabajo adelantado del SG, aunque no se han certificado.
    Revisando la documentación existente, ha sido un poco desordenada la gestión documental del sistema y actualmente evidencio que existieron documentos eliminados cuyos códigos se volvieron a usar y otras inconsistencias.
    Al respecto tengo varias dudas: primero si es posible arreglar nuevamente estas codificaciones y como sería la mejor forma de hacerlo para no generar aún mas confusión; y segundo al momento de hacer una auditoría a un SG, como verifica un auditor externo que esta situación de duplicación de códigos no se presente? esto dado que al eliminar un documento se saca del listado maestro de documentos y se archiva en la carpeta de obsoletos del responsable del SG, quedando solo como evidencia la solicitud de eliminación, es decir si se han tenido malas prácticas y se elimina el documento de la carpeta de obsoletos y no existe una solicitud de eliminación, como se puede verificar en un SG que un código se recicló?
    Quedo atenta y muchas gracias. Lindo día
  • AbnerKun
    • 8/01/21 16:21
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    Buen dia,

    Primeramente, felicidades por tu trabajo, te deseo exito.
    Y un gran reto por delante, que cumplir.

    A primera tienes que tener el sistema de gestión, parte documental y técnica debidamente codificado, puedes arreglarlas claro que si, te recomendaría hacer una solicitud de modifación de documentos y codificar en orden consecutivo todos los documentos, como hacerlo? pues tienes que tener claro que codificación usar, en mi SG utilizo esto: DI-PR-01; Di es las siglas de la empresa, PR es procedimienmto, y 01 el numero consecutivo; cuando te refieras a un formulario puedes codificarlo asi: DIPR01-FR-01, significa que el procedimiento DI-PR-01 tiene un formulario.

    El auditor no encontrará documentos duplicados puesto que ya los habras codificado inequivocamente.
    Si eliminas un documento evidentemente no estará en la lista maestra de documentos, digamos que no es una eliminación, sino, mas bien, una sustitución por cambio de versión, donde la versión antigua pasa a ser obsoleta. y claro debes dejar evidencia de la solcitud del cambio de la versión y que cambios le hiciste al documeto nuevo en su historial de versiones.

    Si en un dado caso eliminas el documento obsoleto, es una mala practica y si tu SG tiene un servidor pues el de informatica deberia recuperarte el documento, si no es asi, pues con el original o documento actual sacar de ahi ese documento que se eliminó, pero tener cuidado con la versión y esa copia que sacas pasarla a obsoleta.

    Saludos, un abrazo.
    Eliyepes, mas info al email: ing.abner94@gmail.com
  • David Saavedra Zárate
    • 11/01/21 16:46
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    Hola Eliyepes, antes de modificar, asegúrate de que la manera en que está codificada la estructura documental es práctica, confiable y si permite trazabilidad. Si esto es correcto y el personal ya está acostumbrado a esta codificación no es necesario modificar, solo genera una acción correctiva que te asegure que esto no volverá a ocurrir. Considera que al modificar todo de nuevo puedes crear más confusión, más trabajo y consumo de papelería.

    Al eliminar esta mala práctica, no debería preocuparte que el auditor externo vaya a encontrar dicha evidencia, con tu acción correctiva solucionas el problema. Mientras no suceda a partir de la fecha de tu acción correctiva estás generando una mejora.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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