Conservación y disposición de información documentada - Tema
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Foro: 7.5 Producción y prestación del servicio en ISO 9001

Conservación y disposición de información documentada

  • Karen Gómez
    #1
    • 7/11/20 21:08
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    • Reg.: 30/05/18
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    Buenas tardes,

    Entiendo que el tiempo de conservación de registros es definido por el usuario de acuerdo a la naturaleza del propio registro. Entonces, si llevo a cabo una auditoría y no se cuentan con registros pues su tiempo de conservación es de 6 meses y durante el ultimo semestre no se han generado registros, no es posible auditar de un periodo mayor?
  • Sonia_Spg
    #2
    • 10/11/20 12:42
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    Hola Karen,

    Como dices, el tiempo de conservación de los registros lo define la propia empresa. Durante una auditoría, se comprobaran los registros necesarios que demuestren que la actividad se está desarrollando según las pautas y metodologías de trabajo de la empresa, por tanto, no tiene sentido pensar que durante los últimos 6 meses no se haya generado ningún registro (eso significaría que no ha habido actividad alguna).

    Saludos.

    SPG Certificación
    www.certificadoiso9001.com
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    #3
    • 13/11/20 19:23
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    Karen Gómez escribió:
    Buenas tardes,

    Entiendo que el tiempo de conservación de registros es definido por el usuario de acuerdo a la naturaleza del propio registro. Entonces, si llevo a cabo una auditoría y no se cuentan con registros pues su tiempo de conservación es de 6 meses y durante el ultimo semestre no se han generado registros, no es posible auditar de un periodo mayor?


    Hola, adicional a lo que te comentan, te recomiendo conservar los registros al menos un periodo de certificación.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - Padrón Nacional de Evaluadores de mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176 Quality management and quality assurance
    - ISO/TC 207 Environmental management
    - ISO/TC 283 Occupational health and safety management

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Karen Gómez
    #4
    • 13/11/20 20:13
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    el procedimiento auditado es el de contratación de personal, al ser una institución educativa se trabaja por semestres y el tiempo de conservación es precisamente de 6 meses; para el presente semestre no se llevaron a cabo contrataciones de personal.
    Aquí entonces la recomendación sería que extendieran el tiempo de conservación para asegurar que siempre haya evidencia documental, y mostrar el procedimiento en operación?
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    #5
    • 13/11/20 22:08
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    Karen Gómez escribió:
    el procedimiento auditado es el de contratación de personal, al ser una institución educativa se trabaja por semestres y el tiempo de conservación es precisamente de 6 meses; para el presente semestre no se llevaron a cabo contrataciones de personal.
    Aquí entonces la recomendación sería que extendieran el tiempo de conservación para asegurar que siempre haya evidencia documental, y mostrar el procedimiento en operación?


    Hola, sería lo correcto mantener evidencia de la plantilla base por un tiempo indefinido y actualizarlo al menos de manera anual que es el tiempo entre cada visita de seguimiento.

    Te recomiendo consultar la norma ISO 21001, la cual es especial para las instituciones educativas.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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