Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Guardar documentación

  • 34760004
    • 16/03/09 9:39
    • Imagen de 34760004
    • Reg.: 11/03/09
    • Posts: 4
    (0/0)

    Hola a todos!

    Me ha surgido una duda sobre los registros.

    Que entiende la ISO como registros?

    -Se considera un registro el formulario de las no conformidades o se requiere de una lista donde consten todas ellas?

    -Otra cuestion es donde guardar los formulario de las No conformidades rellanados. No se si deberian estr en la misma carpeta que toda la documentación del SGC o bien puede estar por departamentos y que cada uno la guarde en su carpeta y se deje el registro en común?

    -A parte de los registros, puedo aprobar un documento solo pasandolo a pdf? O se puede insertar una firma escaneada?Es que mi jefe no quiere copias escritas y no se que hacer para aprobar los documentos

    PD: cuando hablo de carpeta me refiero a una carpeta digital de windows.

    Muchas gracias a todos!

  • Carlos Mago
    • 16/03/09 15:56
    • Imagen de Carlos Mago
    • Reg.: 4/02/09
    • Venezuela
    • Posts: 40
    (1/0)

    Que entiende la ISO como registros?

    son documentos que sirven para dejar evidencia de un proceso. la norma sino me equivoco exige 21 registros.  

    -Se considera un registro el formulario de las no conformidades o se requiere de una lista donde consten todas ellas?

    el formulario de las no conformidades es un tipo de documento, el cual se le conoce como formato (revisa la estructura documental de tu empresa).  

    -Otra cuestion es donde guardar los formulario de las No conformidades rellanados. No se si deberian estr en la misma carpeta que toda la documentación del SGC o bien puede estar por departamentos y que cada uno la guarde en su carpeta y se deje el registro en común?

    eso debe estar establecido en el procedimiento de control de documentos. de igugal forma te planteo como lo hacemos en la empresa donde trabajo. aca cada responsable de proceso lleva el control de sus no conformidades, elaborando las debidas acciones preventivas/correctivas para lo cual los archivan dentro del departamento de gestion de la calidad. eso ya es relevante donde se guarde, lo importante es realizarles el seguimiento a las mismas y comunicarlas en la revision por la direccion para estudiar el estado de las mismas.



    -A parte de los registros, puedo aprobar un documento solo pasandolo a pdf? O se puede insertar una firma escaneada?Es que mi jefe no quiere copias escritas y no se que hacer para aprobar los documentos

     ok nuevamente revisa el procedimiento de control de documentos de tu empresa, ahi debe estar establecido como se distribuyen los documentos originales y copias. en el caso de la empresa donde trabajo, los documentos se encuentran en fisicos/digital en el departamento de gestion de la calidad, donde cada departamento o jefe de procesos tienen sus procedimientos de los mismos, siendo en fisico y en digital. para el control de documentos electronicos estos se encuentran en la red de la empresa para su lectura mas no modificacion, ya que este pertene al dpto de gestion de la calidad. 

     en el caso de firmas escaneadas tambien se realizan en la empresa para la aprobacion de documentos en digital, siendo aprobado directamente por el represetante de la direccion para el sgc, es decir no basta con poner la firma escaneada sin autorizacion previa. saludos 

    _________________

     

    Carlos Mago

    Ingeniero Industrial

    Estudiante de Maestria de Gerencia de Calidad y Productividad

    Coordinador De Gestion de la Calidad

    E-Mail: Darkmago1984@gmail.com 

    Venezuela