Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Determinar qué procedimientos documentar (a parte de los obligatorios)

  • Karlivette
    • 8/03/09 5:58
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    Hola!!

    Como estan? Tengo dudas respecto a la identificación de procedimientos me confunde, pero espero que alguien pueda ayudarme a resolver mi duda, tengo documentados los procedimientos obligados por la norma, pero causa un poco de confusion el saber cuando tengo documentar un procedimiento sin llenarme solo de documentos como los puedo identificar de cuando hacer un procedimiento y cuando hacer un instructivo?? no deseo caer en solo estar documentando algo que no me aplique y solo llenarme de papeleo, espero alguien pueda ayudarme soy nueva en el puesto del sistema de calidad!!!! =S  Espero que alguien me ayude, muxas gracias!!!

    _________________

    Saludos!!

  • José Antonio Rivero
    • 8/03/09 17:29
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    Hola Karlivette:

    Tal y como afirmas, lo mejor a la hora de definir un Sistema de Gestión de Calidad es no documentar en exceso el sistema, para evitar la burocratización y, por tanto, el incumplimiento de los propios procedimientos.

    Lo habitual es documentar, como mínimo los 6 procedimientos que exige la norma, y documentar los procesos necesarios que hayamos identificado en nuestro Mapa de Procesos:

    - Proceso comercial

    - Proceso producción/ prestacion del servicio

    En cuanto a Instrucciones de Trabajo, lo mejor es analizar las necesidades reales de la organización, una instrucción de trabajo será necesaria para cubrir un proceso o parte de proceso concreto (uso de un equipo concreto, por ejemplo) siempre que se detecte que sin ella, es posible que el personal cometa errores en la producción.

    Aún así, si eres nueva en el puesto, mi recomendación es que durante el primer periodo de tiempo, te dediques a observar los diferentes procesos de tu organización y cómo los llevan a cabo, qué errores se cometen, etc.. para, con los datos e información obtenida, plantear a la Dirección y al resto de departamentos la documentación que se considere necesaria.

    Un saludo, y espero haberte ayudado

    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

    Web:http://www.grupoacms.com

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  • Carlos Mago
    • 9/03/09 20:34
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    Saludos Karlivette, bueno en cuanto a tu duda dejame decirte que la documentacion depende mucho de tu mapa de procesos de tu empresa, por lo cual al estudiar el mismo te permite determinar cuales son los procesos mas criticos que necesiten documentarse. yo opino que debes formar un equipo de trabajo por el cual utilizen ciertas herramientas de calidad, sea diagrama de pareto, tormentas de ideas, etc., para determinar cual es el nivel de criticidad de los procesos a documentar.

    ademas debo mencionarte que la documentacion depende mucho de la estructura documental elaborada para la empresa (estudia la norma iso 10013), la cual te permite identificar la documentacion de procedimientos, instructivos.

    tambien te recuerdo que los procesos se documentan con procedimientos y actividades con instructivos por lo cual los instructivos generalmente son mas a nivel operacional. esto lo puedes evidenciar en tu mapa de procesos de la empresa,  (si lo tienes)., el cual identifica los procesos principales (medulares, realizacion del producto y/o servicio), proceso de conduccion (direccion), y procesos de apoyo (secundarios, habilitadores). 

     

    _________________

     

    Carlos Mago

    Ingeniero Industrial

    Estudiante de Maestria de Gerencia de Calidad y Productividad

    Coordinador De Gestion de la Calidad

    E-Mail: Darkmago1984@gmail.com 

    Venezuela 

  • Karlivette
    • 11/03/09 18:20
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    Hola, Hola!!!

     Gracias por la información!! Por aki andare con todas mis dudas...jeje!

    _________________

    Saludos!!

  • JesusB
    • 25/03/09 13:35
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    (1/1)

    Yo recomendaria los siguientes:

     

    Revisión por la Dirección

    Diseño (si se tiene)

    Gestión de Pedidos

    Producción

    Compras

    Control de la Documentación (aquí incluiríamos el control de los documentos y el de los registros)

    Producto no conforme, Acciones Correctivas y Preventivas

    Auditorias Internas

    Formación

     

    _________________

    Un saludo,

    Jesus

    http://calidadindustriaalimentaria.wordpress.com/

  • Karlivette
    • 25/03/09 21:00
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    (0/0)

    Muchisimas Gracias!!

    Una pregunta, por el momento estoy realizando el procedimiento Control de los Registros, pero hasta donde voy ya tengo el Procedimiento Control de Documentos y Elaboración de documentos, claro estos 2 ultimos por separado, bueno pero en estos procedimientos ya enliste algunos formatos que son necesarios, a lo que voy esque el formato pues son formatos diseños que necesito para el control de la información y los REGISTROS es la información o la historia que se vaya registrando en los formatos, no?? Pero ahora que estoy en el Procedimiento Control de Registros me encuentro con la enorme duda de ¿Como identifico los registros de los formatos? es decir cada formato tiene un codigo, pero estos a su vez se convierten en registros, como los identifico, o aunque yo estoy haciendo un formato les pongo el código de registro, espero que me entiendan, o ya me enrede yo solita  =) En resumen cuando hago el diseño de un formato, en lugar de ponerle el codigo p.e. FR.CA.29 (Formato.Area de Calidad.#Consecutivo), tengo que poner RG.CA.29 (Registro.Area de Calidad.#Consecutivo), y en los documentos cundo haga la refencia ha estos formatos pongo RG.CA.29 por ejemplo, no??

    Alguien me puede dar algun consejo???

    Muchas gracias de antemano............

    _________________

    Saludos!!

  • Joanusb
    • 23/06/11 20:03
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    (0/0)

    Buenas tardes a Todos,

     tengo una duda con respecto a que procedimientos debo documentar en la empresa, el mapa de proceso adjunto  es el propuesto en la misma, ¿Debo documentar los procesos que tienen que ver con el proceso de ventas, compras, y almacen? o tambien debo incluir en los procedimientos aquellos realizados por Recursos Humanos y Tecnologias de Informacion.  

     Agradeceria su  ayuda, Slds.

     




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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 25/06/11 17:32
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    Karlivette escribió:

    Muchisimas Gracias!!

    Una pregunta, por el momento estoy realizando el procedimiento Control de los Registros, pero hasta donde voy ya tengo el Procedimiento Control de Documentos y Elaboración de documentos, claro estos 2 ultimos por separado, bueno pero en estos procedimientos ya enliste algunos formatos que son necesarios, a lo que voy esque el formato pues son formatos diseños que necesito para el control de la información y los REGISTROS es la información o la historia que se vaya registrando en los formatos, no?? Pero ahora que estoy en el Procedimiento Control de Registros me encuentro con la enorme duda de ¿Como identifico los registros de los formatos? es decir cada formato tiene un codigo, pero estos a su vez se convierten en registros, como los identifico, o aunque yo estoy haciendo un formato les pongo el código de registro, espero que me entiendan, o ya me enrede yo solita  =) En resumen cuando hago el diseño de un formato, en lugar de ponerle el codigo p.e. FR.CA.29 (Formato.Area de Calidad.#Consecutivo), tengo que poner RG.CA.29 (Registro.Area de Calidad.#Consecutivo), y en los documentos cundo haga la refencia ha estos formatos pongo RG.CA.29 por ejemplo, no??

    Alguien me puede dar algun consejo???

    Muchas gracias de antemano............

    Aqui suelen surgir dudas, a la identificación que se refiere el procedimiento  es a como vas a "saber" cuales son los "registros x" y cuales los "registros y", es decir dentro de tu archivo como saber cual es cual, la identificación que mencionas en rojo son las de los formatos que se colocaron al seguir tu control de documentos, no tienes que modificar nada de eso, ahora la codificación dependera de la cultura de la empresa ya que entra menos cultura (de calidad) más simple debes codificar.

    Saludos 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 25/06/11 17:34
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    Joanusb escribió:

    Buenas tardes a Todos,

     tengo una duda con respecto a que procedimientos debo documentar en la empresa, el mapa de proceso adjunto  es el propuesto en la misma, ¿Debo documentar los procesos que tienen que ver con el proceso de ventas, compras, y almacen? o tambien debo incluir en los procedimientos aquellos realizados por Recursos Humanos y Tecnologias de Informacion.  

     Agradeceria su  ayuda, Slds.

     

    Deberías documentar los procedimientos que hagan referencia a las actividades críticas de la empresa, en donde una pequeña v ariación en el órden de ellas conllevaría a un producto no conforme o incluso al decaimiento del proceso entero.

    Hazte la pregunta:

    ¿Que pasaría si no sigo el órden correcto?

    Esto te ayudará mucho.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
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    • 30/06/11 17:18
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    (1/0)

    Wilbert te he borrado el post final que estaba duplicado, que a veces los moderadores también nos equivocamos.

    Sobre el mapa de procesos y los procedimientos decir que lógicamente los procesos que mencionas Joanusb son procesos que podríamos considerar claves y deberías concretarlos en su procedimiento.

    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
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    Hola:

    Cuando iniciamos la implementación de un SGC en la organización nos da por documentar todo y codificar todo, ésto hace del sistema una gestión muy pesada, burócrata y dificil de mejorar.

    Cuando la norma indica "procedimiento documentado" es un requisito que debemos cumplir, esos procedimientos deben existir para poder certificar, más lo que la organización considere necesario; cuales son esos necesarios?, como determinarlos?.

    Debemos considerar primero a aquellos procesos que forman parte importante en la elaboración del producto y que influyen también en su calidad y funcionamiento, así como en la satisfacción del cliente.

    Segundo, aquellos procesos que siguen una secuencia lógica para lograr el resultado planificado y que sin ese orden podría existir riesgo de falla, aquellos que requieren o se basan en datos técnicos (temperatura, humedad, peso, densidad, etc), o que requieren de un cuidado minuciosos en su elaboración y que requiere de un apoyo para su elaboración, de tal manera que la persona que ejecute dicha actividad, así sea de nuevo ingreso, la realice al menos con la misma calidad.

    Esos son los procesos que debemos documentar.

    Cada proceso documentado para lograr su objetivo tienen indicadores de gestión que debemos controlar para lograr dicho objetivo, esos indicadores son los que vamos a registrar en los formatos (registros), que serán la evidencia del control de las actividades y que sirvan para controlar y mejora la calidad del producto obtenido por dicho proceso, si todo aquello que registremos no realiza esta función es basura y no se debe documentar.

    Cada formato o registro se debe codificar, preferentemente siguiendo la trazabilidad con su procedimiento del cual surge.

    Ejemplo:

    F-10 Procedimiento de compras

    F-10A Formato de requisición de compras

    F-10B Formato de orden de compra

    Etc.

    Espero ayude mi explicación.

    Saludos 

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Joanusb
    • 30/06/11 18:12
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    Mas claro que el agua. Gracias.

    Saludos,

    Joan Agreda.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/07/11 22:53
    • Moderador
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    one escribió:

    Wilbert te he borrado el post final que estaba duplicado, que a veces los moderadores también nos equivocamos.

    Sobre el mapa de procesos y los procedimientos decir que lógicamente los procesos que mencionas Joanusb son procesos que podríamos considerar claves y deberías concretarlos en su procedimiento.

    Saludos

    Rafael

     

    Correctomundo.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas