Foro: Versión ISO 9001 de 2015

Dudas auditoria

  • Karen Gómez
    • 26/10/19 6:05
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    (0/1)
    Buenas noches,

    Estamos llevando a cabo la auditoría interna dentro de mi Instituto, pero me surgieron dos dudas y quisiera que me apoyaran:

    *en el procedimiento de revisión por dirección está especificado un requisito que indica que "Es responsabilidad de cada Subdirección de área informar al personal a su cargo, los resultados de la Revisión por Dirección General", sin embargo no se tiene evidencia de que se haya realizado.. ¿es un hallazgo?

    *de igual forma en el procedimiento de estructura académica, se especifica un requisito, que contiene un debe: "La carga académica al personal docente no deberá exceder de más de cuatro materias diferentes" sin embargo para este semestre hay docentes que exceden las 4 materias. se presentó una solicitud ante dirección general donde solicitan autorización para ello, y la respuesta fue afirmativa, mi duda es si aún así hay incumplimiento o cómo se procede desde la auditoría en este requisito
  • QSYSMX
    • 28/10/19 3:57
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    • Reg.: 8/05/12
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    (0/1)
    En ambos casos son no conformidades, pero se arreglan fácil.
    En la primera simplemente que se comuniquen los resultados y haz una minuta y listo.
    En el segundo, corrige el procedimiento y ya.
  • Karen Gómez
    • 28/10/19 16:37
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    (0/0)
    En este caso, ¿tendría que dejarlas como no conformidades dentro de la auditoría y realizar acciones correctivas?

    Esque el ultimo auditor externo me observó el procedimiento de AC y me indicó que forzosamente tengo que realizar correcciones y AC cuando se presente una no conformidad, de acuerdo a la norma.. En este caso ¿puedo aplicar sólo corrección?
  • QSYSMX
    • 28/10/19 16:45
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    (0/0)
    si, la norma pide dejar evidencias.
    La norma también dice que de acuerdo al problema es la solución que se propone, si es un evento aislado como lo dices, con una corrección es suficiente.

    Saludos+
  • Karen Gómez
    • 28/10/19 16:49
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    (0/0)
    Muy bien, entonces en este caso dejo las no conformidades, se aplican las correcciones y puedo tener evidencia de ello como minuta y modificación del procedimiento, aunque no realicemos una solicitud de acción correctiva?

    O es preferible realizar la solicitud y llenar el apartado de corrección e indicar que acción correctiva no aplica?
  • QSYSMX
    • 28/10/19 16:59
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    (0/0)
    No se como manejas tus formatos, lo importante es que exista la noconformidad y la evidencia de que hiciste algo, si te preguntan cual es la acción para corregir.
    puedes decir qur fue una simple corrección, que no requeriste hacer un analisis de causa.
    tal corrección debe estar documentada en un formato de " correcciones" o de " acciones correctivas" pero solo aplica corrección.
    Hay empresas que usan formatos separados, otras un solo formato "acciones correctivas" y dentro seleccionas que usas, solo corrección o accion correctiva con analisis de causa.
    Saludos
  • Karen Gómez
    • 28/10/19 17:32
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    (0/1)
    muy bien, entiendo lo que debo hacer. Muchas gracias por su apoyo!
  • David Saavedra Zárate
    • 28/10/19 18:17
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    (0/0)
    Hola Karen, La norma establece que se deben cumplir los requerimientos de la misma, incluyendo otros requerimientos, dentro de los cuales están los requerimientos de la organización, los legales, etc.

    Si tu procedimiento lo establece, es un requerimiento de la organización, por algo se estableció que no deben ser más de 4 materias, al rebasar ese número es claro que no se esta cumpliendo y es una NC.

    Cuando realicen el análisis de causa revisen porqué determinaron que sean 4 materias, debe tener algún sentido, si pueden modificarlo adelante para que tengan ese problema nuevamente, pero si tiene que ver con ética en el trabajo también considérenlo.

    En cuanto a la comunicación del resultado de la RD, es el mismo caso, si no se llevó a cabo es una NC, es un requisito de la norma. Mucho en este caso esperamos una minuta de reunión, no siempre será así, puede ser un correo, puede ser a través de algunos gráficos en pizarras informativas, etc.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Karen Gómez
    • 28/10/19 18:56
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    (0/1)
    Buenas tardes,

    En este caso tenía claro que era una no conformidad, sin embargo por el grado de impacto dudaba si es necesario hacer un análisis de causa raíz y acción correctiva como tal y si sólo con una corrección es suficiente.

    En la auditoría de certificación me observaron el procedimiento de AC debido a que estaba abierto a realizar corrección o AC, y me indicaron que debía hacer ambas, ¿es correcto?

    En el caso de las 4 materias, me tocó auditarlo a mi, y este requisito se puso para que el docente tuviera flexibilidad y mejor desempeño en cuanto a la impartición de clases y su correspondiente evaluación, como es auditoría interna, yo sugería hacer el análisis y quizá si es conveniente este requisito para la institución, pero no siempre se puede cumplir, dejarlo un poco más abierto en los requisitos quizá algo como "preferentemente deberán cursar 4 materias como máximo, de lo contrario, se solicitará autorización ante dirección general" lo último debido a que, en efecto, para asignarlas solicitaron una autorización, pero olvidaron el requisito del procedimiento y por ende el incumplimiento en el SGC
  • David Saavedra Zárate
    • 28/10/19 19:01
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    (0/0)
    Hola, siempre que haya una NC debe haber corrección, análisis de causa, acción correctiva y evaluación de la eficacia de dichas acciones para poder cerrar dicha NC.

    En lo que respecta al otro caso, tu análisis es correcto, pueden hacerlo más abierto y flexible.

    Saludos Karen
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  • Karen Gómez
    • 28/10/19 19:23
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    (0/1)
    Muchísimas gracias por su apoyo, ya me quedó un poco más claro el panorama
  • Karen Gómez
    • 28/10/19 21:13
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    (0/0)
    Perdón, estoy elaborando las notas de auditoría, pero me surje la duda. En cuanto a estas no conformidades ¿qué requisito de la norma se incumple? ¿Sería el 8.2.3.1?
  • David Saavedra Zárate
    • 28/10/19 21:29
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    (0/0)
    Una de las NC si, la otra corresponde a la revisión por la dirección.

    Saludos
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  • Karen Gómez
    • 28/10/19 22:18
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    • Reg.: 30/05/18
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    (0/0)
    Dentro de la norma no hay un requisito que obligue a difundir los resultados de revisión por dirección, sin embargo al ser un requisito definido en dicho procedimiento se incumple con el 9.3. Para la redacción de la no conformidad ¿se pone directo el requisito 9.3 sin hacer mención a ningún debe?
  • QSYSMX
    • 2/11/19 23:56
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    • Reg.: 8/05/12
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    (0/0)
    Porque no hay la comunicación, ahi podría caber.
    Por otro lado, puedes poner el documento y la referencia del procedimiento, punto 3.4,etc.
  • Rebeca
    • 23/10/20 16:33
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    (0/0)
    Buenos días

    Respecto al proceso de auditoria interna tengo las siguientes dudas:

    1. Durante la revisión documental inicial, es conveniente solicitar con antelación y hacer revisión de registros, o esto último se debe reservar para la revisión directa en el proceso?

    2. Como parte del levantamiento de los hallazgos se debe adjuntar copia de los registros, certificados, informes y otros similares mostrados como evidencia? o es suficiente con hacer referencia a los mismos en los comentarios de la auditoria?

    Gracias de antemano.
    Saludos
  • ZEUS_DARK
    • 23/10/20 18:54
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    • Reg.: 14/04/15
    • Nuevo León, México
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    (0/0)
    Hola buen día.

    Respecto a tus dudas en cuanto al proceso de auditoria interna, se puede pedir con antelación información como procedimientos, instructivos, manuales y los formatos que usa el área. Ahora en cuanto a la revisión de los registros, lo ideal es revisarlos durante el proceso de auditoria, en caso de ser una muestra grande, se le indica al auditado que deberá proporcionar dicha muestra o "x" cantidad de registros para su revisión posterior esto para no demorar el tiempo de auditoria.

    En cuanto al segundo punto, es suficiente con indicar la referencia de los documentos que se revisaron y que sirven para sustentar el hallazgo. Las referencias deben ser incluidas tanto en la descripción del hallazgo como en las evidencias, indicando nombre, clave si es que manejan, fechas, numero de hoja, etc.
    Con esto, ya no es necesario anexar al reporte copias físicas de los documentos.
    Saludos.
  • David Saavedra Zárate
    • 23/10/20 23:07
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    • Reg.: 18/09/09
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    (0/0)
    Respondo a tus dudas:

    1. Durante la revisión documental inicial, es conveniente solicitar con antelación y hacer revisión de registros, o esto último se debe reservar para la revisión directa en el proceso?

    No se deben revisar los registros, solo procedimientos, manuales, instructivos, tampoco deben revisarse en los procesos a ser auditados. Es parte del profesionalismo e integridad.

    2. Como parte del levantamiento de los hallazgos se debe adjuntar copia de los registros, certificados, informes y otros similares mostrados como evidencia? o es suficiente con hacer referencia a los mismos en los comentarios de la auditoria?

    Por ningún motivo el auditor debe llevarse copia de información, todo debe registrarse a través de la lista de verificación, de ahí que la redacción debe contener información exacta y verás de los hallazgos. Principio importante de auditoría.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

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  • Rebeca
    • 26/10/20 18:00
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    • Reg.: 22/11/17
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    (0/0)
    Buenos días, gracias por sus comentarios, sin embargo me confunde un poco la respuesta del primer punto.

    Si en un procedimiento esta establecido que se debe generar un registro, como se evidencia que efectivamente se esta llevando y de la manera correcta si no se audita el registro en si mismo?

    Gracias de antemano
  • Karen Gómez
    • 26/10/20 18:04
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    (0/0)
    Sí es posible revisar los registros, precisamente para asegurarse que se cuenta con la evidencia objetiva de la aplicación correcta del procedimiento; sin embargo, usted pregunta si se pueden solicitar con antelación, a lo que respondieron que no es posible.

    Cualquier revisión de registros debe llevarse a cabo durante la auditoría; en este sentido, tampoco es válido llevarse copias de los registros. Todo contacto con registros se realiza únicamente mientras se audita, es en ese momento cuando usted recopila la información que requiere de ellos.
  • Rebeca
    • 26/10/20 18:28
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    • Reg.: 22/11/17
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    (0/0)
    Si efectivamente ya se aclaro que los registros no se solicitan con antelación.

    Mi última consulta esta referida a la segunda parte de la respuesta proporcionada donde se indica que tampoco se deben auditar los registros en los procesos (como parte del profesionalismo e integridad), de allí mi confusión.

    Bajo ningún concepto quiero forzar que se valide como aceptable una determinada práctica, sólo es una consulta.

    Gracias a todos por sus comentarios.
  • David Saavedra Zárate
    • 26/10/20 19:09
    • Moderador
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    • Reg.: 18/09/09
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    (0/0)
    Hola Rebeca, estamos hablando de revisión con antelación:

    1. Durante la revisión documental inicial, es conveniente solicitar con antelación y hacer revisión de registros, o esto último se debe reservar para la revisión directa en el proceso?

    La revisión con antelación es la preparación del auditor, puede revisar (No evaluar ni auditar) procedimientos y otros documentos, a excepción de los registros, éstos se evalúan en la ejecución de la auditoría.

    Estas revisiones o preparación del auditor no se llevan a cabo en los procesos, me refiero físicamente.

    Cuando se ejecuta la auditoría es claro que se deben evaluar los registros.

    Espero quede más claro.

    Saludos
    _________________

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Rebeca
    • 27/10/20 23:29
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    (0/0)
    Ing. Saavedra

    Gracias por por suministrar la aclaratoria adicional, entiendo totalmente a que se refiere.

    Saludos