Control de Documento - Digital - Tema
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Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de Documento - Digital

Temáticas
  • Roberto Alcivar
    #1
    • 28/01/09 21:25
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    • Reg.: 28/01/09
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    Estimados:

    Implementamos una Intranet, permitiendo a todo el personal revisar sus procedimientos, instructivos, etc por medio de una interfaz web.

    Anteriormente en el proceso manual entregabamos a cada área una copia del manual sellado con la frase "Copia Controlada",luego pasar por cada área y solicitar la copia anterior y entregar la nueva, luego firmar la recepción del nuevo documento...  pude ver que podiamos ahorrar recursos (papel, tiempo, esfuerzo, etc) digitalizando los manuales de calidad....

     Mi pregunta es... estoy haciendo lo correcto?
    - Al tener  todos los manuales digitalizados es conveniente mantener la flase "Copia controlada"..
    - Cada documento original tiene la firma del Representante de la Dirección, responsable del área y coordinador de calidad.... estas firmas tambien debe estar en el documento digitalizado....???.... lo mensiono por cuestiones de seguridad interna...!!
    - Con este cambio a digital no estoy solicitando las firmas de las áreas por cada cambio (Registro control de documento), sino que envio un correo indicando las modificaciones.

    Alguno de ustedes que haya implementado la digitalización de sus manuales que pueda darme recomendaciones, sugerencia, algun ejemplo del procedimiento "Control de Documentos" para aplicarlo a la empresa donde laboro...

    Gracias a todos por su tiempo, confio en ustedes que podran darme su mejor apoyo.

    Atentamente,

    Roberto Alcivar
    eMail: ralcivar@hotmail.com
    calcivar@espol.edu.ec

  • jezzzzz
    #2
    • 28/01/09 23:28
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    HOLA

    MIRA, ESTE ES MI CONSEJO PUESTO QUE ASI LO MANEJO:

    1. LOS DOCUMENTOS ORIGINALES SON AQUELLOS QUE TIENEN LAS FIRMAS AUTOGRAFAS.
    2. LOS DOCUMENTOS QUE TIENES EN LA INTRANET SON "COPIA CONTROLADA".
    3. CUALQUIER IMPRESION O COPIA QUE HAGAN DE LOS DOCUMENTOS DE LA INTRANET, SE CONSIDERAN COPIAS NO CONTROLADAS.

    DICHO LO ANTERIOR TE SUGIERO:

    • QUE TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SUBISTE A LA INTRANET TENGAN LA LEYENDA EN LA PARTE INFERIOR DE CADA HOJA "FUERA DE LA INTRANET (O SISTEMA " ") ES COPIA NO CONTROLADA".
    • EN TU PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOC HAS LA ACLARACION DE QUE ENVIARAS LAS NOTIFICACIONES DE CAMBIOS VIA E-MAIL Y DENTRO DE TU INTRANET TE RECOMIENDO UNA SECCION DE NOVEDAD O AVISOS DONDE TAMBIEN PONGAS A LA VISTA DE TODOS QUE HAY DOCUMENTOS ACTUALIZADOS.
    • EN TU PROC DE CONTROL DE DOC HAS LA ACLARACION DE QUE CUENTAS CON LA INTRANET Y AHI ESTARA TU COPIA CONTROLADA. PON LA DIRECCION WEB.
    • ORGANIZA UNA REUNION CON LA GENTE QUE ACCESARA A LA WEB PARA EXPLICARLES BIEN COMO LOCALIZAR LOS DOCUMENTOS, EL MAPA DEL SITIO, QUE VENTAJAS TIENE EL POSEER LA WEB, HACERLES CONCIENCA DE LA IMPORTANCIA DE VISITAR LA WEB Y CON QUE PERIODICIDAD...

    BUENO, YA SE ME ACABO EL CHURRO, ESPERO HABER SIDO DE AYUDA

     

    _________________

    Cordialmente, 

    Ing. Jesusita Gutiérrez Sandoval Kiss

  • MARCO CESAR
    #3
    • 13/02/09 2:10
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    Mi pregunta es... estoy haciendo lo correcto?


    - Al tener  todos los manuales digitalizados es conveniente mantener la flase "Copia controlada"..

     Considero que no es necesario ya que todos los consultores tendran acceso al mismo documento y por otro lado es obvio que el documento que esta en la intranet es el oficial y es el controlado..al menos que haya varias copias del mismo documento en la intranet que creo que no es el caso. Algo de lo que te recomendo jeezz debes dejarlo claro en tu procedimiento de control de documentos


    - Cada documento original tiene la firma del Representante de la Dirección, responsable del área y coordinador de calidad.... estas firmas tambien debe estar en el documento digitalizado....???.... lo mensiono por cuestiones de seguridad interna...!!

    Consdiero que no es necesario, siempre y cuando tengas algun otro metodo o forma de que estos documentos que estan en intranet fueron autorizados de alguna forma...a lineado a lo que hayas establecidos en tu procedimiento


    - Con este cambio a digital no estoy solicitando las firmas de las áreas por cada cambio (Registro control de documento), sino que envio un correo indicando las modificaciones.

    si te refieres a un tipo de acuse de recibo de entrega del documento, ni aunque la distribuciòn fuera 100% impresa es necesario, ya que esto es burocracia para el sistema es solo cuidarse las espalda de a quin hecharle la bronca en caso de que no se encuentre, pero como SGC no agrega valor y si requiere de recursos, nosostros manejamos parte de la documentacion impresa y tenemos 8 a los sin firmas de acuse de recibo, nunca ha sido cuestionado...

    ahora bien el tener documentos electronicos te lleva a que revises y tengas bien fuerte lo que es TI, en cuando a control de accesos, seguridad, respaldos de informaciòn, disponibilidad del intranet segura para conusltar los documentos cuando se requiera, etc...revisa con el departamento de sistemas o informatica de tu empresa que tiene sobre esto...ya que el control o parte del control te lo llevaste a otro lado

    saludos

  • RCL
    #4
    • 13/02/09 17:17
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    • Reg.: 10/06/08
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    Concuerdo con MarcoCesar.

    Yo tengo toda la documentacion digitalizada y lo que hago es identificar los documentos con la leyenda " No controlada al ser impresa" y he tratado de concienciar a los usuarios de las ventajas de no imprimirlos.


    Estos documentos distribuidos a través de la red no llevan las firmas de aprobación. Yo guardo el original impreso con las firmas y guardo la copia en la carpeta de consulta de los usuarios.


    Para el control de los documentos envio un mail a todos los usuarios de los documentos que hayan sufrido cambios y registro a todos los usuarios que se lo envvie, pues en caso de cambios tendrias que informarselos a esos usuarios.


    Para evitar nodificaciones yo las copias las llevo a pdf antes de ubicarlas en la carpeta de consulta, Tambien podrias hacerlo asignando permisos de lectura solamente.