Control de información documentada - Tema
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Foro: Versión ISO 9001 de 2015

Control de información documentada

  • Karen Gómez
    #1
    • 25/11/18 4:16
    • Imagen de Karen Gómez
    • Reg.: 30/05/18
    • Posts: 47
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    Que tal,

    Estoy por implementar un sistema de gestión en una institución educativa, pero quisiera conocer su opinión acerca del control/administración de la información documental. ¿Qué software utilizan para ello? ¿cuál me recomiendan? en todo caso, ¿es posible llevarlo a cabo sin un software en específico, por ejemplo a través de una intranet?
  • QSYSMX
    #2
    • 25/11/18 5:40
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    • Reg.: 8/05/12
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    No sé dónde estás, pero aquí en México conozco varios muy buenos.
    En el caso que desees un software para la gestion, pero también puedes hacerlo en forma manual, hacerlo en un intranet, no es tan fácil,no te da funcionalidad a menos que hagas un desarrollo local, se puede usar Sharepoint, pero no es fácil de usarlo.
  • Karen Gómez
    #3
    • 25/11/18 5:45
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    • Reg.: 30/05/18
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    Estoy en México,en el estado de Durango. En mi institución ya utilizamos el master web, desconozco porqué lo cambiaron y actualmente tenemos el eQDZ pero hasta donde tengo entendido lo proporciona el gobierno del estado, lo cual hace que no seamos propietarios totalmente y dependamos de un externo.
    Quiero cambiarlo además de implementar otro para un sistema fuera de mi estado.
  • QSYSMX
    #4
    • 25/11/18 6:16
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    • Reg.: 8/05/12
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    El eqdz se me hace bastante bueno funciones y costo, el proveedor está en MTY
  • Karen Gómez
    #5
    • 25/11/18 14:19
    • Imagen de Karen Gómez
    • Reg.: 30/05/18
    • Posts: 47
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    Entonces puedo considerarlo una buena herramienta y lo adquiero directamente con el proveedor, para no depender del gobierno. ¿usted lo ha utilizado? El inconveniente que tengo ahorita es que no he podido enlazar los correos y todas las notificaciones se envían dentro del sistema y si el personal no lo consulta no se entera. Supongo que al adquirir la licencia puedo solucionarlo, es así?
  • QSYSMX
    #6
    • 25/11/18 14:52
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    • Reg.: 8/05/12
    • Posts: 268
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    Si lo recomiendo, pasame tu correo y te doy más datos.
    Saludos
  • Karen Gómez
    #7
    • 26/11/18 16:15
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    • Reg.: 30/05/18
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    Le dejé un mensaje privado, muchas gracias por su apoyo!
  • QSYSMX
    #8
    • 26/11/18 23:32
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    • Reg.: 8/05/12
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    Karen, ya te pase la información.
  • Karen Gómez
    #9
    • 26/11/18 23:49
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    • Reg.: 30/05/18
    • Posts: 47
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    Hola,
    No me ha llegado, esperaré un momento a ver si llega o nos comunicamos por mensaje privado.

    muchas gracias
  • David Saavedra Zárate
    #10
    • 27/11/18 15:12
    • Moderador
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    • Reg.: 18/09/09
    • México
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    Hola Karen, te mando un contacto si gustas, esta persona puede hacerte una presentación por videoconferencia de un software.

    Amanda Godoy
    amanda@qualyteam.com.br

    www.qualyteam.com

    Puedes decirle que te recomendé con ella para que te de un precio preferencial.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • Karen Gómez
    #11
    • 27/11/18 16:38
    • Imagen de Karen Gómez
    • Reg.: 30/05/18
    • Posts: 47
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    Buenos días,

    Muchas gracias, tomo sus datos para contactarme.

    Saludos
  • David Saavedra Zárate
    #12
    • 27/11/18 16:58
    • Moderador
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    Con toda confianza, saludos
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    Atentamente

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  • Rebeca
    #13
    • 13/12/18 15:18
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    Buenos días

    Tengo la siguiente inquietud respecto a los registros:

    Una característica que se debe cumplir es la integridad en la información presentada, sin embargo para los formularios con capacidad para múltiples registros tengo la inquietud acerca de cual es la mejor forma (si es que la hay) para hacer una enmienda en caso que la persona se equivoque al momento de hacer la anotación y que la corrección no termine pareciendo una alteración del valor obtenido.

    Si me pueden ayudar lo agradezco.

    Saludos
  • David Saavedra Zárate
    #14
    • 14/12/18 14:31
    • Moderador
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    Nos das un ejemplo Rebeca?
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    Atentamente

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  • Rebeca
    #15
    • 17/12/18 12:47
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    Buenos días

    Les describo mejor la inquietud:

    Se tiene un formulario para registrar el resultado del análisis de productos en el cual se pueden registrar las evaluaciones de hasta 15 productos. Supongamos que el analista del laboratorio al momento de hacer la anotación del resultado para un producto anota erróneamente el valor (tal como podría pasar cuando escribimos un cheque por ejemplo), porque quizá se distrajo y simplemente anoto mal, pero contrario al ejemplo del cheque en el que se anula y se genera uno nuevo, este registro no se puede descartar porque hay otros registros en ese mismo formulario. En una posible situación como esta hay una forma aceptable de generar una enmienda en el error? o como se debe proceder?

    Me surge la duda porque creo que es una situación que podría presentarse como parte del error humano, y me gustaría saber cual debería ser la forma correcta de manejar un escenario de este tipo.

    Saludos y gracias de antemano
  • David Saavedra Zárate
    #16
    • 17/12/18 15:20
    • Moderador
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    No
    Hola Rebeca, realmente no debería haber un error al transcribir la información, si lo permites tendrás mucha información errónea y con posible manipulación. En este caso, desde mi punto de vista no debe haber error en el registro.

    Saludos
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    Atentamente

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  • Rebeca
    #17
    • 17/12/18 18:44
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    No
    Entendido. Gracias por su apreciación Ing. Saavedra.

    Saludos
  • Rebeca
    #18
    • 25/01/19 15:13
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    No
    Saludos desde Venezuela

    Para la actividad de almacén de la empresa en la que trabajo (y donde actualmente estamos desarrollando los procesos, la documentación y la estructura del SGC), se escribieron 5 procedimientos. Actualmente estoy evaluando la posibilidad de fusionar dos de dichos procedimientos con los otros restantes, sin embargo esta el punto de la codificación, ya que los procedimientos que deseo eliminar tienen asignado el código 03 y 04. Podría eliminar estos procedimientos y reasignar el código al procedimiento 05 para no perder la secuencia?

    Agradecida. Quedo atenta a sus comentarios.
  • David Saavedra Zárate
    #19
    • 25/01/19 16:43
    • Moderador
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    • Reg.: 18/09/09
    • México
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    No
    Hola Rebeca, una vez que eliminas y das de baja un procedimiento se realiza con todo y código, pues el código es como su acta de nacimiento. Si lo vuelves a utilizar puedes crear confusión y no es recomendable.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Rebeca
    #20
    • 11/04/19 14:49
    • Imagen de Rebeca
    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
    • Posts: 44
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    Saludos desde Venezuela nuevamente

    En esta oportunidad recurro a este foro con la siguiente inquietud:
    En la empresa donde trabajo el formulario que se estaba utilizando para elaborar las ordenes de producción estaba en unos talonarios de múltiples copias con unos de control pre impresos.

    Como se está desarrollando un nuevo SGC (ya que toda la información y aplicación del anterior se perdió en el tiempo), se modificó dicho formulario (incluyendo el código de identificación ISO del mismo).

    Mi duda es: si deseo elaborar unos nuevos talonarios con este nuevo formato, la numeración pre impresa debe continuar donde termino la numeración de los talonarios anteriores o puedo solicitar comenzar desde cero? Esto pordría ser una no conformidad? O puedo incluir un nota aclaratoia en el procedimiento donde se utiliza este formulario?

    Espero haberme explicado

    Saludos y gracias
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    #21
    • 20/04/19 3:45
    • Moderador
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    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
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    Rebeca escribió:
    Saludos desde Venezuela nuevamente

    En esta oportunidad recurro a este foro con la siguiente inquietud:
    En la empresa donde trabajo el formulario que se estaba utilizando para elaborar las ordenes de producción estaba en unos talonarios de múltiples copias con unos de control pre impresos.

    Como se está desarrollando un nuevo SGC (ya que toda la información y aplicación del anterior se perdió en el tiempo), se modificó dicho formulario (incluyendo el código de identificación ISO del mismo).

    Mi duda es: si deseo elaborar unos nuevos talonarios con este nuevo formato, la numeración pre impresa debe continuar donde termino la numeración de los talonarios anteriores o puedo solicitar comenzar desde cero? Esto pordría ser una no conformidad? O puedo incluir un nota aclaratoia en el procedimiento donde se utiliza este formulario?

    Espero haberme explicado

    Saludos y gracias


    Hola, si el sistema se abandonó se puede considerar que dejó de existir y no se mantuvo, esto es una oportunidad para poder iniciar desde cero el sistema, realizando las adecuaciones pertinentes, no veo mayor problema que dichos talonarios se comiencen desde cero, siempre y cuando esto no cause un conflicto o una contradicción y una confusión por un número repetido. Considero prudente que si vas a iniciar desde cero, el personal involucrado sea informado para que este consciente de este cambio.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - Padrón Nacional de Evaluadores de mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176 Quality management and quality assurance
    - ISO/TC 207 Environmental management
    - ISO/TC 283 Occupational health and safety management

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: direccion@veritasdemexico.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Rebeca
    #22
    • 22/04/19 14:18
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    • Reg.: 22/11/17
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    Buenos días

    Gracias por su respuesta. Opino lo mismo, sin embargo quería confirmar para estar segura, ya que me preocupa que esto pueda ser una no conformidad.

    Saludos
  • Rebeca
    #23
    • 1/10/20 14:59
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    Buenos días

    Me encuentro evaluando los registros que se de todos los procesos para determinar cuales podrían migrarse a una modalidad de archivo en electrónico, sin embargo tengo la inquietud de que aspectos se deben tener en cuenta para poder tomar la decisión, ya que en algunos casos se ha establecido para estos registros por control interno y para el mismo SGC que lleven la firma de alguno de los responsables de los procesos.

    Agradezco la orientación que me puedan dar en este sentido.
  • Sonia_Spg
    #24
    • 8/10/20 9:30
    • Imagen de Sonia_Spg
    • Reg.: 27/06/18
    • Posts: 25
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    Hola Rebeca,

    Los registros pueden mantenerse en cualquier tipo de soporte, no hay excepciones. El archivo electrónico genera menos papeleo y es más respetuoso con el medio ambiente, por lo que siempre que sea posible es conveniente no imprimir y guardar los registros en el ordenador, estableciendo un sistema de carpetas que te permita tenerlos bien organizados. Para evitar cambios en los registros, deberías guardarlos en pdf o bien protegidos con una contraseña contraescritura. Sólo en el caso que sea imprescindible tener la firma de un responsable, puedes mantener el registro en papel.

    Un saludo,

    Sonia de SPG Certificación
    www.certificadoiso9001.com
  • Rebeca
    #25
    • 8/10/20 14:35
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    • Reg.: 22/11/17
    • Venezuela
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    Gracias por sus comentarios, son de mucha ayuda.

    Saludos