Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Cambio de versión

  • Lourdes González Reyes
    • 20/04/18 21:24
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    • Reg.: 19/04/18
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    Hola buenas tardes a todos,

    quisiera que me ayudaran a resolver una cuestión acerca de la documentación del SGC de la empresa que trabajo. El problema es el siguiente:

    Teníamos un formato el cual era obsoleto para realizar el proceso (Registro de tiempo para personal), se creo un nuevo formato para realizar dicho proceso pero cambio a la versión del anterior es decir, que no lo incluyeron como nuevo documento, sólo fue un cambio de versión.
    El formato sirve para la misma función del anterior, pero es totalmente diferente.

    Yo creo que se debe registrar como un nuevo documento a lo cual mi jefe me dice que no, ya que se usará para la misma función. Además el documento anterior ya no se utilizaba, pero no se obsoleto y el nuevo formato se utilizo durante un tiempo sin ser registrado como parte del SGC. Eso podría generar un hallazgo en auditoria?, qué es lo que debería de hacer dejarlo con su versión actual o registralo como nuevo formato.

    Espero me puedan ayudar, se los agradecería!!!!!

    saludos
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 20/04/18 22:36
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    Hola, el sentido común nos dice que los formatos que se utilizan para la misma función deberían sustituir al obsoleto y no crear uno nuevo, sobre todo si mantiene la misma identificación que el que sustituye. En cuanto a la coexistencia de ambos documentos puede considerarse un mal manejo de control de documentos que podría ser por un problema de toma de conciencia, capacitación del personal y probablemente de comunicación. Podría generarse un hallazgo de auditoría de no conformidad.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 20/04/18 22:37
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    He movido tu post al foro correcto, por favor selecciona el foro adecuado al momento de publicar.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • MiguelRR
    • 20/04/18 22:44
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    • Posts: 28
    (1/0)
    Yo recomiendo generar la opción de mejora al sistema para justificar el cambio de un formato poco funcional por uno más amigable (funcional). Al mismo tiempo generas la evidencia que da respaldo del cambio y te da pauta para cambiar versión. Con lo anterior el nuevo documento sustituye en versión al que no es funcional y si sigue manteniendo su objetivo (registrar tiempos del personal como entradas y salidas) no veo necesario que se genere un nuevo documento y más si hay una mejora documentada de por medio.
    como auditor esta sería mi primer pregunta, que muestres evidencia del motivo del cambio y al no tenerla, sin importar las soluciones que puedas dar (nuevo documento o cambio de versión), causaría una desviación.