Este formato sirve para crear un registro papel de las entradas de materiales provenientes de proveedores. Hoy en día existen numerosos programas informáticos que permiten registrar digitalmente estas entradas, así como los resultados de las inspecciones. No obstante, la utilización de este formato es suficiente si no hay mucho volumen.

El formato incorpora una sección para registrar los problemas que puedan haberse detectado durante los procesos de inspección. La persona que realice el registro deberá apuntar qué pauta se utilizó para realizar la inspección y cuál es el código del expediente de la No Conformidad si se produce.