Un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 requiere tener bajo control gran cantidad de documentación. El control de la documentación es importante siempre, pero la aplicación de la Norma exige un rigor mayor que el acostumbrado.

Existen en el mercado multitud de soluciones informáticas que facilitan esta labor, pero en empresas de pequeño tamaño, y sobre todo cuando son pocas las personas que tienen responsabilidades en la gestión de los documentos, puede ser suficiente utilizar una hoja de cálculo esta.

Esta pequeña aplicación ofimática sirve para mantener controladas las versiones de los denominados: “documentos controlados”. Además, podemos establecer un enlace de cada elemento de los listados al archivo correspondiente, de forma que podamos acceder a la documentación rápidamente.

Para completar el sistema de gestión documental, es necesario que se implante una política de permisos de acceso a los archivos digitales (compartidos en red), realizar copias de seguridad de los archivos, establecer metodologías de distribución y retirada de los documentos que además están en formato papel, establecer un método para la gestión de la documentación digital obsoleta. Dado que los originales de los documentos están en formato digital, se deberá fijar la metodología para evidenciar la aprobación de un documento (p.e. colocando la firma del responsable escaneada, guardar después el original en pdf, y distribuir por red el pdf, con las políticas de acceso que convengan). Todos los usuarios de la red pueden remitirse a la hoja de cálculo cuando busquen un documento. Incluso se puede guardar la hoja como documento HTML y convertirse en el mini-portal de calidad de la Intranet de la empresa, posibilitando que varias personal consulten el archivo a la vez.

Esta hoja de cálculo incorpora además otras funcionalidades muy útiles y que forman parte también del entramado ISO 9001, como son el control de las No Conformidades, las Acciones Correctivas / Preventivas.