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Revisión continuada por la dirección (II) – Resultados de la revisión

Josep Fecha: 08/01/10 (36072 Lecturas)
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Ejemplo de acta de revisiónEn un artículo anterior ofrecía una alternativa a la que podríamos llamar: “fórmula extendida de revisión por la dirección”. En lugar de realizar una revisión por la dirección al año, proponía realizar diversas reuniones en las cuales revisar parcialmente el sistema, de forma que la suma de éstas completara la totalidad de la revisión.

Esta metodología requiere adaptar nuestra forma de trabajar. En el mismo artículo ya quedó constancia de forma detallada de cómo debíamos realizar la planificación de las mismas. Al igual que en la planificación de las auditorias, veíamos por ejemplo que en función de factores como la importancia de un proceso, los problemas en el mismo o el comportamiento de su desempeño, nos permitía intensificar las revisiones sobre unos procesos y aliviar dicho control sobre otros.

En este artículo no abordaré cómo deben ser los datos de entrada, ya que la norma nos describe claridad qué datos debemos tener en cuenta a la hora de realizar la revisión por la dirección (5.6.2), y además la podemos complementar muy bien echando un vistazo a la norma ISO 9004:2000. Considero además, que una vez definidos los indicadores y objetivos marcados, la mayoría de las organizaciones tienen bien resuelto este punto y, los revisemos todos de una sola vez o por partes, estos datos serán los mismos.
Cabría discutir si estos datos se están midiendo correctamente, pero este sería un tema que nos ocuparía un artículo distinto.

En lo que sí me gustaría incidir es en la parte que quizás queda más olvidada por las normas, y que a mi modo de ver es lo más importante: los resultados de la revisión.

Considerando la revisión por la dirección como un proceso, queda claro que los resultados de la revisión son la salida de dicho proceso. Esta salida afecta al resto de procesos de la organización, bien como entradas de éstos, o bien como condicionantes.

Podríamos clasificar estos datos como:

  • Datos de identificación / constatación de hechos
  • Definición de objetivos
  • Identificación de necesidades
  • Establecimiento de planes de acciones


Mediante el análisis de los datos de entrada identificaremos oportunidades de mejora, desviaciones, y riesgos potenciales. En función de esta identificación revisaremos los objetivos establecidos, o bien marcaremos nuevos objetivos, y casi implícitamente detectaremos qué recursos necesitamos para poder alcanzar los objetivos. Finalmente no quedará más que elaborar los planes de acciones para lograr nuestros propósitos. Será vital establecer en estos planes las fechas de implementación y los responsables.


En el siguiente esquema se muestran de forma simplificada todas estas acciones:

Resultado de la revisión por la dirección

Para dejar constancia de la revisión y de los acuerdos a los que se ha llegado, recogeremos todas estas acciones en un acta de reunión, la cual será el registro que utilizaremos como evidencia de que se ha realizado la revisión por la dirección.

Un problema que solemos encontrar con estas actas es que entre tanta literatura cuesta encontrar la información que se necesita. Esta dificultad suele acentuarse cuando tenemos que revisar el acta anterior de una revisión a otra. Si bien, los planes de acciones suelen anexarse en documentos independientes.

Formato de acta de revisión por la dirección por etapas Aunque no soy defensor de los formatos pre-establecidos, en los sistemas de gestión, hay que reconocer que para ciertas tareas, estos facilitan nuestro trabajo. Es por ello que en este caso particular he elaborado un formato que me parece muy práctico para documentar la revisión por la dirección, y lo que es más importante, hacer el seguimiento de una reunión de revisión a otra. Matiz que adquiere gran relevancia cuando nuestra pretensión es realizar la revisión de la dirección en varias etapas.

El formato en cuestión dispone de una primera página donde detallaremos los participantes y la agenda de la revisión. Esta se ha elaborado en una tabla tipo formulario donde se pueden marcar las acciones a realizar o, en otras palabras, la agenda.

El acta de revisión quedará formada por esta primera página más una tabla por cada proceso que, a modo de check-list, nos ayudará por un lado a no olvidar ningún punto a revisar, y por otro lado a registrar fácilmente todas las acciones descritas anteriormente.

Las tablas se han diseñado de forma que a la hora de revisar las actas anteriores sea muy sencillo encontrar la información que queremos contrastar.


Finalmente comentarles que como complemento a estas actas deberá documentarse en documentos anexos el despliegue de los planes de acciones que en estas actas simplemente se enumeraran sin entrar en los detalles de cada una de ellas.

Archivo adjunto: Acta de revisión por etapas

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Josep González es ingeniero industrial y tiene amplia experiencia como auditor y responsable de sistemas de gestión de calidad y medio ambiente en sectores tan diversos como la industria aerospacial, automoción, ensamblaje de ordenadores, y entidades sociales entre otras.


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