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Gestin de la infraestructura en ISO 9001

Jorge Pereiro Fecha: 29/04/05 (52734 Lecturas)
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La receta de ISO 9001 en su versin 2000 para gestionar la infraestructura se resume en 3 palabras:

DETERMINAR -> PROPORCIONAR -> MANTENER


De entre las reas de gestin tratadas por la Norma, los requisitos para la gestin de la infraestructura son de los menos especficos que podemos encontrar. En las siguientes lneas veremos por qu sucede esto y cules son los procedimientos ms ampliamente utilizados para gestionar la infraestructura.


En ISO 9001:2000 se considera infraestructura a todos los medios fsicos (hardware) y lgicos (software) que necesita una organizacin para desarrollar sus actividades, ya sean utilizados en procesos productivos como auxiliares.

El trmino hardware no debe asociarse nicamente a la informtica, sino que comprende mquinas, equipos, herramientas, medios de transporte, edificios, mobiliario, equipos de comunicacin y por supuesto, tambin equipos informticos.

El trmino software hace referencia a los programas informticos de toda ndole que la organizacin utilice.

Un hecho notorio es que la necesidad de unos u otros medios de infraestructura viene determinada por el tipo de actividad desarrollada. Sirva de ejemplo que una escuela de formacin no requiere la misma infraestructura que un taller mecnico.

Tambin es probable que 2 organizaciones que desarrollen actividades similares no dispongan de los mismos medios de infraestructura. En este caso las diferencias vienen marcadas por el diseo del sistema de gestin de cada organizacin (el diseo de la forma de trabajar), caso en el cual el nivel de innovacin o adopcin de nuevas tecnologas tiene una importancia relevante.

Dado que ISO 9001:2000 ha sido concebida para ser aplicada por cualquier tipo de organizacin, sin importar su actividad o tamao, sus requisitos para la gestin de la infraestructura no pueden ser ms precisos, y se resumen en las 3 palabras mgicas.

DETERMINAR qu infraestructura requiere el sistema de gestin diseado.
PROPORCIONAR la infraestructura que se ha determinado necesaria.
MANTENER la infraestructura en perfectas condiciones para su uso cuando se precise.

Los requisitos de la Norma no pueden ser ms lgicos. Vamos a continuacin a desentraar las ideas y prcticas ms extendidas para llevar a la prctica esta secuencia.


DETERMINAR
En la aparente sencillez de esta accin se producen gran cantidad de problemas de calidad, y no precisamente por determinar mal, sino por no determinar todo lo necesario. Todos nosotros podemos pensar en ejemplos en los cuales no hemos dispuesto de los recursos necesarios porque nadie se ha ocupado de ello. Esto sucede principalmente cuando se realizan nuevas actividades o se implementan cambios, como por ejemplo en un traslado de centro de trabajo o la incorporacin de nuevo personal a la organizacin. Estos problemas de calidad no los causa la falta de medios econmicos, sino un problema de gestin, de gestin de la infraestructura en su determinacin.
Para determinar los recursos de infraestructura es preciso que alguien en la organizacin se ocupe de ello, por pequea que sea la organizacin.

PROPORCIONAR
El paso lgico a la determinacin de los recursos necesarios es proporcionarlos. Una organizacin ISO 9001 debe asegurar la sintona entre los requisitos que establece para el producto y los medios de infraestructura que proporciona para realizarlo.

MANTENER

Este es el apartado que ms enjundia tiene, y el que ms atencin recibe en los procedimientos de las organizaciones. Se han desarrollado muchas metodologas sobre la gestin del mantenimiento de la infraestructura, existe software especializado, formacin especfica, y departamentos exclusivamente dedicados a dicha funcin en las organizaciones de mayor dimensin. Vamos a continuacin a realizar una presentacin general sobre los aspectos clave del mantenimiento de infraestructura desde una vertiente de gestin.

Para empezar: el inventario
Si queremos establecer un mtodo para mantener la infraestructura lo primero que debemos hacer es realizar un inventario de la infraestructura que hay que mantener. Durante la construccin de este inventario podemos aprovechar para asignar un cdigo nico a cada elemento de infraestructura. Esto es til e incluso imprescindible cuando tenemos varios elementos idnticos. Tambin podemos crear familias, subfamilias o grupos de elementos si lo consideramos til.
El inventario puede contener informacin sobre el cdigo del elemento, su descripcin, su familia (si las hemos creado), la fecha de compra o alta, el precio de compra, su ubicacin, y algo muy importante: el cdigo o identificacin del documento que especifica el mantenimiento que debe recibir dicho elemento (el siguiente paso).

A continuacin: definir el mantenimiento
Parte imprescindible del mantenimiento de la infraestructura es definir qu mantenimiento requiere cada elemento. Esta definicin se debe poner por escrito conformando una especificacin del Sistema de Calidad, obviamente por escrito tambin quiere decir en formato lgico, por ejemplo utilizando un software especfico.

Respecto a la definicin del mantenimiento es necesario precisar que existen varios niveles o tipos de mantenimiento concebidos:

Auto-Mantenimiento: es el mantenimiento que se realiza durante la utilizacin del elemento o una vez se ha utilizado.

Mantenimiento preventivo: es el nivel de mantenimiento que se debe realizar de forma peridica por efecto del uso o el paso del tiempo. Normalmente debido al desgaste de elementos, al consumo de aceites y otros elementos fungibles, y otros efectos similares.

Mantenimiento correctivo: este es el mantenimiento provocado por averas u otros defectos en el funcionamiento. Desde el punto de vista de la calidad, ste no es un mantenimiento aceptable. La ocurrencia de estos fenmenos de falta de calidad deben ser corregidos de inmediato revisando la definicin del mantenimiento aplicado sobre el elemento afectado.

Mantenimiento predictivo: mantenimiento realizado por el seguimiento de algunas variables importantes de funcionamiento. El seguimiento (monitorizacin) de dichas variables permite actuar sobre el elemento de infraestructura antes de que se produzca un mal funcionamiento. Este tipo de mantenimiento requiere sistemas tipo SCADA que permita adquirir datos continuos sobre dichas variables.

Mantenimiento funcional: tipo de mantenimiento que consiste en verificar el correcto funcionamiento de los distintas funcionalidades del elemento de infraestructura. El caso ms ilustrativo y comn es el de probar que los elementos de seguridad funcionan correctamente.

A parte de estos tipos de mantenimiento se pueden encontrar otros distintos, adems de numerosas tcnicas para definir el mantenimiento, algunas de las ms conocidas son el RCM (Reliability-Centered Maintenance) o el TPM (Total Productive Maintenance).

Sea cual fuere el tipo de mantenimiento aplicado, la organizacin debe definir por escrito qu mantenimiento debe recibir cada elemento de infraestructura. Esa definicin suele recibir el nombre Ficha de Mantenimiento del elemento.

Tambin puede ser necesario que la organizacin elabore instrucciones que indiquen cmo realizar las actividades de mantenimiento, las comnmente conocidas como Instrucciones de Mantenimiento.

Cuando ya sabemos qu mantenimiento aplicar: planificar el mantenimiento
Este paso no es imprescindible. El objeto de planificar el mantenimiento es asegurar que todos los elementos reciben el mantenimiento requerido a tiempo. Esto puede no ser necesario en los siguientes casos:

  • Cuando disponemos de un software especfico. En este caso el mismo software avisa cundo debemos efectuar las actividades de mantenimiento, qu actividades y sobre qu elementos.

  • Cuando el mantenimiento es efectuado por la misma persona que trabaja en exclusiva con el mismo elemento. En este caso suele ser suficiente que la persona disponga de la especificacin que indica qu mantenimiento debe realizar y cundo.


Si no disponemos de un software y adems el mantenimiento lo realiza una o varias personas destinadas a dicha funcin, lo ms habitual es que para controlar el mantenimiento que requiere cada elemento se establezca un plan que permita visualizar rpidamente qu actividades deben realizarse y sobre qu elementos. Dicho plan puede ser un mural en formato papel donde se sitan todos los elementos y las actividades a realizar agrupadas por semanas o meses. Tambin es habitual montar planes en hojas de clculo.

Una vez realizada la actividad de mantenimiento: registrar el mantenimiento
ltima etapa de las actividades de la gestin del mantenimiento de la infraestructura, este es un requisito derivado de la necesidad de presentar evidencia de la realizacin de las actividades de mantenimiento. El registro del mantenimiento se suele realizar en formatos papel, utilizando el software de mantenimiento (si disponemos de l), o sobre los planes de mantenimiento (si los hemos establecido). Los registros deben proporcionar informacin sobre la fecha de realizacin y la persona que lo ha realizado.


A parte de las actividades relacionadas con la gestin de la infraestructura que se han indicado hasta ahora, hay otras actividades que tambin, en funcin de la actividad de la empresa, puede ser necesario definir. Son las siguientes:

Procedimientos de gestin de averas y desastres ocasionados
Las averas pueden poner en peligro la integridad de las personas, afectar a la capacidad de la organizacin para cumplir con los plazos establecidos con el cliente, y suponer un gasto econmico considerable.
El establecimiento de un procedimiento para la gestin de las averas puede ser interesante para asegurar el control en la respuesta a dichas eventualidades, y tambin proporcionar informacin que puede (y debera) ser utilizada para iniciar acciones correctivas que eliminen la causa del problema y eviten que se reproduzca de nuevo. Si obtenemos informacin sobre lo que falla, podremos determinar con mayor criterio las prioridades y conseguir mayor eficiencia en los esfuerzos, tanto econmicos como humanos. Si asignamos un coste estimado de cada avera, se puede determinar objetivamente si conviene o no sustituir un elemento (si el gasto ocasionado compensa la compra de uno nuevo).

Procedimientos de control de herramientas y equipos
En funcin de la actividad de la organizacin, y especialmente aquellas que prestan servicio en el exterior, puede ser interesante establecer procedimientos para efectuar un control sobre las herramientas y equipos asignados a cada servicio o persona. En los sistemas de gestin de la prevencin de riesgos laborales es obligatorio, por ejemplo, mantener un control sobre la distribucin de los Equipos de Proteccin Individual (EPI).
El control de herramientas y equipos es interesante en un plano econmico, porque es frecuente que se extraven, pero tambin lo puede ser desde un plano de calidad, ya que la prdida de un equipo o herramienta puede suponer el retraso del servicio.

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Comentarios

EDYESUAR
Enviado: 10/09/09 18:37
De:
Envios: 7
 Re: Gestin de la infraestructura en ISO 9001
estoy encargado de certificar la empresa donde laboro segun la ntc-iso 9001:2008, la empresa se dedica al diseño, fabricacion, montaje y manteniemiento de sistema de elevacion de carga y sus estructura afines (puentes grua), en el proceso de fabricacion se realizan trabajos metalmecanicos (soldadura, corte, taladro, pintura, ect), en estos momentos la empresa no cuenta con un sitio fisico o taller propio para desarrollar esta tarea, sino que cada vez que la empresa se gana un licitacion u/o contrato se alquila solo por el tiempo del contrato. mi inquietud es la norma en el numeral 6.3 infrastructura me exige que la empresa debe determinar, proporcionar y mantener la infrastructura necesaria para.......y en el inciso a) edificios, espacios de trabajo y servicios asociados. en estos momentos la empresa no cuenta con el capital de comprar un taller.
como haga para cumplir con este requisito y de la misma forma como gestiono el ambiente de trabajo, si puede existir la posibilidad que de un contrato a otro se alquilen talleres diferentes dependiendo del tamaño del contrato. agradezco me puedan orientar como atacar este requisito.

muchas gracias . edinson suarez
argeluna
Enviado: 12/04/17 20:15
De:
Envios: 1
 Re: Gestin de la infraestructura en ISO 9001
buenas tardes
podrian por favor ayudarme con las nomras de seguimiento para el control y toma de inventarios , como se realiza?que se requiere? conforme a la norma ISO9001:2008