TIEMPO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS S.G.C.

Foro: Cuestiones generales sobre ISO 9001
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  • Leissy
    • 30/12/08 14:47
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    (1/0)

    HOLA!

    Solicito ayuda con la siguiente situacion:estamos en la empresa implementando el S.G.C. y trabjando para la certificacion ISO 9001, para el control documental manejo un listado maestro de registros y un listado maestro de documentos, debo especificar el tiempo de conservacion en archivo de cada registro y documento. me pueden ayudar diciendo si hay alguna norma que me indique este tiempo, me han dicho que para los contables son 5 años.

     Gracias

     

  • MARCO CESAR
    • 30/12/08 16:37
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    (3/0)

    Hola buen dia

    Por requisito de la norma ISO 9001 debes de especificar un tiempo de retenciòn (4.2.4) para los registros que tienes en tu listado maestros de registros, cuanto tiempo le debes asignar me es muy dificil ser especificos ya que depende de ustedes, de tus operaciones, de tu producto, de la legislaciòn que les aplique, etc, etc. Te recomiendo que analices cuestiones como la necesidad de aplicar trazabilidad a tu producto en el mercado en caso de quejas de clientes y asignarles yn tiempo que cubra estas necesidades a todos lo registros que tengan que ver con trazabilidad, revises toda la legislaciòn que les aplique e indentifiques cuento por "Ley o cumplimiento legal" debes retener los registros que te marque, la necesidad interna de analizar datos en tus proceso, le frecuencia con la cual se genera la informaciòn, los registros que tiene que ver con inspecciones de producto, etc, etc, tienes que analizar cada caso para poder asignarles un tiempo de retenciòn.

    En cuanto a los documentos en 4.2.3 incuso g)  la norma no obliga a retener documentos obsoletos ( procedimientos, instructivos, etc) si te fijas en la redacciòn dice "en caso de que se mantenga por cualquier razòn", pero en la practica muchas empresas retienen al menos la revisòn inmediata al documento vigente, el cual debe ser identificado a como lo pide la misma norma.

    saludos