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Documentos electronicos

  • Yag
    • 31/01/18 21:48
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    Buen día,
    los archivos electrónicos también llevan un folio de identificación? o los puedo omitir ?
  • QSYSMX
    • 1/02/18 2:34
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    Checa 7.5, se deben identificar, en papel y electrónico
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/02/18 5:24
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    Yag escribió:
    Buen día,
    los archivos electrónicos también llevan un folio de identificación? o los puedo omitir ?


    Hola, ¿nos puedes indicar a qué norma haces referencia?

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Yag
    • 1/02/18 16:37
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    (0/0)
    Buen día,

    es la norma ISO9001:2015
  • QSYSMX
    • 1/02/18 17:54
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    (2/0)
    Parte de la norma

    7.5.2 Creación y actualización
    Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente
    sea apropiado:
    a) la identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha, autor o número de referencia);
    b) el formato (por ejemplo, idioma,........
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/02/18 4:11
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    Yag escribió:
    Buen día,

    es la norma ISO9001:2015


    Hola, la norma te indica, como bien te lo mencionan, que se debe identificar, si tú estableces que sea por medio de un foliado entonces debes realizarlo así.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • TANABETH
    • 2/02/18 6:53
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    (0/0)
    Hola,

    Con la finalidad de que cuando se realice un cambio no se tenga que cambiar el documento principal, siempre independizo los documentos, nunca lo he hecho con ISO.

    Por ejemplo: un procedimiento que habla sobre controles de calidad y llega la parte de indicar cuales son los análisis a realizarse, en vez de colocarlo en el mismo documento lo coloco aparte y en el procedimiento indica la parte de ver tal documento.

    Tengo dos preguntas:

    Esto es factible? ya que la norma ISO 9001:2015 no te indica como llevarla siempre y cuando cumpla con los requisitos de control de documentos

    Si hago una lista maestra que tipo de documento seria (procedimiento, anexo, ) normalmente es algo que contiene de una carilla a tres hojas.

    Saludos,
  • David Saavedra Zárate
    • 2/02/18 15:26
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    (1/1)
    Hola Tanabeth, lo que haces es una de las mejores prácticas, es lo más recomendable, en algunos casos se indica el código del formato, nombre del procedimiento, etc. sin su numero de revisión, incluso algunos colocan un vínculo para abrir tal documento en referencia.

    Una lista maestra es un anexo, un formato.

    Saludos
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  • TANABETH
    • 2/02/18 19:59
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    (0/0)
    Hola, gracias que bueno que esta practica si funcione.
    Por ejemplo el alcance o el análisis de las partes interesadas yo las tengo también por separado, en mi planificación estratégica yo las menciono, pero no las tengo dentro de este documento.

    Mi consulta esto esta bien?, según yo, es valido

    La otra consulta es, como catalogo el alcance o este análisis de partes interesadas serian procedimientos o serian anexos, son documentos de una a tres hojas, también contienen quien lo elaboro, versiones y todo lo que pide la norma. Pero de este modo si hago un cambio en un documento no necesariamente ato al otro.

    Mi otra consulta es que en la norma no indica que método seguir para análisis de partes interesadas, ni matriz de riesgos, etc, por ende puede ser métodos conocidos, pero también puede ser alguno que la empresa cree o también métodos por ejemplo de la norma chilena de haccp, en la cual se evalúa probabilidad vs impacto por ejemplo para la matriz.

    Por ejemplo en el de partes interesadas, se lo hace con un grupo multidisciplinario en el cual se hace una lista, la cual se evalúa con 1,2 y 3 y luego se ve su necesidad y expectativa y por ultimo lo vinculamos en el sistema osea que procedimiento podría cubrir esta necesidad, es correcto?

    De antemano gracias
  • David Saavedra Zárate
    • 5/02/18 2:11
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    (1/0)
    Hola Tanabeth, efectivamente la norma no establece que herramientas utilizar tanto para el análisis del contexto de la organización como la gestión de riesgos. La organización debe detarminar la herramienta adecuada para ello.

    La planificación estratégica que conlleva el contexto de la organización no se documenta como un procedimiento, es un documento resultado de una herramienta de análisis como el FODA, cuyo resultado se plasma como un proyecto, (basado en resultados anteriores y contexto de la organización) para generar estrategias que nos permitan plantear planes de negocio y objetivos en un tiempo determinado.

    Las partes interesadas solamente debes determinar quienes son y cuales son sus necesidades y expectativas. Puedes incluirlo efectivamente en la planificación estratégica como parte del proyecto o bien hacer referencia y tener un documento anexo.


    Espero haberme explicado.

    Saludos
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  • Rebeca
    • 5/02/18 12:38
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    (0/0)
    Buenos días

    Tengo la siguiente inquietud: en el caso de los documentos que se mantienen en electrónico (procedimientos, instructivos, etc.) es necesario colocar una firma digitalizada en el documento como señal de su aprobación? o puedo demostrar la aprobación del documento de otra forma, digamos mediante una minuta de reunión con los involucrados en el mismo?

    Gracias y saludos cordiales
  • David Saavedra Zárate
    • 5/02/18 18:01
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    (0/0)
    Hola Rebeca, hay software que te permiten la aprobación electrónica a través de una clave o firma electrónica. Otra manera de hacerlo es aprobar físicamente el documento y subir a la intranet o archivo electrónico la versión de dicho documento en PDF.

    Saludos.
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  • Rebeca
    • 5/02/18 18:43
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    (0/0)
    Gracias David

    Tomare en cuenta tus recomendaciones.

    Saludos
  • TANABETH
    • 6/02/18 16:33
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    (0/0)
    Es mejor el software y que te permita guardar versiones.

    Pero se que con una acta o minuta podrias aprobarlo, pero ahi si debe tener firma, no se necesita que el documento como tal lleve firma
  • Rebeca
    • 6/02/18 16:45
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    (0/0)
    Gracias por tu comentario Tanabeth
  • TANABETH
    • 8/02/18 19:24
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    (0/0)
    Gracias David

    Otra consulta mi empresa nunca ha tenido ISO, sin embargo como algún día se pensó en tenerla nuestra documentación osea procedimientos, manuales y registros tienen fecha de creación, versión, actualización.

    En este momento se esta creando la documentación de ISO, y el procedimiento control de documentos, esta documentación que fue creada antes, que pasa con ella, se la vuelve a rotular o se la mantiene, ya que en teoría después de crear, aprobar, socializar toda la documentación ahí recién pondremos en marcha ISO.

    A la espera de sus comentarios, gracias de antemano.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 13/02/18 6:47
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    (1/0)

    TANABETH escribió:
    Gracias David

    Otra consulta mi empresa nunca ha tenido ISO, sin embargo como algún día se pensó en tenerla nuestra documentación osea procedimientos, manuales y registros tienen fecha de creación, versión, actualización.

    En este momento se esta creando la documentación de ISO, y el procedimiento control de documentos, esta documentación que fue creada antes, que pasa con ella, se la vuelve a rotular o se la mantiene, ya que en teoría después de crear, aprobar, socializar toda la documentación ahí recién pondremos en marcha ISO.

    A la espera de sus comentarios, gracias de antemano.


    Hola, te felicito por llevar un control documental como una práctica institucional, más allá de cualquier norma, te comento si después de un análisis de brechas en la parte de control documental detectas que se cumplen con los requisitos de la norma, no es necesario rehacer nada.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 13/02/18 17:35
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    Coincido con mi colega y amigo Wilbert, esas son las ventajas de trabajar pensando en el futuro.

    Buen trabajo.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • TANABETH
    • 16/02/18 14:03
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    Gracias David y Wilbert por sus comentarios, si la idea es mantener un orden, no necesariamente esperar a que un cliente nos obligue.

    perfecto entonces en mi control de documentos hare mencion de la existencia de esta documentación y listo.

    Muchas gracias a ambos.