Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

CONTROL DE DOCUMENTOS

  • DanielaF26
    • 5/01/18 23:11
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    Hola a todos y feliz año!

    Mi primer duda del año es acerca del control de documentos:

    No vamos a certificarnos aun, pero estamos empezando a documentar pero estoy en la parte de como controlaremos los documentos y aun no se piensa en invertir en algún software.

    Me surge duda sobre a que se refiere cuando dicen copias controladas y no controladas o como aplica en cada caso ..

    Mi idea es cuando alguien solicite algún documento, enviarlo por email en PDF, con leyenda de controlada ... pero ya no sabría como controlar si ese alguien lo comparte a alguien mas; Ya que todas las copias las registrare en un listado.

    Alguien me podria compartir algun procedimiento sobre el control de documentos para tener una base.


    Saludos!
    Daniela
  • David Saavedra Zárate
    • 6/01/18 2:47
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    Hola Daniela, el sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO-9001:2015 tiene una estructura documental, basado en un manual de calidad (opcional), procedimientos, instructivos y registros; estos documentos surgen de los procesos de la organización, tanto productivos como administrativos y se enfocan en la mejores prácticas para llevar a cabo las actividades en dichos procesos.

    Estos documentos al desarrollarse se aprueban (original) y se distribuyen copias a los procesos donde el personal los utilizará para llevar a cabo sus actividades que aseguren los resultados planificados; estas copias las conocemos como copia controlada, ¿porqué controlada?, bueno, los documentos que mencionamos estan sujetos a cambios, porque el sistema de calidad debe ir mejorando, los procesos mejoran, la mano de obra mejora, la materia prima mejora, el tiempo mejora y cuando esto sucede los procedimientos deben actualizarse.

    El objetivo de tener copias controladas (copia #1, #2, #3, etc.) distribuidas en diferentes áreas es con la finalidad de recogerlas al actualizar un procedimiento y distribuir la nueva versión, con esto nos aseguramos de que nadie utilice un documento obsoleto.

    A eso se refiere las copias controladas, no confundir con las copias normales de documentos que procesamos día a día. Solo del sistema de calidad, de aquellos que intervienen directamente en los procesos e influyen en la calidad del producto y satisfacción del cliente.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • DanielaF26
    • 12/02/18 18:11
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    Buen día


    Retomando el tema..

    Solo se deben controlar las que se imprimen , o tambien las que se compartan electronicamente? lo mas usual .. compartirlo via correo electronico ... tambien deberia asignarle un numero de copia controlada?

    Saludos






    David Saavedra Zárate escribió:
    Hola Daniela, el sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO-9001:2015 tiene una estructura documental, basado en un manual de calidad (opcional), procedimientos, instructivos y registros; estos documentos surgen de los procesos de la organización, tanto productivos como administrativos y se enfocan en la mejores prácticas para llevar a cabo las actividades en dichos procesos.

    Estos documentos al desarrollarse se aprueban (original) y se distribuyen copias a los procesos donde el personal los utilizará para llevar a cabo sus actividades que aseguren los resultados planificados; estas copias las conocemos como copia controlada, ¿porqué controlada?, bueno, los documentos que mencionamos estan sujetos a cambios, porque el sistema de calidad debe ir mejorando, los procesos mejoran, la mano de obra mejora, la materia prima mejora, el tiempo mejora y cuando esto sucede los procedimientos deben actualizarse.

    El objetivo de tener copias controladas (copia #1, #2, #3, etc.) distribuidas en diferentes áreas es con la finalidad de recogerlas al actualizar un procedimiento y distribuir la nueva versión, con esto nos aseguramos de que nadie utilice un documento obsoleto.

    A eso se refiere las copias controladas, no confundir con las copias normales de documentos que procesamos día a día. Solo del sistema de calidad, de aquellos que intervienen directamente en los procesos e influyen en la calidad del producto y satisfacción del cliente.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
  • David Saavedra Zárate
    • 13/02/18 18:14
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    Creo que estás confundiendo o no nos estamos entendiendo. Las copias controladas solo aplica para los procedimientos, manuales, instructivos, y documentos que describen una actividad, los registros no llevan esta consigna.

    Saludos
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  • DanielaF26
    • 13/02/18 19:33
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    Hola David...


    Gracias por tu respuesta ,

    Si entendiendo lo que me comentas , pero por ejemplo si alguien me pide un procedimiento por correo y se lo comparto por este medio .. ¿También le asigno un numero de copia controlada?

    O solo se asignan números consecutivos de copias , a estos documentos que tu mencionas , solo si son impresos??
  • David Saavedra Zárate
    • 14/02/18 4:17
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    Los procedimientos documentados son documentos de soporte para desarrollar ciertas actividades relacionadas a un proceso, se documentan precisamente para asegurarnos de que las actividades se lleven a cabo considerando las mejores prácticas, independientemente de quien utilice estos documentos, así sea una persona de nuevo ingreso, por eso se llama aseguramiento de calidad y por eso se controlan los documentos, para evitar que se tenga una versión obsoleta en uso y exista el riesgo de una falla.

    Por lo tanto, enviar un procedimiento o documento controlado por correo electrónico implica un riesgo, pues ese documento puede pasar por varias manos y/o utilizarlo cuando se tenga un cambio al respecto. No es buena práctica enviarlo por ese medio.

    Lo recomendable es utilizar un sistema como el intranet para subir los procedimientos aprobados en PDF y el personal que lo utiliza tenga acceso sin el permiso de bajarlo y de imprimir. Si no utilizas un sistema la otra alternativa es la impresión controlada.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
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