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¿Por cuanto tiempo conversar registros y procedimientos?

  • dfbetancou
    • 15/12/17 22:59
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    Hola a todos.

    Pues eso, cuánto es el tiempo recomendable para conservar registros y procedimientos?

    Entiendo que debo conservar por el tiempo reglamentario (legal) aquellos registros relacionados con la normativa. Sobre los demás registros y procedimientos, ¿soy yo quien define en el procedimiento de información documentada cuánto tiempo demora cada registro?

    Así creo que es pero deseo confirmarlo con ustedes.

    Sin embargo y siendo así, en auditoría externa ¿hacia qué tanto tiempo atrás se puede remitir el auditor sobre un registro en específico?, digamos por ejemplo el registro que evidencia una acción eficaz.

    Lo pregunto porque el archivo físico y digital ya está muy lleno de procedimientos incluso del año 2013 (versión 1 y va en la versión 5) y creo que es hora de trasladarlo incluso del archivo muerte para ser eliminado totalmente.

    Gracias por aclarar mi duda, saludos.
  • QSYSMX
    • 16/12/17 3:47
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    Por ejemplo de facturas se dejan por 4 años por requerimiento del sat.
    Cada responsable debe definir la duracion.
    Por otro lado, dices que procedimiento va en rev.5, pero esos no son registros, un procedimiento puede tener muchas revisiones y un registro, normalmente no tiene, puedes explicar mas? En audits normalmente auditan lo inmediato, 1 mes 2, atras.
    Sin embargo para corroborar alguna activudad podrian ir 6 o mas meses atras, ejemplo, si necesitan evidencias de una revision gerencial, la ultima, y ocurrio 6 meses antes, podrian requerirla.
  • David Saavedra Zárate
    • 19/12/17 4:44
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    El tiempo de retención de los registros ustedes lo definen, basado en los requerimientos legales en algunos casos, y otros basados por ejemplo en el alcance de la garantía, en el tiempo estimado para una posible consulta interna o del cliente, caducidad del producto, por auditorías internas o de certificación/seguimiento, etc. Los registros no se guardan para una auditoría, se resguardan pensando en su uso necesario para consultas ya sea internas o por el cliente, por revisiones y verificación interna o bien por el gobierno. Las evidencias se resguardan para verificar la eficacia y eficiencia del SGC.

    Los procedimientos no es necesario resguardar todas las revisiones anteriores, no es práctico y no es necesario, basta con guardar de manera física el último original obsoleto y el electrónico, los procedimientos anteriores obsoletos hay que destruirlos. Si necesitas por algo resguardar todos, que sea en electrónico.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • dfbetancou
    • 21/12/17 14:35
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    Muchas gracias QSYSMX y David por sus aportes. Me ha quedado muy claro.

    Saludos.