Foro: Versión ISO 9001 de 2015

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

  • Irving Daniel López Valdés
    • 15/09/17 14:46
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    • Reg.: 17/03/17
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    Hola buen día.

    Actualmente estoy llevando la auditoría de transición a al versión 2015 de la norma y estoy un poco atorado en la distribución de documentos. En mi procedimiento de información documentada he declarado que de manera física existe un manual de calidad para la parte operativa (que sabemos no es obligatorio) con descripciones de puestos, AMEF (para contrarrestar riesgos), plan de comunicación, plan de control de la calidad, diagramas de flujo de proceso, resumen de partes interesadas, política de calidad, objetivos de calidad, análisis FODA y plan de estrategias, diagramas de proceso y organigrama), además de que existe una red interna (para todos los usuarios que tienen a su disposición computadora) donde puede verse manual de calidad con todos los apartados anteriormente descritos, manual de procedimientos, formatos, ayudas visuales e instructivos de trabajo. De igual manera, cada área tiene una carpeta con su información que le compete (procedimiento, ayuda visual, instructivo de trabajo, organigrama, descripción de puesto y AMEF.

    Para hacer toda la distribución de documentación de la organización y poder evidenciarla, de que forma puedo hacerlo, debido a que es tedioso el hecho de que cada que emita un cambio todos los responsables firmen de recibido, considero que es viable hacerlo por correo electrónico y por una red interna de documentos.

    Mis preguntas son:

    1.- ¿De que forma puedo realizar la distribución de documentos?

    2.- En mi auditoría de certificación, ¿es válido evidenciar que estoy distribuyendo documentación por medio de correo electrónico (teniendo en cuenta que todos los responsables de área tienen acceso a una computadora)?

    Espero puedan ayudarme con mi duda.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Irving Daniel López Valdés
    Coordinador del SGC
    e-mail: danlopezv@hotmail.com
    Telefono: 7223001853
  • Chinoka
    • 18/09/17 14:39
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    Hola Daniel
    Nosotros en nuestra organizacion trabajamos de forma similar.
    Una red interna con un soft(web con links al server) donde volcamos los documentos, ademas de carpetas fisicas para los sectores que no tienen acceso a dicho soft.
    Esa es nuestro metodo de distribucion y por lo que entendi de tu mensaje, es el mismo.
    El tema es como indicas cuando surje una revision, nosotros lo que hacemos es informar via email de la existencia de una nueva revision, y que deberan controlar la actualizacion de las carpetas fisicas para adecuar la documentacion, qeu creo que es el punto critico de estos sistemas de dist. Nosostros tenemos un mapeo de impresiones, al momento de revisar un docto, se imprime un registro de todas las copias de ese codigo para reemplazo o retiro segun corresponda.
    Los doctos cargados al soft no pueden imprimirse (tienen bloqueada la opcion), quien requiera una copia debe solicitarla al responsable de la gestion documental, quien realiza copias controladas y actualiza el mapa de impresiones, de esta manera aseguramos que no haya copias impresas dando vueltas.
    Teniendo bien organizado el sistema de la red interna y las impresiones, no veo necesidad de enviar mails con copias de doctos, identifico una situacion de riesgo en la distribucion de material via mail, los usuarios pueden tener distintas revisiones de un mismo docto.

    Saludos
  • Irving Daniel López Valdés
    • 18/09/17 15:00
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    Hola Chinoka.

    Gracias pro los comentarios. Si realizo algo similar a como tu lo llevas. El auditor podrá cuestionarme de que no tenga un "acuse de recibo" por parte del personal a quien le proporciono la documentación, ya sea que firmen o que confirmen de enterados via e-mail. De los demás aclaraste mi duda.

    Espero tu comentario.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Irving Daniel López Valdés
    Coordinador del SGC
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