Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Es posible que se puede manejar la aprobación de los documentos por e-mail?

  • Tatiana Ochoa
    • 4/09/17 19:42
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    Estoy implementando en la organización donde me encuentro laborando, la estrategía de disminuir el uso del papel, y dejar las aprobaciones y revisiones por correo.
    Donde se actualiza el documento, desde mi área se envía para que sea revisado y aprobado; y de vuelta me llega el correo de confirmación de aprobación del documento o con las modificaciones necesarias.
    Pero me surge la duda de si podrá ser válido, ya que la norma ISO 9001:2015, me pide es información documentada, pero no especifica como.
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    Tatiana Ochoa
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    Tatiana Ochoa escribió:
    Estoy implementando en la organización donde me encuentro laborando, la estrategía de disminuir el uso del papel, y dejar las aprobaciones y revisiones por correo.
    Donde se actualiza el documento, desde mi área se envía para que sea revisado y aprobado; y de vuelta me llega el correo de confirmación de aprobación del documento o con las modificaciones necesarias.
    Pero me surge la duda de si podrá ser válido, ya que la norma ISO 9001:2015, me pide es información documentada, pero no especifica como.


    Hola Tatiana:

    La revisión y aprobación a través de email es válida, siempre y cuando así lo determine tu organización, los detalles los deberán definir en su procedimiento de control de documentos y registros (o de información documentada, si prefieren llamarlo de ese modo).

    Saludos cordiales

    Edgar
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    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
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    Tatiana Ochoa escribió:
    Estoy implementando en la organización donde me encuentro laborando, la estrategía de disminuir el uso del papel, y dejar las aprobaciones y revisiones por correo.
    Donde se actualiza el documento, desde mi área se envía para que sea revisado y aprobado; y de vuelta me llega el correo de confirmación de aprobación del documento o con las modificaciones necesarias.
    Pero me surge la duda de si podrá ser válido, ya que la norma ISO 9001:2015, me pide es información documentada, pero no especifica como.


    Taniana,

    Es valida siempre y cuando lo determine tu instructivo, como experiencia te puedo indicar que los auditores me han pedido los correos asociados a varios de los documentos.

    desde que no tuvimos el 100% de los correos que mantengo un archivador y se entiende por aprobado cuando el documento mantiene una firma (solo firmo el documento que esta en el archivador)


    espero te sirva,

    Saludos.