Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de la información documentada (Codificación).

  • ingalberto
    • 29/05/17 17:08
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    Buenos días estimados, un cordial saludo, espero que estén bien. Estoy actualmente trabajando en el desarrollo e implantación del sistema de gestión de la calidad - Norma ISO - 9001:2015, y ya estoy culminando documentos como el organigrama de la organización, mapa de procesos, mapa de interacciones de procesos, Descripción PEPSC, entre otros, y no quiero caer en tener un archivo desordenado, quisiera saber si pueden asesorarme sobre la codificación de los documentos, si existe algún documento por el que pueda guiarme para el registro de la información y los formatos de los encabezados de todos los documentos que realice en el desarrollo de este proyecto. Por ejemplo, adjunto un documento guía que voy a utilizar para realizar la descripción PEPSC, y como puede verse en el encabezado de este documento hay espacios de Proceso - Act, versión plantilla, fecha plantilla, fecha documento, DSTPEPSC, entre otros. ¿Qué significan estas cosas? ¿Estos puntos están relacionados con el formato que deben tener los documentos que yo vaya elaborando y archivando?
    ¿Me recomiendan archivar lo que vaya haciendo en una carpeta en el ordenador, o en una carpeta en físico?
    Estaré grandemente agradecido con el apoyo que puedan darme en este aspecto.
    No estoy elaborando un manual de la calidad, no se ha tocado ese tema. He leído en la web que no es necesario, que la norma ISO 9001:2015 no lo solicita, sin embargo voy a leerme la norma completa para profundizar esto.
    Sin otro particular, aguardaré el apoyo que puedan brindarme.

    Me despido atentamente.

    Alberto A. Lugo G.
    Ingeniero Químico



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    docxDescripción PEPSC.docx 48.88 KB 86
  • ingalberto
    • 30/05/17 17:54
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    Buenos días Ing. Irving Daniel López Valdés, un cordial saludo estimado, espero que esté bien. Una vez más estoy grandemente agradecido con tus aportes, pues están guiándome a hacer mi trabajo diariamente y aprender mucho más del área de calidad, la cual desconocía por completo. Voy a leer la norma ISO 10013 que me suministras para comenzar a poner orden en la documentación que estoy comenzando a llevar y que seguramente va a incrementarse en los próximos meses.
    Mucho éxito estimado.

    Me despido atentamente.

    Alberto A. Lugo G.
    Ingeniero Químico
  • Karen Gómez
    • 14/06/18 18:07
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    Que tal,

    Respecto a la información documentada; en la versión 2015 de la norma cambian los requisitos en comparación con la versión 2008, entre ellos lo referente a aprobar los documentos antes de su emisión, así como revisarlos y actualizarlos para luego aprobarlos nuevamente. Anteriormente todos mis registros se mantenían con un código para llevar un control de cambios y versiones.

    Durante la auditoría de certificación el auditor externo me comentó que no era necesario mantener codificado todos los registros, únicamente se exige mantener la información documentada necesaria para la operación adecuada del sistema.

    He tenido bastantes problemas con el control de versiones ya que los usuarios de mis registros son alumnos y otro personal, por lo que continuamente se generan registros con versiones obsoletas. Quisiera saber qué tan adecuado sería eliminar los códigos y únicamente mantener un control de la documentación que requiero pero ya fuera de un registro propio del sistema

    En este caso sugeriría unicamente que el Ing. Alberto diseñe una guia para la elaboración de documentos, solo para unificar fuentes, encabezados y pies de página, etcétera. Pero si no estoy equivocada y si está implementando apenas el sistema omitir el registro con códigos, si es que ya no es obligatorio en esta norma.

    Corrijanme si estoy mal, ya que me encuentro en el mismo dilema
  • ZEUS_DARK
    • 27/09/18 20:36
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    Hola.
    Es correcto, en la norma ISO9001:2015 en el punto de información documentada no pide obligatoriamente que se use una codificación en los formatos, sin embargo hay que tener en cuenta (volviendo al punto de Información Documentada en la ISO) que se pide lo siguiente "a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);" por lo que se deberá analizar como realizar la identificación de los documentos.

    En mi caso, utilizo la codificación, lo cual nos ha servido ya que sabemos cuantos documentos tenemos por área/departamento, asimismo para evitar el uso de formatos obsoletos, nos apoyamos con auditorias documentales, en las cuales es muy sancionado el alterar registros o utilizar una versión obsoleta.

    Saludos.