Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

NO CONFORMIDAD POR NO USAR LOS FORMATOS DE REGISTRO

  • karlaimv
    • 18/05/17 0:02
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    Buena tarde:

    Me pueden ayudar por favor, tengo una duda, si no se están utilizando los formatos, en el caso del departamento de ventas cuando le envían la cotización al cliente; o el de orden de compra en el caso del área de compras, en una auditoria se les puede levantar la no conformidad, o con la evidencia del correo es más que suficiente, agradezco su información.

    Saludos
  • DANIEL02
    • 23/05/17 19:09
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    Hola karlaimv.

    Estarías cayendo en una no conformidad, pero no por parte de la norma, ya que esta no te indica ¿qué documentos tienes que realizar para darle cumplimiento?, más bien sería una no conformidad pero por parte de tu manual de calidad o de los procedimientos de compras y de atención a clientes o ventas por no llevar los formatos establecidos. Estos hallazgos son detectados fácilmente por la realización de auditoría internas en tú organización. Si dichos documentos los tienes dados de alta dentro de tu SGC, deben de utilizarlos los responsables directamente involucrados.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Irving Daniel López Valdés
    Coordinador del SGC
    e-mail: Daniel.lopez@tornillosvictoria.com.mx
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  • karlaimv
    • 23/05/17 19:15
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    Muchas gracias Irving Daniel:

    En ese caso la no conformidad sería por no cumplir con el procedimiento en específico, o con que punto de la norma se puede relacionar esta no conformidad?

    De antemano gracias, saludos de Veracruz, México.
  • DANIEL02
    • 24/05/17 16:18
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    Hola karlaimv.

    No estas incumpliendo algún punto de la norma en sí, ya que se realizan tus actividades pero no utilizan la documentación establecida mediante tus procedimiento de compras, atención a clientes y ventas (en el supuesto de que tengas estos procedimientos). Desconozco el motivo por el cuál no llevan esos formatos para sus actividades (no se les ha dado a conocer, no se les capacito, hacen caso omiso de los formatos, no se distribuyo los documentos, entre otros). En caso de que la causa sea la distribución de documentos el punto de la norma que te aplicaría es el 7.5 Información documentada, ya que en este apartado indica que debe realizarse la distribución de documentos y sería el responsable el Coordinador del SGC o control de documentos de dicha anomalía.

    Aunado a eso como te mencione en mi comentario anterior incumples directamente a tus procedimientos de compras, atención a clientes o ventas desde el punto de vista que realizan sus actividades pero no con la documentación establecida por el SGC (en tú caso la orden de compra y la cotización). Tú hallazgo va más enfocado a la información documentada que a un incumplimiento de las actividades que pide la norma.

    Espero que mi comentario sea de mucha ayuda.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Irving Daniel López Valdés
    Coordinador del SGC
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  • karlaimv
    • 24/05/17 16:27
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    Gracias Irving, si se les distribuyeron los formatos, están disponibles en red para toda la organización pero por ejemplo, los encargados de ventas en lugar de utilizar los formatos de cotización, ponen la información en el cuerpo del correo o sólo reenvían la información de almacén sin utilizar sus formatos por el simple hecho de que no los quieren llenar :(

    Gracias de antemano
  • Karla Palma
    • 5/06/17 23:48
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    Si este caso es recurrente, que el personal de ventas no quiere llevar los formatos establecidos, mejor ponte de acuerdo con ellos y cambien su procedimiento y determinen que la evidencia se dará de forma electrónica. Recuerda que para la versión 2015 debes controlar y mantener el medio de soporte de la información y este puede ser físico o electrónico.
    Si esta información es importante registrarla solo cambia el medio de soporte para no caer en una NC.

    Entre mas fácil hagas llevar el sistema para toda la organización mejor lo cumplirán y sera mas fácil para ti.

    Saludos.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 14/06/17 15:38
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    Hola, he movido tu post al foro adecuado.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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