Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Formatos "foliados" se pueden sellar con una nueva revisión sobre los que ya tengo impresos?

  • luisarturo
    • 4/04/17 23:18
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    (0/0)
    Hola saludos grupo esta pregunta creo va aqui aunque la publiqué en otra parte del foro,

    La pregunta especifica es sobre control de formatos para registros, en la empresa tengo unos formatos que se imprimieron foliados por seguridad (varios paquetes) y por cuestiones de la fecha de su emisión ya deberían ser revisados, la nueva revisión no tendra ningún cambio pero la fecha de emisión y el número de revisión estarian obsoletos. La norma ISO 9001:2008 dice en el punto 4.2.3 que si por algún motivo se necesitan conservar formatos obsoletos deben ser identificados adecuadamente, pero no indica si se pueden seguir usando, ¿Mi pregunta es si en estos que ya tengo impresos y foliados puedo aplicarles un sello (en un área visible) con la fecha nueva de emisión y revisión? o ¿debo desecharlos (aun que son varios)? Les agradecería esta duda ya que no me había encontrado con este caso y si me queda la duda .
  • David Saavedra Zárate
    • 9/04/17 19:41
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    (1/0)
    No hay necesidad de complicarnos, si revisaron el formato y no hay ningún cambio, no tienen porque volverlo obsoleto, simplemente sigue vigente. Es decir, si lo revisaron y no hay cambio, el documento sigue con la misma revisión y fecha de emisión, solo especifiquen en alguna minuta u otro documento que se reviso y no hay cambio alguno, por lo tanto el formato y su revisión siguen vigente.

    Yo no soy de la idea de establecer fechas de revisión a los documentos, si éstos se utilizan todos los días y se monitorean los procesos, los cambios saldrán en el momento que se requiere, esto quiere decir que están mejorando y que están al pendiente de los procesos.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 10/04/17 15:06
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    (1/0)
    Hola, totalmente de acuerdo con lo que indica David, recordemos que la documentación únicamente refleja el quehacer de la empresa y no viceversa, por lo que si estos aún representan lo que realmente se lleva a cabo de manera diaria se pueden seguir utilizando, esto sería el equivalente dentro de la normalización a lo que se le llama "confirmación", sin embargo, y desafortunadamente no todos los auditores comprenden este enfoque, por lo que te aconsejaría crear una pequeña minuta de reunión donde se exprese que la confirmación de tu procedimiento se llevó a cabo por lo que seguirá vigente durante el periodo que tienes establecido.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • luisarturo
    • 10/04/17 15:25
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    • Reg.: 4/04/17
    • Posts: 16
    (0/0)
    Excelente, gracias Wilber y David por la información y añado esos consejos a mi carpeta de tips de auditoría. pasen buena semana. El material en la pagina esta muy bueno, en lo que pueda aportar con gusto.