Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

Codificación de Documentos

  • JesusSGtz
    • 26/10/16 13:35
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    • Reg.: 30/09/16
    • Posts: 3
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    Buenos días;
    Tengo una pequeña duda a cerca de la codificación y el método de organización de los documentos.
    En cuestion de Formatos e Instrucciones de Trabajo, ahorita tengo todos los formatos codificados, en los cuales también está el de Instrucción de Trabajo y Ayudas Visuales.
    Ejemplo:
    CA-FR-001 REV 1 - Reporte Diario de SCRAP
    CA-FR-002 REV 1 - Instrucción de Trabajo

    He visto que en otras partes tienen separado los formatos de las intrucciones que yo pienso que es para llevar major control. Es decir, lo tienen como por ejemplo:
    CA-IT-001 REV 1 - Uso de Vernier

    Aquí mi duda es, El formato de Instrucción de Trabajo debe tener otra codificación diferente a los formatos? Es decir, va separado de los formatos que en este caso son los (FR)? Y, cómo darlo de Alta?

    Espero haber sido claro en mi pregunta.

    Saludos!
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 26/10/16 15:21
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    Hola, brevemente te respondo, no es necesario mantener una codificación diferente para formatos, instructivos, procedimientos, etc., como tú lo menciona. Algunas organizaciones, creo que la mayoría, realiza esta diferenciación para un mejor control documental. únicamente, con un par de letras y números consecutivos podría ser suficiente..

    Tú, en tu organización, decidirás la forma de controlar tus documentos, y será la que mejor se adecue a tus necesidades, solo guíate por lo establecido en la norma y cumple tu propio procedimiento de control de documentos.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • María Inés De Moya F.
    • 31/10/16 1:52
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    Saludos!!

    Hay empresas que el esquema de los documentos tales como procedimientos o instructivos lo definen en el procedimiento de control de documentos con el fin de establecer como debe ser el estándar de estos documentos.
    Si deseas establecer un formato o modelo de los instructivos es tu decisión como organización y no está ni bien ni mal, es adecuado a lo planificado en tu empresa.

    Espero haber solucionado tu inquietud, sino, espero tu respuesta para seguir acompañandote.

    Att

    María Inés De Moya F
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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

    Ingeniera Industrial

    Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.

    Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001

    Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos. 


    www.lahenduscompany.com
  • Els
    • 4/11/16 21:16
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    Creo que cada organizacion lo ha establecido de manera que les resulte comodo para identificar y separar adecuadamente los documentos, que sea factible para tu trabajo y los demas, no tienes que enrredarte con muchas letras, no te indico, te pongo un ejemp. para q tengas una idea.
    Nosotros tenemos los procesos identificados por numeros, pongamos el 10.
    Ejemplo: PNO 10.001(Procedimiento
    I.10.001 (Instructiva
    Reg.10.001 (Registro
    Es muy parecido a lo que tienes establecido y como tienen un numero de consecutivos,introduces el nuevo y ya; los ducumentos que son iguales y lo utilizan diferentes areas le colocamos una A(armonizado)I.10.001 A:
    Puedes llevar una Base de Datos con toda la documentacion por AREA o DEPARTAMENTO, en cada una llevar: los nuevos doc. con su codico y nombre aprobado , los derogadas,los armonizados;Tambien puedes llevar un control de revision de doc.para mas comodidad,llevar un archivo pasivo, a veces ayuda, la Base de datos es muy comoda y ahi puede llevar el control de todo.
    saludos Eva lidia
  • TANABETH
    • 15/11/16 18:34
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    (0/0)
    Hola una consulta necesariamente se deben codificar los procedimientos en la norma iso 9001:2015, porque te pregunto con la versión anterior mi empresa no codifico sus procedimientos y los identificamos con el nombre del procedimiento y no tuvimos problemas en el momento de la auditoria.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 16/11/16 4:58
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    TANABETH escribió:
    Hola una consulta necesariamente se deben codificar los procedimientos en la norma iso 9001:2015, porque te pregunto con la versión anterior mi empresa no codifico sus procedimientos y los identificamos con el nombre del procedimiento y no tuvimos problemas en el momento de la auditoria.


    Hola, la norma solo te solicita tres cosas al crearlo,

    a) una identificación y descripción
    b) el formato y medio de soporte
    y c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación


    lo demás solo recae en el control.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas