Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

Control de los registros ( recuperación)

  • Alessagt
    • 21/09/16 18:37
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    Buenos días,quisiera solicitar su apoyo con una duda, en la empresa en la que laboro nos auditaron hace unas semanas, en una de las no conformidades se nos menciona que no se cuenta con todos los datos requeridos para el control de registros en cuanto a la recuperación y retención, esto dentro de nuestro listado maestro de registros.
    Mi duda es la siguiente, el formato que acá se maneja ya estaba creado desde antes y realmente no entiendo que debe colocarse en cuanto a la recuperación de los registros. dejo una imagen de mi formato para que me puedan entender.
    Muchísimas gracias.



    Archivo jpg  formato.JPG (60.20 KB)


    19504_57e2b75e6558b.jpg 835X384 px
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 22/09/16 15:29
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    Hola, la norma indica lo siguiente en 4.2.4:

    La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la:

    - identificación,
    - el almacenamiento,
    - la protección,
    - la recuperación,
    - la retención y
    - la disposición de los registros.

    La parte de recuperación en el apartado 4.2.4, tiene el significado de cómo la organización puede obtener de manera facil esos archivos cuando los requiera.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • MARCO CESAR
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    Buen dia

    en mi caso pondría el lugar de archivo o almacenamiento de cada registro citado en tu lista maestra, con lo cual pueda ser más fácil o de ayuda para el personal saber donde están archivados o donde los deben archivar para facilitar su consulta(recuperación) cuando sea requerido

    Aquí es de mucha ayuda en tema de 5s en (seleccionar, ORDENAR, limpieza, estandarizar, seguir el estándar)las oficinas que es por lo regular donde se almacenan los registros de la operación

    considerar que el lugar de archivo puede ser electrónico en la unidad de red de la compañía, etc.

    saludos
  • David Saavedra Zárate
    • 2/01/17 15:23
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    Realmente este requisito como lo indica Marco César, es aplicación del sentido común, orden y limpieza, el saber como administro los documentos, independientemente que se documente o no en la lista maestra, los auditores van a verificar que los registros que ellos piden al azar los pueda localizar rápidamente, no debe ser una no conformidad si no los documento en la lista maestra, mientras tenga bajo control su identificación, almacenamiento, recuperación y disposición; lo que sí debo indicar es su protección (electrónica) y retención.

    El SGC mientras más maduro sea es más eficaz y mayor disciplina.

    Saludos y hagan que este año sea el mejor.
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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