Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Listado maestro de documentos y registros

  • William Silva
    • 13/09/16 22:30
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    (4/0)
    Buenas tardes, agradezco la colaboración a las siguientes inquietudes:

    En el SGC del cual soy responsable, se tiene un solo archivo en excel en el cual se combina documentos y registros "listado maestro de documentos y registros", en donde los documentos clasificados como: caracterización, procedimientos, instructivos y actas, no se guarda información relacionada con registros, es decir, almacenamiento, recuperación, responsable,etc. ¿Eso es aceptable?
    Solamente los formatos, tienen información del registro.

    La siguiente inquietud está relacionada con las modificaciones que se puedan realizar a la fecha y/o periodo de retención de algún registro, o cambio en el responsable del mismo.
    Al realizar una modificación como las mencionadas, ¿El archivo "Listado maestro de documentos y registros" cambia de versión?



    Archivo png  Muestra del lista.png (41.68 KB)


    19491_57d861ff292a3.png 1539X421 px
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 17/09/16 4:18
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    (3/1)
    Hola, creo que antes de responder, debemos hacer una pequeña escala en los conceptos básicos de la familia ISO 9000.

    La norma ISO/TR 10013:2001 establece para formulario/formato lo siguiente:

    3.2
    Formulario
    documento utilizado para registrar datos requeridos por el sistema de gestión de la calidad

    NOTA Un formulario se transforma en un registro cuando se incorporan los datos

    La norma ISO 9000:2015 indica para registro lo siguiente:

    3.8.10
    Registro
    Documento (3.8.5) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas


    Ahora, partiendo de ahí, tanto registros, como formatos como procedimientos, instructivos son documentos, cada uno tiene una finalidad diferente.

    La lista maestra, inicialmente es un formulario cuando está en blanco, este se controla con base a 4.2.3 (noto que utilizas la versión 2008), una ves lleno con el nombre, versión, proceso y todo lo que tú consideres apropiado, se convierte en un registro, el cual debes controlar con base a 4.2.4. Lo correcto es que si vas a controlar por ese medio tus documentos, ingreses todos los relacionados con el sistema de gestión da la calidad.

    Cuando haces un cambio al formulario de la lista maestra(que le cambias la forma, agregas un encabezado diferente, etc) este se modifica en el formato, y a partir de ahí se inicia el registro, al formato anterior que utilizabas como lista maestra no deberías hacerle absolutamente nada, pues es evidencia de que llevabas el control por medio de tu lista maestra.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • MILENACAST
    • 10/04/17 23:10
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    (4/0)
    Hola

    Mi formato de Maestro de Documentacion propuesto para cumplir con la version 2015
    Trate de abarcar los conceptos:
    disponible para uso
    acceso
    recuperacion
    almacenamiento
    preservacion
    control de cambios
    disposicion
    identificar el origen externo

    Por fa me dan sus opiniones



    ArchivoTamañoClics
    xlsxMAESTRO DE DOCUME.xlsx 12.02 KB 825
  • Edgar Villena
    • 11/04/17 21:32
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    (3/0)

    MILENACAST escribió:
    Hola

    Mi formato de Maestro de Documentacion propuesto para cumplir con la version 2015
    Trate de abarcar los conceptos:
    disponible para uso
    acceso
    recuperacion
    almacenamiento
    preservacion
    control de cambios
    disposicion
    identificar el origen externo

    Por fa me dan sus opiniones


    Hola MILENACAST

    Revisé tu formato y me parece que está completo, solo me surge la duda si aplica también para documentos externos (entiendo que si por el campo origen), en caso de ser así sugeriría incluir un campo donde coloques el autor de la documentación externa.

    Saludos cordiales
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    Edgar Villena, PMP®
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  • MILENACAST
    • 11/04/17 22:10
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    (1/0)
    Gracias Edgar por tu opinion
  • aneses
    • 5/09/19 20:50
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    (0/0)
    Buen día,

    ¿Alguien pudiera pasarme un formato de Lista Maestra de documentos de acuerdo con la Norma ISO 9001:2015?

    Gracias
  • Edgar Villena
    • 5/09/19 21:43
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    (0/0)

    aneses escribió:
    Buen día,

    ¿Alguien pudiera pasarme un formato de Lista Maestra de documentos de acuerdo con la Norma ISO 9001:2015?

    Gracias


    Hola aneses,

    La norma no pide una lista maestra de documentos, sin embargo, tenerla es una manera efectiva de controlar la documentación del SGC.

    Para elaborar una lista maestra de documentos puedes usar cualquier hoja de cálculo (Excel o Google Sheets) y los campos (columnas) que podrías considerar son:

    Tipo de Documento
    Código del Documento
    Nombre del Documento
    Versión
    Fecha de Aprobación
    Fecha de Revisión
    Código del Proceso
    Proceso
    Estado
    Medio (digital / impreso)
    Ubicación
    Observaciones

    Espero haberte ayudado.

    Saludos cordiales
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  • aneses
    • 5/09/19 22:05
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    (0/0)
    Muchas Gracias !!! En ésta puedo incluir formatos, documentos y documentos externos ?
  • Edgar Villena
    • 6/09/19 21:54
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    (1/0)

    aneses escribió:
    Muchas Gracias !!! En ésta puedo incluir formatos, documentos y documentos externos ?


    aneses,

    Para el caso de formatos de registro podrías considerar:

    Código del Documento
    Nombre del Documento
    Versión
    Medio de Soporte (impreso/digital)
    Responsable de conservación del registro
    Tiempo de conservación del registro
    Disposición final del registro
    Observaciones

    Saludos cordiales
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