Foro: Sistemas de gestión integrados

INTEGRACIÓN DE SISTEMAS EN DOS EMPRESAS

  • VilenaVerd
    • 12/07/16 0:12
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    Buenas tardes,

    Acudo a ustedes para consultar sobre la sigueinte situación:

    Tengo dos empresas, cada una es una empresa constituida por parte y diferente objeto social. Tienen servicios complementarios.

    Se ha unificado la estructura organizacional, es decir que ya el 90% del personal realiza actividades para ambas empresas. Sin embargo, una de ellas tiene SGI y la otro solo 9001.
    Hasta la fecha no se ha unificado la documentación, cómo podría unificar el sistema?

    Tengo la problemática ya que si hago una solicitud sobre un tema cualquiera, debo hacerlo en formato de una empresa si es para esa empresa, pero sino en otro formato diferente. Y entonces? Estamos ya viendonos en la necesidad de unificar la política integral, ya que no le puedo pedir a la gente que conozca dos políticas, si ya prestan sus servicios en ambas empresas.

    Por favor alguien que me oriente sobre cómo podría manejar esto?
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 19/07/16 5:52
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    Hola, ¿son empresas con diferente razón social?

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • VilenaVerd
    • 19/07/16 16:35
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    Sí cada empresa tiene su razón social y Nit por parte.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 20/07/16 2:43
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    Hola, inicalmente y sin conocer las empresas veo complejo esta forma de actuar, debido a que podría haber en algún momento un conflicto de intereses. ¿Por qué no fusionar las dos empresas en una sola? Ya que organizacionalmente esto es, desde mi punto de vista, innadecuado. Por otro lado, el de la parte de gestión, veo que podrían entrar en algún momento en conflicto de interes (tambien) porque podría en algún momento ser una persona juez y parte, proveedor y cliente, etc. Igual al realizar las visitas anuales, si unificas las políticas los trabajadores se podrán preguntar para quién trabajan o inclusive cuál sistema de gestión están auditando. Existe un dicho que dice muy claramente que "cuando se sirve a dos amos, con uno se termina quedando mal".

    A menos que se vayan a fusionar en una sociedad, considero que mantengan adecuadamente delimitados sus procesos y a su personal, salvo que uno sea subcontratado por otro y exista claramente esa diferenciación para los trabajadores, es ahí donde veo coherente que se utilicen formatos de la otra empresa. De lo contrario veo peligroso este actuar.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • José Antonio Rivero
    • 20/07/16 15:56
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    Estimado VilenaVerd:

    Lo que planteas es más habitual de lo que parece. Hay organizaciones que se agrupan en lo que se denomina "grupo de empresas", y es común y factible que se cuente con un único sistema de gestión para todas las empresas. El sistema, se basará en la documentación general común (p. ej. Política/s, Manual de Calidad, Procedimientos Generales...) y documentación específica para cada empresa, en función de su actividad particular.

    No creo que (en el caso de compartir personal, como planteas), sea bueno contar con formatos y/o procesos diferentes, en función de la empresa a que nos refiramos.

    Un saludo
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    J.A. Rivero

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  • VilenaVerd
    • 21/07/16 18:51
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    Hola, gracias por las respuestas.

    Les amplio un poco la información al respecto:

    Aunque son dos empresas con diferente Nit, sin embargo tienen el mismo gerente y mismo dueño. Si embargo aunque hay procesos en común (los de apoyo y direccionamiento) y existen los procesos misionales que obviamente son diferentes.

    Adicionalmente, una de ellas tiene SGI, la otra solo 9001, por lo que el objetivo y alcance de cada Sistema es diferente.

    El tema es también el manejo documental, una de las dudas es si podría manejar documentos con ambos logos de las empresas (caso de política, procedimientos generales) y manejar con logo de una sola empresa los casos puntuales. De esta manera podría manejar una sola base documental (listado maestro).

    Gracias por la orientación, la verdad es de gran ayuda.
  • VilenaVerd
    • 27/07/16 15:09
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    El tema es que el manual no lo puedo integrar ya que el alcance de cada Sistema es diferente, una empresa HSEQ y la otra solo Calidad. Por lo tanto debo mantener dos manuales con este alcance.

    Sin embargo, algunos procedimientos se realizan de la misma forma en ambas empresas,yo podría indicar en cada manual que ciertos procesos están integrados en la alianza para poder utilizar documentos con ambos logos? Los documentos de los demás procesos sí solo mantendrían el logo de la empresa en la cual es aplicable.

    Gracias por su respuesta.
  • José Antonio Rivero
    • 27/07/16 15:28
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    Hola,

    Estás en lo cierto, puedes utilizar un Manual para cada empresa (ya que el alcance de cada sistema es diferente), y emplear procedimientos comunes con ambos logos y procedimientos específicos con el logo de cada empresa. Si tienes un Listado Maestro de documentos, puedes añadir una columna adicional para identificar si aplica a ambas organizaciones, o a cada una de ellas.

    Un saludo
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    J.A. Rivero

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 27/07/16 23:00
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    Hola, recordemos que "costumbre no es necesariamente equivalente a correcto", desde el punto de vista organizacional, más allá del sistema de gestión integrado no considero prudente este tipo de acciones, considero la parte que más podría golpearte es el riesgo del conflicto de intereses, el cual sería bueno que nos compartieras si lo has identificado, evaluado y planificado en cómo abrodar.

    Te podría hacer una pregunta para que consideres la importancia de lo que te digo:

    - Uno de los trabajadores que pertenece a la empresa A pero labora bajo los procedimientos de la empresa B, recibe una orden directa del dueño de la empresa B con base en sus procedimientos, pero el dueño de la empresa A considera que es improcedente la acción y establece una orden contraria a la de B. ¿A quién va a obedecer el trabajador? ¿A quien por procedimiento debería hacerle caso o a quien firma sus cheques? Este tipo de cosas se deben analizar.

    Saludos.
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  • VilenaVerd
    • 28/07/16 21:32
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    Gracias por sus aportes, son muy valiosos y de mucha utilidad.


    Sobre el tema de conflicto de intereses, efectivamente se presenta pero por otros temas, sin embargo no existen dos jefes para un solo proceso, solamente hay uno y existe un solo presidente para ambas organizaciones.

    Manejaré así la documentación, es mucho más sencillo para la administración documental.

    Gracias.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 29/07/16 8:01
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    VilenaVerd escribió:
    Gracias por sus aportes, son muy valiosos y de mucha utilidad.


    Sobre el tema de conflicto de intereses, efectivamente se presenta pero por otros temas, sin embargo no existen dos jefes para un solo proceso, solamente hay uno y existe un solo presidente para ambas organizaciones.

    Manejaré así la documentación, es mucho más sencillo para la administración documental.

    Gracias.


    Hola, un jefe para ambas organizaciones que son cliente y proveedor al mismo tiempo es un gran conflicto de interés, bajo el nuevo pensamiento basado en riesgos deberás ser extremadamente cuidadoso en ese aspecto y establecer controles muy buenos para minimizar este tema.

    Saludos.
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