Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Sobre los códigos de un formato de programa de capacitación y entrenamiento

  • maryuri
    • 11/05/15 18:50
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    Buenos días,

    Tengo una inquietud en cuanto a los formatos actualizables.

    Ejemplo: Tengo un Formato que se llama programa de Capacitación y Entrenamiento. y tiene su:
    Versión: 02:
    Fecha de Apropiación: 15/04/2014
    Código: HSE-PR-005
    (esto en cuanto al modelo del Formato)

    Pero en el formato hay una casilla que dice Fecha de Actualización del Programa de capacitación. y tiene 03/02/2015.

    Entonces... Para diligenciar el cuadro de control de documentos y registros cual es la fecha que debo colocar??? en cada uno??

    agradezco su colaboración.
  • Jorge Pereiro
    • 11/05/15 20:05
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    Hola Maryuri,


    la primera fecha es la de actualización del formato. El cual es una estructura vacía hasta que no lo rellenemos de contenido.

    El contenido de dicho formato es siempre un programa de capacitación, porque esa es la función del formato, albergar planificaciones de formación. La fecha del 03 de febrero es la última vez que se actualizó la planificación de la formación que contiene.


    En el listado del control de documentos tienes que buscar si hay un listado de los formatos en vigor con su número de versión, y allí deberías registrar las modificaciones de la estructura del formato.


    Las modificaciones de una planificación se puedes registrar en el mismo documento, y no creo que se saque mucho provecho de registrarlas en un listado aparte, aunque puede ser procedente en determinados casos (tampoco hay que decir que algo es malo sin haberlo estudiado antes). Pero en todo caso es improbable que en tu sistema esté definido que debas crear un registro a parte de las modificaciones de ese plan de formación.

    Espero haberte aclarado la cuestión.
  • maryuri
    • 11/05/15 20:46
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    Hola

    gracias por su colaboración,

    pero no me queda claro entonces, cual es la fecha que debo colocar en el control de documentos y el de registro.

    La de aprobación del formato? a ola de aprobación del programa?

    Muchas Gracias
  • One Economic&Quality Consulting
    • 11/05/15 20:56
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    maryuri escribió:
    Hola

    gracias por su colaboración,

    pero no me queda claro entonces, cual es la fecha que debo colocar en el control de documentos y el de registro.

    La de aprobación del formato? a ola de aprobación del programa?

    Muchas Gracias


    La de aprobación del formato. Como te ha dicho Jorge esa fecha es en la que se elaboró el formato, es decir el documento en vacío que sirve para rellenar y que así se convierte en registro. El registro llevará tantas fechas como lo emitas o lo imprimas. Esa es la fecha de aprobación del programa que es el registro.
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    Saludos

    Rafael

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  • Angelita
    • 13/05/15 16:50
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    Buen día, en efecto como lo han indicado mis compañeros la fecha que se debe registrar es la del formato pero es importante que tu tengas presenta y muy bien diferenciados los conceptos para que puedas resolver este tipo de dudas, pues si el concepto no está claro, este problema se puede volver a presentar con otro documento y no lo vas a poder resolver.

    Cuando se habla de "formato", estamos hablando de un documento plantilla o sin diligenciar, este formato tiene un número de versión y una fecha en la que esa versión fue emitida. En el formato se controla por ejemplo cuando se agrega o se elimina una nueva columna o celda o cuando se hacen cambios de "forma". Por tanto, si estas diligenciando el listado maestro de documentos, debes indicar la fecha que corresponde al formato.

    El "registro", es cuando el formato es diligenciado, es la información contenida en ese formato. En algunos casos se indica la fecha en la que la información es actualizada, pero esa fecha hace referencia es al contenido.
    En el listado maestro de registros no se requiere dicha información , pues los controles que requiere un registro son los enunciados en 4.2.4: almacenamiento, identificación, protección, recuperación....

    Saludos.
  • maryuri
    • 14/05/15 15:27
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    Angelita,

    Gracias por su aclaraciòn.

    saludos cordiales.