Foro: Auditorías internas

Plan de actividades primera auditoría interna

  • aperez
    • 15/04/15 14:58
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (5/0)
    Buenas a tod@s,

    voy a abordar mi primera auditoría interna y me gustaría saber vuestra opinión. Sí falta algo relevante o sí hay algo que se pueda obviar.

    HORA ACTIVIDAD
    10:00 Revisión manual de calidad y PR´s
    11:00 Gestión recursos humanos
    11:30 Planificación, informes y realización del producto,procesos del cliente
    12:30 Compras y prestación del servicio
    13:00 Medición, análisis y mejora
    13:30 Responsabilidad de la dirección
    14:00 Cierre auditoría interna


    Gracias por el interés mostrado.
    Antonio
  • Angelita
    • 16/04/15 0:25
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (1/0)
    Antonio buen día,

    La metodología que yo utilizo para auditar es diferente y es la misma que aplica un auditor de la entidad certificadora, no es que la tuya esté mal, lo que pasa es que pienso que se te van a dificultar algunas cosas.

    Primero me parece que el tiempo es muy corto y mas aun si es la primera auditoria, es importante tomarse el tiempo necesario para revisar todo y para registrar los hallazgos de la auditoria. Si vas a auditar por procesos y dependiendo del tamaño de cada uno, la auditoria puede tener una duración entre 1.5 y 2 horas por proceso, es probable que debas contemplar al medos dos días de auditoria.

    Desde mi punto de vista es mas fácil y práctico auditar por procesos y no por temas, me explico por ejemplo:

    Si tu auditas por proceso, a cada líder de proceso y al personal de ese proceso le vas a preguntar sobre las cosas comunes (indicadores, acciones correctivas y preventivas, control de documentos, política de calidad y objetivos, etc) y las cosas específicas de ese proceso (aplicación de procedimientos).

    Pero si auditas por temas, por ejemplo "indicadores", tendrías que reunir a todos los lideres de proceso y preguntarles por sus indicadores.

    Adicionalmente es bueno auditar por procesos para que el personal se acostumbre y tenga un buen ejemplo para la auditoria de certificación.

    Saludos.
  • Yovanna Ochoa
    • 16/04/15 2:04
    • Imagen de Yovanna Ochoa
    • Reg.: 20/03/12
    • Colombia
    • Posts: 51
    (0/0)
    Hola Antonio

    Estoy totalmente de acuerdo con Angelita, es mejor auditar por procesos para llevar una secuencia lógica de las actividades desarrolladas y poder analizar la trazabilidad de los mismos.

    Yo siempre acostumbro iniciar por el proceso de la dirección en lo referente a la planeación, esto con el ánimo de determinar que políticas y objetivos tiene el grupo directivo, información que busco analizar si se cumple en los otros procesos de la empresa.

    Posteriormente, inicio la auditoria con los procesos de la cadena de valor en su orden: comercial, diseño (cuando aplica), producción, logística, etc

    y finalmente audito procesos de apoyo como gestión humana, mantenimiento,etc según el mapa de procesos de la organización

    Los temas de medición, seguimiento y mejora como Angelita, los audito en cada proceso, pues es importante concientizar a los lideres que son responsables de la mejora de su proceso y no que esto es responsabilida de quien coordina el sistema

    Saludos,
    _________________
    Yovanna Ochoa
    Consultor Senior
    Aliados en Tecnología y Calidad SAS
    www.atcalsas.com
  • aperez
    • 16/04/15 8:51
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Buenos días,

    Muchas gracias por su respuesta, la verdad es que es mi primera auditoría y no tenía muy claro que enfoque darle pero como bien comentáis por procesos es una gran opción. En ese caso como mi empresa trabaja 4-5 productos solamente sería distribuirlo así.

    Actividades de la auditoria: (auditar partes intervinientes en cada proceso).

    Apertura Auditoría:

    Día 1 (enfocarlo a procesos de cada producto).

    Producto 1

    Producto 2

    Producto 3

    Producto 4

    Día 2 (administración y proveedor que implementa hardware).

    Administración

    Proveedor principal que comparte instalaciones

    Cierre de la auditoría.

    Nota: no tienen departamento de producción, recursos humanos o mantenimiento al ser una empresa pequeña.

    Un saludo.
    Antonio
  • One Economic&Quality Consulting
    • 16/04/15 13:27
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (0/0)
    Quisiera introducir un comentario a lo ya dicho.

    Sobre los indicadores yo si creo que se pueda hacer en un solo momento.

    Los indicadores pueden ser responsabilidad de los jefes de proceso, pero también lo son de la dirección y en muchos casos es la dirección la que los marca. Por tanto se puede ir haciendo la auditoría a los procesos y haciéndote una idea general de como trabaja la organización y posteriormente con la dirección analizar si son los indicadores adecuados y los resultados que nos muestran.

    Sobre la dirección al ser la primera auditoría no puedes trabajarlo mucho, pero más adelante lo normal es que al principio de la auditoría veas el informe anterior para ver como quedaron las cosas de la revisión anterior.

    Normalmente por la mañana se suele dedicar a la parte mas formal del sistema :

    Revisión por la dirección, incluyendo auditorías anteriores.
    Política y alcance
    Registros de formación e infraestructuras

    Luego se suele empezar a ver todo lo que sería el proceso operativo

    Cuando ya se tiene una visión global de la empresa, se puede ver si los objetivos y los indicadores son adecuados a la organización y valorarlos junto al producto no conforme y su tratamiento.

    Con eso como ves, habrás completado toda la norma.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • aperez
    • 20/04/15 11:02
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Buenas,

    cuando os referís a los indicadores, ¿quiere decir el checklist que revisa el sistema de gestión de calidad?

    Sigo sin tener claro el enfoque de la auditoría. Igual puedo hacer el checklist revisando todos los puntos de la norma con preguntas tipo como:

    ¿Dispone la organización auditada de una política y objetivos de la calidad?

    ¿La organización proporciona formación o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidades?



    Y después coger a los trabajadores individualmente y por procesos o proyectos para hacerle preguntas tipo:

    ¿En qué consiste su trabajo en este proceso?

    ¿Quién le comunica que hay un cambio de requisitos por parte del cliente?

    No termino de enfocar esta parte, aquí se nota que nunca he participado en una auditoría.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 20/04/15 12:44
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (0/0)

    aperez escribió:
    Buenas,

    cuando os referís a los indicadores, ¿quiere decir el checklist que revisa el sistema de gestión de calidad?

    No, me refiero a la batería de indicadores en la que monitorizas todos los procesos. Todo proceso debe llevar aparejado un indicador que te permite saber como va su funcionamiento. Lo normal es recogerlos todos en un documentos para tenerlo controlado y centralizado.

    Sigo sin tener claro el enfoque de la auditoría. Igual puedo hacer el checklist revisando todos los puntos de la norma con preguntas tipo como:

    ¿Dispone la organización auditada de una política y objetivos de la calidad?

    ¿La organización proporciona formación o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidades?

    Esta es una manera muy habitual en la gente primeriza. Así no te olvidas nada. Cuando uno adquiere experiencia ya no recurre a la check-list va auditando de acuerdo a un plan programado pero con total libertad. Las preguntas que propones son correctas.



    Y después coger a los trabajadores individualmente y por procesos o proyectos para hacerle preguntas tipo:

    ¿En qué consiste su trabajo en este proceso?

    ¿Quién le comunica que hay un cambio de requisitos por parte del cliente?

    Esta es más la manera de auditar del auditor experimentado y se hace más en la parte del proceso clave.

    No termino de enfocar esta parte, aquí se nota que nunca he participado en una auditoría.


    Antonio yo te recomendaría que hicieras un curso de auditores que tuviera roll-plays. Aprenderías muchas cosas.

    Te comento cosas en tu texto.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • aperez
    • 20/04/15 12:50
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Gracias por tu respuesta Rafael,

    Mirare lo del curso de auditor aunque ando haciendo otros cursos y mi tiempo no me lo permite de momento.

    En cuanto a las preguntas de principiantes quizás las he barajado más porque es la primera vez que se va a realizar una auditoría en la empresa y nos vendría bien a todos hacerlas y luego pasar a las preguntas más experimentadas.

    Un saludo
    Antonio
  • Angelita
    • 20/04/15 15:47
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (0/0)
    Buen día Antonio,

    La recomendación más sincera que te haría es que contraten a una firma externa para que les realice esta primera auditoria interna, teniendo en cuenta que nadie tiene experiencia.

    Además de ser un excelente ensayo para ti y los trabajadores, también podrás conocer el tipo de preguntas que se hacen.

    Por experiencia te digo que el tema de la auditoria interna es muy importante para el SGC y los auditores de certificación suelen ser muy quisquillosos con este tema. Seguramente te van a pedir el perfil del auditor interno y en este perfil te pedirán la "formación" de esos auditores internos y la "experiencia".

    Te sugiero también que te guíes por la norma ISO 19011.

    Saludos.
  • aperez
    • 20/04/15 15:52
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Muchas gracias por tu sugerencia Angelita aunque no puedo hacer eso porque sería como decir que no se hacer mi trabajo aunque sea mi proyecto de carrera y no se me exija como a un profesional experimentado pero debo hacerlo yo mismo, también como reto personal.

    He estado documentandome con lo de role-play, visualizando listas de verificación, preguntas por procesos, etc y creo que ya estoy obteniendo una visión más clara para afrontar este asunto.

    Un saludo.
    Antonio
  • aperez
    • 20/04/15 16:00
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    También comentarte que he desarrollado yo mismo el PR para la auditoría con los siguientes pasos:

    1.El responsable de calidad elabora o actualiza y difunde el plan anual de de auditorías internas.

    2.El responsable de calidad seleccionará el equipo de auditores internos y verificará que se cumple con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001.

    3.El equipo de auditores será el encargado de difundir y transmitir el programa de auditoría al resto de empleados.

    4.Para poder desarrollar la auditoría el responsable de calidad elaborará unas listas de verificación y recopilará todos los documentos necesarios para la auditoría.

    5.Durante la reunión de apertura se informa de: objetivo, alcance de la Auditoría y plan de actividades. Se establecen los canales de comunicación y se fija la reunión de cierre.

    6.Se recopila, verifica y registra toda la información procedente de las entrevistas y la recopilación de datos. Durante la auditoría, los auditados serán informados de los hallazgos encontrados.

    7.El equipo auditor se reunirá internamente para cerrar la auditoría presentando las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora. Se emitirán conclusiones y el posterior cierre de la reunión.

    8.El responsable de calidad será el encargado de emitir el informe, señalando todo lo expuesto en el cierre de la auditoría con sus conclusiones.

    9.Una vez realizado el informe este será evaluado por el equipo auditor para contrastar que la información es relevante con la auditoría realizada.

    10.Para cada desviación detectada, el auditado se compromete a realizar las acciones de mejora en una fecha determinada. Se realizará un seguimiento de las distintas acciones hasta que todas se hayan solucionado.

    Un saludo.
    Antonio
  • Angelita
    • 20/04/15 17:48
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (0/0)
    Antonio,

    Entiendo perfectamente la situación y habla muy bien de ti el empeño y la responsabilidad con la que asumes tu trabajo, pienso que parte de la ética profesional está en el hecho de tener la capacidad para informar como deben hacerse las cosas para el beneficio de la Organización. De ninguna manera digo que no puedas hacer la auditoria interna (y así la haga un externo, tú puedes participar y adquirir la experiencia), pero esto se trata es de dar cumplimiento a un estándar que va a ser certificado por una entidad externa en la cual podrías tener inconvenientes por no contar con las competencias que se requieren. También se debe tener en cuenta uno de los principios de la auditoria y es el de la "independencia", tú estructuraste todo el SGC y tú lo vas a auditar, debes contemplar que una persona diferente audite las actividades que son tu responsabilidad.

    Con respecto a lo que nos transcribes de tu procedimiento, te relaciono las siguientes sugerencias entre líneas:

    1.El responsable de calidad elabora o actualiza y difunde el plan anual de de auditorías internas.
    RTA: desde la óptica de un SGC, este punto no hace referencia al "plan" sino al "programa".

    2.El responsable de calidad seleccionará el equipo de auditores internos y verificará que se cumple con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001.

    3.El equipo de auditores será el encargado de difundir y transmitir el programa de auditoría al resto de empleados.

    RTA: pienso que esta actividad debería ser responsabilidad del encargado de calidad, pues es muy importante asegurarse que todos conozcan el plan.

    RTA: entre el punto 3 y 4 se debería poner la actividad de la elaboración del plan de auditoria (plan detallado).

    4.Para poder desarrollar la auditoría el responsable de calidad elaborará unas listas de verificación y recopilará todos los documentos necesarios para la auditoría.

    RTA: las listas de chequeo deben ser elaboradas por cada uno de los auditores y el responsable de calidad debe verificarlas para asegurar el cumplimiento de ISO 9001. En la preparación de la auditoría deben participar todos los auditores, pues no se ve bien que alguien haga unas preguntas y otro sea el que las aplique, pueden haber malos entendidos y puede que los auditores no sepan que están preguntando.

    5.Durante la reunión de apertura se informa de: objetivo, alcance de la Auditoría y plan de actividades. Se establecen los canales de comunicación y se fija la reunión de cierre.

    6.Se recopila, verifica y registra toda la información procedente de las entrevistas y la recopilación de datos. Durante la auditoría, los auditados serán informados de los hallazgos encontrados.

    7.El equipo auditor se reunirá internamente para cerrar la auditoria presentando las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora. Se emitirán conclusiones y el posterior cierre de la reunión.
    RTA: recuerda que el objetivo de una auditoria es evidenciar la "conformidad del SGC", procura no hacer tanto énfasis en las no conformidades.

    8.El responsable de calidad será el encargado de emitir el informe, señalando todo lo expuesto en el cierre de la auditoria con sus conclusiones.

    9.Una vez realizado el informe este será evaluado por el equipo auditor para contrastar que la información es relevante con la auditoria realizada.

    RTA: se debe incluir una actividad que sea la de realizar la reunión de cierre en la que se comunica el informe final de auditoria, ademas de presentarlo también a la Gerencia.

    10.Para cada desviación detectada, el auditado se compromete a realizar las acciones de mejora en una fecha determinada. Se realizará un seguimiento de las distintas acciones hasta que todas se hayan solucionado.

    RTA: esta sugerencia nada mas es de redacción, cambia las palabras "se compromete" a la palabra "debe", pues es un deber generar acciones de los hallazgos no conformes detectados.


    Por este medio no puedo hacer mas que sugerirte y hacerte recomendaciones, además de desearte todos los éxitos.

    Saludos.
  • aperez
    • 20/04/15 18:01
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Claro que es conveniente que un externo la realice pero para eso tenemos la auditoría externa, para la cual ya tenemos concertada dos citas: pre-auditoria y auditoria. Si en mi caso como responsable de calidad y el resto de áreas no hemos realizado correctamente nuestro trabajo será contrastado por una certificadora externa.

    Se encargarán de visar el SGC y de comprobar que se cumplen los objetivos y política de calidad, que todos los miembros tienen definidos sus puestos y funciones en la empresa, gestión por procesos, evaluación de proveedores, satisfacción, etc.

    En mi opinión creo que vamos bastante encaminados en hacer bien las cosas ya que se está trabajando en esa vía. Siempre faltarán cosas pero la mejora continua así lo requiere.

    Por cierto puedes opinar abiertamente para eso están los foros como este. No me he molestado en absoluto sí es lo que ha parecido. Solamente tenía que referir el que cómo lo vamos a enfocar y los motivos.

    Mi virtud para aprender es saber escucha todas las opiniones posibles.

    Un saludo
    Antonio