Foro: 8.5.2 Acciones correctivas

Fecha de cierre de las acciones correctivas

  • nato
    • 22/09/08 13:13
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    (4/0)

    Hola a todos

    He leido varios posts acerca de como se registra la verificacion de una accion correctiva y de como se efectua el seguimiento a las mismas.

    Sin embargo, hay una duda subyacente que no acabo de desentrañar y es la siguiente:

    ¿Cuando se supone que se establece la fecha de cierre de una accion correctiva o preventiva?

    Creo que hay varias posibilidades: opcion a) cuando se aprueba la aceptación de la acción correctiva  en una reunion del comite de calidad?, opción b) cuando se implementen las soluciones propuestas a las no conformidades detectadas?opcion c) cuando se verifique en el seguimiento de las acciones correctivas que las soluciones propuestas son efectivas y eficaces?

    Si la opcion correcta es la c), hasta cuando se estipula este proceso de seguimiento? un año?. 6 meses? y con cuanta periodicidad se realizaria? Cada mes?, cada 2?

    Veamos que respondeis

    Un saludo

  • Jorge Pereiro
    • 22/09/08 21:09
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    (5/1)

    Hola nato,

     

    yo me quedo con la c), y las dejaría abiertas tanto tiempo como haga falta, no hay prisa, y ningún auditor tiene que ver algo malo en ello.

    Lo malo es dejarlas abiertas y olvidarlas, esto sí es denunciable en una auditoría.

    La norma no habla de "cerrar" acciones correctivas, sino de revisar sus resultados para comprobarque son eficaces.

    Siendo más descriptivo, en esta cuestión veo 2 opciones:

    1. La acción correctiva ataca la causa de un problema singular (no se había producido antes).
    2. La acción correctiva ataca la causa de un problema repetitivo (ya había sucedido más veces).

    En el primer caso es difícil establecer un límite de tiempo a esperar, en este caso se podría adoptar un criterio basado en realizar X comprobaciones distribuidas en el tiempo, y si no se detectan anomalías, dar por zanjado el asunto.

    Para el segundo caso adoptaría como criterio la evidencia directa de su no aparición durante un período de tiempo superior a la frecuencia con la que aparecía el problema antes.

     

    Para ser prácticos, yo escribo en el procedimiento que será el responsable de calidad el que decidirá cuándo cerrarla, explicando sus razones en el informe.

    Además, hay que tener en cuenta que las acciones correctivas son un elemento de entrada de las reuniones de revisión por la Dirección. Este es un buen momento para cerrar acciones correctivas.

     

    Saludos!

     

  • Ángeles
    • 23/09/08 17:13
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    (0/0)

    Me viene estupendamente este tema para escreibiros mi consulta, pues me ha surgido una duda en la revisión del sistema de gestión de calidad del que ahora soy responsable.

    No fue implantado por mi, yo ya comencé con las revisiones. Y vi que todas las acciones correctivas que habían elaborado el equipo anterior tenían un plazo para cerrarlas. Al hacer yo la revisión, muchas de ellas incumplían ese plazo, por lo que entendí que era otra no conformidad, que consistía en no cumplir con el plazo de la acción correctiva (vaya lío)

    Ahora estoy elaborando yo las acciones correctivas necesarias tras las revisiones y después de leeros entiendo que no tengo por qué poner plazos a cada una de ellas. De hecho es que es complicado determinar fecha fija.

    Entonces, no es necesario determinar un plazo en cada acción correctiva??basta con que se lleven a cabo antes de que se realice la auditoría de certificación??

     

    Mil gracias 

  • nato
    • 23/09/08 17:48
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    (1/0)

    Hola Angeles

    Me siento muy identificado contigo pues me encuentro en el mismo lugar que tu: intentando arreglar un sistema de gestion de calidad que realmente no funciona que otro lo creo .

    En el caso que nos ocupa, en mi opinion creo que es necesario  establecer una fecha de límite para la implementación de las acciones previstas en la acción correctiva.

    Y creo esto porque es la mejor forma de motivar y hacer que el responsable designado de la implementación de dichas acciones las lleve a cabo en un periodo lo más corto posible.

    Además, la fecha límite tb servirá al responsable de calidad para seguir una cronología lógica en el seguimiento y revisión de no solo la acción correctiva, sino de todo el sistema de gestión de calidad.

    En resumen, servirá tanto de acicate para el responsable de ejecutar las acciones y te servirá a ti para saber cuando y en que orden actuar sobre la revisión de las acciones correctivas

    No entro a analizar si el vencimiento de esta fecha podría ser fuente de no conformidad, aunque si me gustaria escuchar la opinión de algún experto.

  • Jorge Pereiro
    • 23/09/08 19:53
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    (3/0)

    Hola nato,

    coincido contigo sobre la necesidad de introducir elementos que "motiven" a las personas a cumplir con las tareas encomendadas. En este sentido, imponer una fecha límite es bastante efectivo, sobre todo si hay que dar cuentas después a algún responsable.

    Hay que tener en cuenta que una fecha límite implica una planificación previa. En este caso habría que planificar las acciones de revisión de la acción correctiva.

     

    El desarrollo de una acción correctiva tendría las siguientes etapas obligatorias:

    1. Análisis de la no conformidad e identificación de sus causas.
    2. Determinación de las acciones correctivas a emprender (suponiendo que hemos decidido emprender una acción correctiva).
    3. Planificación de las acciones correctivas que atacan la causa.
    4. Ejecución de las acciones correctivas.
    5. Planificación de las acciones de revisión.
    6. Ejecución de las acciones de revisión.
    7. Cerrar la acción.

    Las 2 planificaciones anteriores se realizan normalmente al unísono: pensamos qué hacer y cómo vamos a verificar su eficacia. Además, el plazo límite de esta planificación podría ser:

    • flexible: establecemos un plazo adaptado a las acciones a implementar, o
    • rígida: establecemos un plazo fijo para todas en general.
    Está claro que un plazo rígido no se adapta a nuestras necesidades, lo mejor es asignar tiempos proporcionales a las acciones y a nuestra carga de trabajo.

    Por otro lado, la secuencia  anterior es la típica de un 8D en automoción. Un 8D es un formato de acción correctiva que han popularizado los fabricantes americanos (Ford, Chrysler, General Motors,...). Cuando hay un problema de calidad lo primero que hacen es pedirte un 8D del problema. Se llama 8D porque son 8 pasos, incluyendo las felicitaciones al equipo al acabar (el ejemplo que doy se las ahorra, aunque no viene mal un poco de pasión).

    Mi propuesta, implícita en el formato de ejemplo, es dejar libertad a la forma de expresar la planificación de las acciones, y no dejar mucho espacio para explicarse (no hace falta enrollarse). Si la cosa es compleja más vale que utilicemos un formato de planificación como anexo.

    Trabajando de esta manera, queda en evidencia cuáles son los compromisos que hemos asumido (conviene poner siempre fechas: los plazos para cada tema). Y también se hace evidente también para el auditor, que puede distinguir entre acciones en marcha y acciones olvidadas.

     

    Importante: no es necesario cerrar las acciones correctivas antes de una auditoría. Las auditorías verifican un sistema en funcionamiento. La empresa no debería alterar su rutina diaria por una auditoría más allá de coordinar su trabajo de inspección con la actividad de la empresa.

     

    Llevar a cabo una acción correctiva como Dios manda lleva bastante trabajo. Por esta razón, en mi opinión la empresa debería abstenerse de ir abriendo acciones correctivas "sin ton ni son". Una acción correctiva pretende eliminar la causa de los problemas, si fuera una tarea fácil, a las 10 acciones correctivas cerradas seríamos perfectos Cool.

     

    Saludos!!

  • Beatriz
    • 24/09/08 0:15
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    hola!

     

    Efectivamente, como dice Jorge y nato, el motivar a que la gente encargada de cerrar las acciones correctivas realice una planificación es indispensable para asegurarse de que las cosas no se dejarán en el olvido.

     A lo anterior debo aunar que Crosby, autor de una metodología para el análisis y la eliminación de problemas, la cual se basa en cinco pasos:

    1. Definir la situación actual

    2. Remediar temporalmente

    3. Análisis de causas raíz

    4. Tomar acción correctiva

    5. Evaluación y seguimiento

    Nos sugiere que al definir la situación actual, utilicemos preguntas como ¿Cuál es la situación indeseable, qué sucedió que no debio de haber sucedido, o bien, qué esta fallando?, también se nos sugiere determinemos un ¿QUÉ? (es decir establescamos cuando aceptariamos que nuestro problema esta resuelto, yo lo tomo como un objetivo a seguir), un ¿QUIÉN? (el personal capacitado, con experiencia y autoridad necesarios para resolver el problema) y un ¿CUándo? (que es una fecha tentativa para cerrar la acción correctiva, misma que puede cambiar dependiendo de las necesidades). Envío un link en el que podrán encontrar el documento. http://www.mailxmail.com/curso/empresa/solucionproblemas

     En mi organización establecimos que cuando no se pueda cumplir con la acción correctiva en el tiempo que ya se había planificado, se puede pedir una prórroga de 10 días hábiles ycon ello no incumplimos las fechas de cierre.

    Espero que este ejemplo les sirva.

    _________________

     Tecnología de Sistemas Informáticos S.A. de C.V.

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    La perseverancia es la característica que debe prevalecer en un triunfador.

  • Ángeles
    • 24/09/08 10:06
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    Muchas gracias por vuestras aportaciones, coincido con vosotros en lo que comentáis.

    EL problema de mi situación es que mis responsables también han heredado este SGC sin conocerlo en absoluto y sin dedicarle ningún tiempo. Por lo que me veo en esa incómoda situación tan frecuente en la que parece que el SGC es mío y que el resto me hace un favor cumpliendo con las responsabilidades que les corresponden.

    Yo establecí plazos a todas las correcciones y acciones correctivas que he ido definiendo. Pero en las que no dependen de mi, no consigo que los responsables cumplan. Por lo que los plazos que yo establecí no se están cumpliendo en absoluto y por el "simple" hecho de que aquí las prioridades son otras muy diferentes del tema del SGC. Pero eso no se lo puedo decir a los auditores, aunque sea la realidad.

    Pregunta:  Si el plazo de una corrección o acción correctiva se imcumple con creces con respecto al plazo que yo establecí pero, como siempre, cuando le vean las orejas al lobo se haga todo aunque sea a última hora el día antes de la auditoría.... ¿es suficiente? Bastaría con que yo justificara de alguna manera imaginaria este retraso?

    Para mi por supuesto no es una manera válida de hacer las cosas, pero es una pelea mía contra el mundo y aquí lo único que interesa es mantener la certificación a nivel estratégico de la organización....

     

    Siento el rollo que acabo de soltar  

  • Carmen
    • 17/11/08 21:20
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    Angeles:

    Comparto contigo la recomendación del Auditor, cuando le hice la misma consulta...

    Él me indica que en caso de incumplimiento de las acciones correctivas en el plazo establecido, se debe abrir una NC por incumplimiento, pero ya no por la actividad en sí (descrita en la SAC) sino por incumplir el 8.3 respecto a la Mejora Continua. Cada SAC tiene un responsable, y en caso de que no se le abra una NC por incumplir su AC, esta NC se abriría al Coordinador de Calidad, o al responsable de su seguimiento por no hacerlo. Como verás, es una cadena.

    Luego cuando se busquen las causas de estos incumplimientos, o falta de seguimiento, es probable que resulten siendo falta de sensibilización del personal con la implementación del SGC.

     

    _________________

    Carmen Chávarry

  • Pedro Muro
    • 17/11/08 23:37
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    Buenas tardes a todos:

    Despues de leer todas vuestras respuestas me gustaria daros mi vision como auditor:

    - Sobre el tema de las fechas de finalizacion de las acciones correctivas, no es un tema al que yo de excesiva importancia. Si en una auditoria no se ha cumplido la fecha de cierre paso a analizar como se ha llevado a cabo la accion correctiva, el siguimiento, el estado actual, la implicacion de los responsable, etc. Es decir, para mi es más importante que la acción correctiva tenga el resultado que se persigue que cerrarla en las fechas determinadas.

    - Respecto a poner una NC respecto al 8.3 por no cerrar la accion correctiva en plazo, abria mucho que discutir. Como he dicho en el punto anterior hay que analizar todos los datos, cada empresa es un mundo. ¿Sería justo poner una NC sobre una accion correctiva no concluida en plazo pero que esta dando sus frutos?, ¿hasta que punto no se esta realizando una mejora continuada por no cerrar en plazo una acción correctiva?, ? ¿la mejora continuada tiene fechas?.

    AL hilo de lo que indicaba Jorge, para poner una acción correctiva hay que estar muy seguro, conocer profundamente los procesos sobre los cuales repercutirá, y a pesar de eso puede ser complicado llevarla a termino, ¿le vamos a poner impedimentos por las fechas de finalización? ¿Vamos a restar eficacia a la acción correctiva por entrar en plazos?.

    En definitiva, y siempre bajo mi opinión, lo importante de una accion correctiva es que elimine la causa de una no conformidad. Si todo el mundo está implicado no nos importen las fechas, conseguiremos nuestro objetivo.

    Espero haber sido de ayuda.

    Saludos

  • Carmen
    • 18/11/08 0:27
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    Pmuro:

    Buen día.

    Es cierto que lo importante es la eficacia de la acción, pero en todo caso, estaría bien ponernos plazos cuando no es importante que se cumplan?

    Mi consulta sería ¿qué acciones tomar ante incumplimiento de acciones correctivas en los plazos estimados?, o en todo caso, ¿qué registros podrían validar ante una auditoría el hecho de no abrir una NC por incumplir la realización de acciones correctivas, al margen de los plazos? ¿Alguien más tiene alguna experiencia en auditorías de certificación?

    _________________

    Carmen Chávarry

  • Pedro Muro
    • 18/11/08 15:28
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    Buenas tardes:

    Quizás no explique con claridad.

    Lo que queria expresar es que es más importante los resultados de las acciones correctivas que los plazos de cumplimiento.

    Evidentemente se ha de analizar por qué no se cumplen los plazos, si de este analisis se deriva que el plazo impuesto era insuficiente prima la eficiencia de la accion correctiva sobre el plazo, pero si el problema es que no se lleva a cabo en plazo sin motivo justificado evidentemente se deberia cursar la correspondiente NC.

    Creo que la mision de los auditores es comprobar que las acciones correctivas surtan efecto.

    Respecto a que registros podrias presentar a un auditor respecto a no cumplimiento de plazos por motivos justificador, mi opinion es que al hacer el siguimiento de las acciones correctivas hagas las anotaciones adecuadas al respecto.

    Saludos 

  • Carmen
    • 18/11/08 15:32
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    Ahora sí me queda más claro.

    Gracias Pmuro por tu valioso aporte... en estos días estaremos revisando las AC, es por ello que agradezco tu apreciación, nos servirá de mucho.

     

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    Carmen Chávarry

  • Jorge Sánchez
    • 5/02/09 17:49
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    Bueno Días,

    Gracias por sus aportes, me han ayudado a aclarar varias dudas principalmente en el seguimiento de acciones. 

     A mi se me ocurre la idea de crear un cronograma con tareas para las acciones que requieran mucha elaboración o tiempo para completarse.

     La duda es, ¿este cronograma debe estar controlado como toda la documentación de calidad o puede ser un anexo al formulario de acción correctiva que realiza cada área para demostrar la planificación? ¿Como se relacionaría este cronograma en el formulario de acción correctiva.?

    En si, ¿como debería tratarse un seguimiento de acción correctiva cuando hay un cronograma de planificación.?

     ¿Tendrán algún formato de planificación de acciones?, el link que tienen Jorge P en unos de sus aportes no me funcionó.

     Agraezco de antemano su ayuda,

    Saludos,

  • galka12
    • 13/02/12 21:00
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    Buenas,

    alquien sabe donde puedo conseguir el formulario de Informe 8D

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 15/02/12 14:41
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    Disculpa.

    ¿ puedes ser mas concreto para que podamos ayudarte ? ¿ a que te refieres ?

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    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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