Foro: 8.5 Mejora en ISO 9001

registro y revisión de acciones preventivas y correctivas

  • pilaromo
    • 10/09/08 1:04
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    (4/1)
    Hola a todos,

    tengo una duda, espero que me puedan colaborar.

    En una reciente auditoria que tuvo el SGC de empresa en la cual trabajo, nos reportaron la siguiente no conformidad "el procedimiento para ejecutar acciones no incluye requisitos para registrar los resultados de las acciones tomadas ni la revision correspondiente", la explicación del auditor es que no solo se debe hacer seguimiento que es lo que hacemos, sino que se debe registrar los resultados, es decir no reportar solo el seguimiento de las actividades programadas para el cumplimiento de la acción sino el resultado, entonces estoy confundida..no se cómo puedo implementar eso en mi procedimiento?..


    ojala me puedan ayudar.

    Gracias
  • Arturo Quijano
    • 10/09/08 7:50
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    (10/1)
    Estimada pilaromo,

    Mi comentario es:

    Se establecen las acciones correctivas / preventivas (formato PDCA) y se tiene documentada la actividad (junto con la evidencia de la actividad realizada) pero te están solicitando que de forma visual documentes el estatus:

    a.- Cerrada (Verde / 100%)
    b.- En Proceso (EP / amarillo / % grado de cumplimiento - 25 / 50 / 75)
    c.- Abierta (Rojo - Naranja / menor al 25%)

    Esto puede ser el el mismo formato (PDCA) incluir una(s) columnas con el estatus actual de la actividad establecida.

    Documenta en tu procedimiento que el estatus se registra bajo este tipo de caracterisiticas acorde al seguimiento de las activdades.
  • Invitado
    • 10/09/08 12:08
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    (2/0)
    Pilaromo buenos dias.

    Estoy de acuerdo con Asquijano y el planteamiento que te hace. El uso de los colores es bastante práctico pero también he de decirte que dependiendo de la empresa se puede hacer uso de alguna marca especial, por ejemplo:

    C Cerrado - 100% grado de cumplimiento
    P En Proceso > 25% grado de cumplimiento
    A Abierta < 25% grado de cumplimiento

    Otras empresas pueden colocar una codificación especial (considerando los mismos grados de cumplimiento por ejemplo).

    Todo depende de la forma más práctica y menos compleja con la que vosotros indiqueis el status de la actividad que se viene realizando.

    Un fuerte abrazo,
  • pilaromo
    • 10/09/08 17:39
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    (0/0)
    Muchas gracias, por su aportes pero con lo que ustedes plantean solo estaría mostrando el estado de la acción pero como reporto que la acción ha sido eficaz? nosotros pensabamos que considerando un indicador de seguimiento, y verificando que a través del seguimiento de la acción era suficiente para decir que la acción ha sido eficaz, pero el auditor considero que el concepto de seguimiento es de la versión 1994 y que versión 2000 requiere registro y verificación entonces no se como hacer esto, no se como incorporar eso en el formato de acciones correctivas y en el procedimiento.

    Muchas gracias, por su colaboración, me podría facilitar un formato PDCA para ilustrarme.
  • Beatriz
    • 12/09/08 18:21
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    (4/0)
    Hola pilaromo:

    Mira. creo que es importante que definas en tu procedimiento que la forma para identificar que las acciones correctivas son efectivas, se debe establecer un objetivo para el hallazgo (por ejemplo reducir el 20% de servicios no conformes en el periodo de 2 meses), se debe tener evidencia de que las actividades planificadas para ejecutar la acción correctiva se realizaron realmente, se debe tener mediciones del estado antes de implantar la acción correctiva, mediciones después de implantarla y una comparación entre ambas.

    Tu formato podría tener un espacio para demostrar que las actividades han sido realizadas en el tiempo y por las personas ya especificadas en los planes, y otra para confirmar el grado de avance de acuerdo al objetivo.

    Recuerda que debes dar de alta todos los registros que se utilizarán para poder utilizarlos como evidencia en las auditorías.

    Seguramente si aplicas estas recomendaciones y algo más que puedan aplicar en tu organización, demostrarás que cumples con lo solicitado.

    Espero te pueda servir
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     Tecnología de Sistemas Informáticos S.A. de C.V.

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    La perseverancia es la característica que debe prevalecer en un triunfador.

  • Arturo Quijano
    • 13/09/08 13:39
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    (2/0)
    Saludos Pilaromo,

    Reforzando los comentarios anteriores,

    Puedes documentar en tu procedimiento que la acción correctiva se valida que sea efectiva en base a una tendencia positiva (puedes determinar un % de mejora) de la información durante el periodo de análisis (el tiempo lo defines en base a la magnitud del problema).

    Dando su seguimiento en base a las acciones cocumentadas en el PDCA / 8 D´s / 7 step / etc. y con su analisis de la información en el Tracking Chart durante el periodo establecido.

    Dale el seguimiento pero lo más importante es que la información (Datos / números) que recabes sobre la acción correctiva tenga una tendencia positiva en caso contrario necesitas reformular el Analisis de Falla ó causa raiz (desde la Lluvia de ideas / Ishikawa / PDCA / 8D´s / etc. ).

    Cualquier comentario adicional hazmelo saber, con gusto posteriormente te envío un fto. PDCA con sus pasos.
  • José Antonio Rivero
    • 13/09/08 17:58
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    (5/0)
    Si no me equivoco, creo que lo que te pide el auditor que documentes es algo sencillo, simplemente cuando documentas una acción correctiva defines una acción a llevar a cabo, normalmente se suelen definir 2 fechas, una en la que se da por implantada la acción, y otra de un periodo más amplio en el que se estudia si la acción implantada ha sido eficaz. Así, lo que se puede incluir en el formato de acciones correctivas, es, junto a la fecha de seguimiento, la explicación de por qué se considera eficaz la acción (por ejemplo: si la acción fuese implantar un nuevo registro para evitar algún tipo de actividad--> tras haber transcurrido X meses se ha comprobado que el cumplimiento del registro definido se está llevando a cabo adecuadamente y no ha vuelto a reproducirse la No conformidad original).

    Espero que mi respuesta ayude a aclarar tu duda.

    Un saludo
    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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  • Arturo Quijano
    • 15/09/08 15:41
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    (30/0)
    Pilaromo,

    Para complementar lo que comenta rivero79 te adjunto un formato PDCA, incluye una serie de formatos desde el analisis de la causa hasta su verificación / validación.

    Encontraras dentro de este archivo dos formatos (tracking Chart & Datos), en ellos puedes realizar un link entre la información y de esta forma puedes ver la tendencia si es positiva / negativa para las acciones que establezcas.

    Cualquier comentario adicional, hazmelo saber.
  • jezzzzz
    • 3/02/10 23:26
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    (3/1)
    me surge una duda, si por ejemplo, tienes que validar una accion correctiva el 5 de feb y por x causa real y aceptable no la puedes validar y tienes que posponer la validacion para dentro de 1 semana o 1 mes.. que se tiene que hacer?
    _________________

    Cordialmente, 

    Ing. Jesusita Gutiérrez Sandoval Kiss

  • José Antonio Rivero
    • 4/02/10 10:11
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    (0/0)

     Hola Jezzz:

    Realmente no sería un problema, ya que habitualmente, cuando uno establece una acción correctiva, planifica el seguimiento (imagino que es a lo que te refieres por validar), de una forma aproximada. Si el seguimiento real se retrasa (dentro de lo normal y coherente), no sería ningún problema, ya que tienes más tiempo para realizar el seguimiento en base a más datos. 

    Aún así, cuanta más información dispongas, que justifique cualquier decisión, mejor será.

    Un saludo:

    _________________

    J.A. Rivero

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  • graciodi
    • 19/05/14 21:23
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    (3/0)
    Buenas tardes, estoy un poco confundida con un tema en particular
    me llego esto de la empresa certificadora

    ACCION CORRECTIVA: No aceptada. No se evidencia formalización de la nueva frecuencia establecida. Además se deben incorporar las acciones correctivas según nuevo análisis de causa

    alguien me podria explicar


    mas informacion
    La No Conformidad se planteó por hacer las auditorias a cada departamento ya sea RRHH, Adquisiciones, etc pero no al sistema de gestion en si
  • FerCas
    • 19/05/14 22:29
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    (1/0)
    Hola, graciodi.

    Acá encontrarás, sin lugar a dudas, la solución a tu pregunta. Hay foristas muy buenos y precisos. Pero tal vez debas brindar algo más de información para que te puedan ayudar.

    Quizá saber el motivo de la no conformidad ayude un poco.

    Esa tal frecuencia establecida, de qué se trata?

    De cualquier modo, que tengas un gran día.
  • David Saavedra Zárate
    • 19/05/14 22:53
    • Moderador
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    (1/0)
    Independientemente de lo que indica FerCas, cuando se hacen modificaciones de cualquier tipo, cambios o modificación de un objetivo, de indicadores, etc, se debe documentar, aprobar, difundir, distribuir, capacitar, evaluar, etc, dependiendo de caso, para de alguna manera formalizar (como lo indica el auditor), cualquier actividad.

    Si la frecuencia te refieres a cada cuándo debes auditar al SGC (auditar al sistema es auditar la interacción de los procesos de acuerdo a lo planificado, a la política de calidad y a los objetivos.


    Siempre que se envíen acciones a la empresa certificadora debe ser completo, desde la corrección, análisis de causa, acciones, quien valida dichas acciones, responsables y fechas de compromiso.

    Espero haber entendido bien tu duda Graciodi.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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