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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

Uso de métodos de codificación distintos entre tipos de documentos

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  • Charlot
    Uso de métodos de codificación distintos entre tipos de documentos
    • 8/09/08 18:28
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    • Posts: 51
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    14%
    Saludos:

    Tengo una situacion en la empresa donde laboro.

    Los documentos como procedimientos, manuales etc... son codificados de una forma que se tiene establecida; pero en cambio, los formularios son codificados de otra forma totalmente diferente a los demas documentos.

    Es posible que pueda tener dos tipos de codificacion para los documentos: Una para los formularios y otros para los demas documentos?



    Gracias,


    Charlot
  • Jorge P
    Re: Codificación de la Documentación
    • 8/09/08 18:55
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    Hola Charlot,


    la Norma ISO 9001 ni siquiera requiere que los documentos reciban un código. Lo que se pide es que la documentación sea identificable. Para cumplir este requisito, cuando tenemos gran número de documentos es una buena práctica codificarlos. Al recibir un código, el documento recibe un distintivo que lo distingue de otros que puedan tener títulos similares.


    Fíjate que los manuales de calidad no se suelen codificar. No se codifican porque sólo hay uno, y no tiene sentido poner un código a un documento único, a no ser que las características de la estructura documental lo haga necesario o, mejor dicho, apropiado, porque nunca es obligatorio.

    De esta forma, cualquier método de codificación es válido, incluyendo el cambio de método entre documentos. --> Siempre que este método no pueda inducir a errores o confusiones en la identificación.

    Un saludo,
    Jorge
  • Noehemi
    Re: Codificación de la Documentación
    • 8/09/08 20:58
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    14%
    Buen dia Charlot.

    Creo que seria bueno que "establecieras" en tu procedimiento de control de documentos, la nomenclatura que utilizas para cada Documento de tu empresa.

    Por ejemplo, en nuestra empresa, hemos definido la siguiente nomenclatura:

    Ej:

    Procedimientos Mandatorios {6}.

    PM JGC 01; CONTROL DE DOCUMENTOS
    PM JGC 02; CONTROL DE REGISTROS
    PM JGC 03: AUDITORIAS INTERNAS
    PM JGC 04; CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
    PM JGC 05; ACCIONES CORRECTIVAS
    PM JGC 06; ACCIONES PREVENTIVAS

    Instructivos {de acuerdo a su departamento al que pertenecen}:

    INST CAL 01;

    INST.- INSTRUCTIVO
    CAL.- CALIDAD {DEPARTAMENTO}
    01.- CONSECUTIVO

    Registros {De acuerdo al departamento al que pertenecen}.

    REG SIS 01

    REG.- REGISTRO
    SIS.- SISTEMAS {DEPARTAMENTO}
    01.- CONSECUTIVO

    Tablas {de Referencia}

    TAB ING 01

    TAB.- TABLA
    ING.- INGENIERIA {DEPARTAMENTO}
    01.- CONSECUTIVO.

    Espero mi comentario sea de tu utilidad.

    Un Abrazo desde Monterrey Mexico
    _________________

    "Nada en este mundo sucede por casualidad" ___________________________

     

    Noehemi Lozano

     Coordinadora del Sistema de Calidad

    Auditor ISO 9001:2008

    noehemi_lozano@hotmail.com

  • KOFFRE
    Re: Codificación de la Documentación
    • 8/09/08 22:43
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    • Posts: 26
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    0
    Saludos,

    Como bien dice Jorge la codificación no es requisito de la norma, así que tuienes dos opciones la usas tal como está o la olvidas, solo ten en cuenta lo que sea necesario para poder identificar los documentos es dcir por si hubiera nombres parecidos o iguales deben tener alguna identificación adicional.

    Personalmente creo que los códigos mortifican así que mejor es dejarlos, tu no te identificas por el número de tu tarjeta de identidad si no por tu nombre, haz lo mismo con tus documentos.

    Koffre
    _________________

    Joffre Sánchez C.

    Ingeniero en Estadística Informática

    Auditor Líder ISO 9001:2000

    Auditor Líder OHSAS 18001:2007

     Msc Gestión de la Calidad y la Productividad

  • Sandraldr
    Re: Codificación de la Documentación
    • 9/09/08 1:52
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    • Registrad@: 28/02/08
    • Desde: Malaga España
    • Posts: 190
    (1/1)
    ???
    Buenas noches a todos, estoy de acuerdo con Jorge y Koffre pues la codificación no está exigida por la norma, digamos que es una forma de cambiar un nombre largo del documento original usando otros abreviados. No le des mayor relevancia, si para vosotros la ubicación de éstos "no os complica la vida", pues seguir adelante tal como estais.

    Lo que sí es bueno, es tener en consideración lo que dice nuestra compañera Noehemí, si en vuestro procedimiento figura que teneis que codificar los documentos de esa manera no habría mayor inconveniente en seguir haciéndolo así.

    Un fuerte abrazo Charlot desde Málaga
    _________________

    Saludos Cordiales,

     

    Sandra Lilder

    ES2M Consulting - Ingenieros Consultores en Málaga

    www.es2m-consulting.com 

  • Charlot
    Re: Codificación de la Documentación
    • 9/09/08 18:48
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    • Posts: 51
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    -0.04
    Muchas gracias a todos por su ayuda.

    Reciban un fuerte abrazo,

    Charlot
  • Maty
    Re: Codificación de la Documentación
    • 9/09/08 19:07
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    • Desde: Toluca, México
    • Posts: 65
    (1/1)
    ???
    Hola Charlot,

    En efecto, al igual que mis compañeros creo que la codificación es innecesaria y hasta cierto punto confunde. Cuando yo comencé a trabajar en esta organización el año pasado, los documentos tenían un código y la manera de aplicarlo quedaba establecido en el procedimiento de control de documentos y registros, sin embargo al darse cuenta de su complejidad al incrementar documentos por la expansión del Sistema de Gestión de Calidad, se modificó el procedimiento de control de documentos y registros y todos los formatos existentes (con lo que se ahorro bastante, imagina a un número amplio de procesos con confusión por sus códigos). Lo único que conservan nuestros documentos son:

    a. Carátula:
    Unidad o dependencia:
    Departamento:

    Título del documento (procedimiento de......., formato de registro de.-........)

    Responsables de elaboración, revisión y autorización:
    Fecha de modificación (actualización)
    Número de revisión.

    b. Encabezado:
    Unidad o dependencia:
    Departamento:

    c. Pie de página:
    Título del documento (procedimiento de......., formato de registro de.-........)
    Fecha de modificación (actualización)
    Número de revisión

    Nos ha funcionado y es muchisimo más entendible. Espero que te sirva el comentario.
    _________________

     Tecnología de Sistemas Informáticos S.A. de C.V.

    informacion@TecnologiadeSistemas.com

    La perseverancia es la característica que debe prevalecer en un triunfador.

  • jon85
    Re: Codificación de la Documentación
    • 20/06/12 20:05
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    (0/1)
    ???
    Tengo una duda espero que me puedan ayudar. Ahora estoy actualizando toda la papeleria del departamento de Control de Calidad de la empresa donde laboro. En algunos procedimientos estandar de operacion que estoy  realizando es necesario pone que para documentar la temperatura y humedad debo dejarlo escrito en el registro correspondiente. En el procedimiento puedo dejarlo asi con el nombre del registro, o en ese caso si es necesario poner, por ejemplo " para documentar la temperatura se debe anotar en el documento REG001"
  • Angelita
    Re: Codificación de la Documentación
    • 20/06/12 23:25
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    (0/1)
    ???
    Hola, en esos casos lo adecuado es poner el nombre y el código del documento, pues los dos hacen parte de su identificación. Ademas en algunos casos hay documentos que tienen nombres parecidos y puede llevar a confusión, con el código todo queda claro.
  • one
    Re: Codificación de la Documentación
    • 21/06/12 13:01
    • Moderador
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    (0/1)
    ???
    Como dice Angelita en esos casos es conveniente poner el nombre del documento en el que se ejecuta la tarea. Yo además los pongo de color azul en vez del negro del resto del texto para que se vea rápidamente al leer cuando hablamos de un documento.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • jon85
    Re: Codificación de la Documentación
    • 21/06/12 16:57
    • Imagen de jon85
    • Registrad@: 20/06/12
    • Desde: Guatemala
    • Posts: 11
    (0/1)
    ???
    Gracias a ambos por su pronta respuesta. Con la información que han compartido me he dado una mejor idea de como trabajaré con los documentos.