Foro: Definición de términos y conceptos de gestión

Significado del término Registro Controlado

  • Angyy
    • 15/08/13 0:59
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    Hola, tengo una duda sobre el termino de Registro Controlado. En la temática de Control de Documentos se menciona que el registro de Lista de Distribución de Documentos es un registro controlado, sin embargo no me queda muy claro el porque este registro debe ser diferente de todos los demás que se generan.

    Espero alguien me pueda ayudar con mi duda. Gracias de antemano.
    saludos.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 15/08/13 15:50
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    Angyy escribió:
    Hola, tengo una duda sobre el termino de Registro Controlado. En la temática de Control de Documentos se menciona que el registro de Lista de Distribución de Documentos es un registro controlado, sin embargo no me queda muy claro el porque este registro debe ser diferente de todos los demás que se generan.

    Espero alguien me pueda ayudar con mi duda. Gracias de antemano.
    saludos.


    Hola, vayamos a los términos básicos, un documento está definido como "información y su medio de soporte", esto incluye entre otros al manual de la calidad, procedimientos, formatos y los propios registros. Un registro es un "documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas". Para plantear un ejemplo práctico, cuando elaboras un procedimiento documentado debes seguir lo dispuesto en el punto 4.2.3, de igual manera al elaborar un formato. Tomemos el formato para continuar con el ejemplo, una vez lleno este formato se convierte en un registro debido a que lo utilizaste para recopilar información que evidencía una actividad, este registro no deja de ser un documento, sin embargo una vez lleno se debe controlar por el punto 4.2.4 (llámese lista de distribución de documentos o algún otro de tu SGC), no debes aplicar de nuevo el 4.2.3 ya que ese se aplicó al realizar el formato. El aplicar el 4.2.4 debes estar conciente de que asegures la identificación de los registros (que puedas detectar dónde se ubican cada uno de ellos), almacenamiento, protección, recuperación (esto va ligado de la identificación, de modo que lo puedas encontrar con relativa facilidad), la retención y la disposición (a dónde irán a parar una vez que los elimines).

    Espero haberme explicado.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Angelita
    • 15/08/13 17:07
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    Buen día, la norma nos especifica en el numeral 4.2.4 que todos los registros que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos asi como la operación eficaz del SGC, deben ser registros controlados, y normalmente en las organizaciones esos controles se definen en un "listado de registros". Los controles que se deben aplicar son los de la identificación, el almacenamiento, la protección, recuperación, retención y disposición, todos ellos citados en 4.2.4.

    El texto que encontraste en el procedimiento de documentos sobre que el formato "Lista de distribución de documentos", es un registro controlado, debe hacer referencia a que ese es un registro que cumple con la explicación anterior, pero eso no significa que sea diferente a los demás, pudo ser que la persona que redacto el texto le pareció importante mencionar esta información allí.

    Lo que es importante que tengas en cuenta, es que todos aquellos registros que esten descritos en el listado, son registros controlados.

    Saludos.
  • Angyy
    • 15/08/13 17:12
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    Hola, muchas gracias por sus respuestas, yo había interpretado equivocadamente que este era un registro diferente y por lo tanto necesitaba otro tipo de control, pero ahora me ha quedado claro que el tratamiento es el mismo conforme a lo que establecí en mi Procedimiento para Control de los Registros.

    Solo un pregunta más, referente a la Lista de Distribución de Documentos, ¿puedo hacer solo una lista y ahí incluir cualquier documento o tiene que ser un registro por documento? lo que pasa es que hay documentos que solo los distribuyo en un solo lugar y me parece que en una lista puedo incluir todos los documentos que distribuya sin tener que generar un registro diferente para cada uno.

    espero me puedan ayudar. Gracias.
  • David Saavedra Zárate
    • 15/08/13 17:22
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    Es una sola lista para cualquier documento que vayas a distribuir.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Angyy
    • 15/08/13 17:34
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    Muchas gracias por sus respuestas. Disculpen una pregunta más, en mi formato de Lista de Distribución de Documentos tengo los campos: Nombre del documento, código, No. de revisión, No. de copia controlada, fecha de entrega y nombre y firma de quien recibe.

    ¿Que pasa cuando un documento cambia de No. de revisión? ¿tengo que hacer un registro nuevo de lista (por ejemplo esta lista que estoy elaborando es el registro LDD-001, ¿tendría que hacer entonces la lista LDD-002 por que un documento cambio de numero de revisión?) o ¿pongo un campo mas para indicar que ya es obsoleto y se retira por que ahora se distribuye el documento con Numero de revisión 02?

    Gracias de antemano.
  • Fernando
    • 15/08/13 21:26
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    Hola. A este nivel de detalle te sugiero actualziar la celda en donde se coloca la versión de cada documento, p.ej. si se actualiza el de la ver.02, simplemente reemplazas esta por la ver.03 y algun comentario importante como la fecha de actualizaciòn o motivos de actualziación u otro lo puedes registrar en un campo aparte en la misma fila.

    saludos
    Fernando