Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

cambio en codificación de documentos

  • mauita
    • 18/03/13 12:45
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    Buenos días

    Tengo que decir que estoy bastante perdida en estos temas de calidad, pero poco a poco y gracias en parte a vuestro foro, he ido avanzando...

    Estoy llevando a cabo la ampliación de alcance de un SGC de un Ayuntamiento. En sus orígenes el sistema abarcaba sólo la oficina de turismo por lo que todos los documentos del sistema se denominaban TU-PG-01...TU-PO-05.. etc. Al ampliar el alcande a otra área del ayto, lo ideal es que tanto los procedimientos operativos conmo los del sistema se denominasen AY-PG-01.. pensando también en futuras ampliaciones a otros departamentos....

    Mis dudas son las siguientes: si cambio la nomenclatura a un procedimiento que va por la versión 4, al tener otra codificación tendría que partir de la versión 1?

    TU-PO-01 (Versión 5) a AY-PO-01 (versión 1),? ya que si le llamo Versión 6, podria llevar a confusión el hecho de que no exista AY-PO-01 (Versión 2)??

    Cómo se justifica/documenta este cambio, imagino que modificando el procedimiento de control de la documentación, pero a demas de eso?

    Gracias de antemano!

  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 18/03/13 14:16
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    Hola, con respecto a tus inquietudes considero que los cambios de versión a un documento se realizan según cambios de fondo o de forma. Existen muchas empresas en las cuales los cambios de fondo se realizan en unidades, es decir, Versiones 1, 2, 3 y los cambios de forma en décimas es decir, Versión 1,  Versión 1.1,  Versión 1.2.  Este tipo de nomenclatura la adopta cada empresa según sus necesidades. Por lo anterior te recomiendo no cambiar el procedimiento nuevamente a  versión N°1 sino a versión 4.1 ya que en mi concepto el cambio de nomenclatura es de forma.

    Recuerda que debes actualizar el procedimiento de control de documentos o el documento específico que regula la arquitectura documental del SGC, dejando claro los cambios que realizarás a la nueva codificación alfanumérica y al nuevo lineamiento para el control de versiones.

    Saludos,

     

     

    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • mauita
    • 18/03/13 14:33
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    Muchas gracias por tu rápida respuesta.

    No me convence demasiado tu solución para este caso concreo ya que pienso que estoy indroduciendo demasiadas cosas nuevas...y todo de golpe no se si es conveniente...

    Quiero decir que espeficar si el cambio es de forma o fondo....documentarlo....aplicarlo... en fin, con la versión 1, 2, 3 etc.. creo que es suficiente para lo que nos ocupa...

    No hay otra solución más sencilla????

    Gracias de todos modos!

  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 18/03/13 14:40
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    (1/0)

    Es cuestión de como quieras manejar esa situación en tu empresa. Si consideras que son muchos los cambios y es necesario cambiar la versión hazlo, solo recuerda que es necesario aplicar procesos de sensibilización a todos los empleados sobre los nuevos cambios, evitando así un traumatismo documental.

    Saludos,

     

     

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    Carlos Andrés Carmona Hurtado

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  • David Saavedra Zárate
    • 18/03/13 18:52
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    Hola, no te compliques, si analizas a fondo, no requieres modificar mucho tu procedimiento y tu codificación, tu manual describe que el sistema pertenece al ayuntamiento, a Turismo específicamente, por que utilizabas la nomencaltura TU-PO-01, si tu alcance se incrementa a otras áreas, yo lo mantendía igual, porque a través de esa nomenclatura sabré a que dependencia es el procedimiento, por ejemplo Finanzas, FI-PO-01, Turismo TU-PO-01, Ecología EC-PO-01, etc. Si le pones "AY"  todos se presta más a confusión. 

    Lo único que debes hacer es indicar en tu procedimiento que las dos primeras letras indican las áreas a que corresponden.

    Espero te sirva.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • mauita
    • 19/03/13 11:24
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    Gracias de nuevo por las respuestas.

    Me gusta tu enfoque Saavedra, me convence, pero dudo cómo hacerlo, ya que los procedimientos de gestión (Generales, comunes a todos los departamentos) también se denominan con TU-PG-01.

    Cómo lo puedo hacer? Eliminar simplemente las siglas iniciales y dejar PG-01 para los de gestión o indicar que los de Gestión irán precedidos por las siglas del Ayuntamiento "AY"

    De verdad, muchas gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 19/03/13 18:34
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    Muy bien, vamos a platicar al respecto:

    Cual es el objetivo de la codificación: identificar los documentos para que no exista confusión, pero sobre todo que lleve una trazabilidad, es decir, un procedimiento al ver su codificación sepa de que área es emitida y de igual forma si se generan formatos, saber dde que área viene dicho formato.

    Voy a imaginar la estructura de un Ayuntamiento como se tiene acá en México:

    El manual de calidad debe indicar el alcance del sistema de calidad, por ejemplo:

    Alcance: Procesos de atención al cliente en pagos de impuestos, turismo, medio ambiente e onfraestructura vial del Ayuntamiento de XXXXX.

    Hasta acá ya sabemos que el sistema de calidad pertenece al ayuntamiento en las áreas o dependencias menionadas.

    Una propuesta para codificación sería tal como lo tienes establecido.

    TU-PO-01 Procedimiento General de turismo

    TU-PO-02 Procedimiento de información turística

    TU-IT-01 Instructivo para guía de turista

    Dónde TU: Turismo, PO: Procedimiento (también puede haber IT: Instructivo, HT: Hoja Técnica, MC: Manual de Calidad, etc.) y 01 es un consecutivo para cada área (ojo, no es un consecutivo general).

    Olvida si son de gestión, no es trascendente, y ya no sería necesario incluirles otras siglas como "AY".

    Cada formato puedes agregarle una letra del abecedario consecutivamente, por ejemplo:

    TU-PO-01A Formato de registro x

    TU-PO-01B Formato xy.

    De esta manera cuando el alcance del SGC se amplíe ya no tendrás que modificar codificación.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

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  • mauita
    • 20/03/13 9:17
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    (0/0)

    La idea es muy clara y eficaz, pero tengo un pequeño problema, y es que el sistema ya implantado por el anterior responsable denominó a todos los procedimientos con las siglas TU.

    Ahora al ampliar el alcance, los procedimientos generales (o de gestión) son comunes a todos los departamentos, salvo cambio de su alcance, que es lo que estoy cambiando.. entonces, si les dejo con dichas siglas, los 9 procedimientos que afectarán a todas las áreas tendrían que llevar otro tipo de nomenclatura ya que no sólo afectan al área de turismo...

    No se si me explico o estoy volviendo loco a todo el mundo...lo siento.

    TU-PG-01 Control de documentación (afecta tanto a turismo como a la gestión de la playa, y probablemente en un futuro a la oficina de desarrollo ...etc.)

    ¿y si hago desaparecer las siglas TU pero no añado ninguna y lo dejo de la siguiente manera?:

    TU-PG-01CONTROL DE DOCUMENTACIÓN
    TU-PG-02CONTROL DE LOS REGISTROS
    TU-PG-03CONTROL DE PRODCUTOS NO CONFORMES

     

    PG-01CONTROL DE DOCUMENTACIÓN
    PG-02CONTROL DE LOS REGISTROS
    PG-03CONTROL DE PRODCUTOS NO CONFORMES

  • David Saavedra Zárate
    • 20/03/13 18:32
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    Pues no está mal, puedes mantener el "TU" a tus procesos de gestión, eso indica que salen de turismo y aplican hasta donde el alcance indique. Los procesos específicos de las otras áreas pueden llevar sus iniciales GP, DE, etc.

    Lo importante es que sea práctico y entendible para ustedes.

    Saludos

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  • diyisahe
    • 11/09/14 0:19
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    Saludos,
    tengo un problema en la organización en la que trabajo:
    Me piden que codifique los documentos del sistema, la base de esa codificación es la pirámide documental, el caso es que no se donde se podrían ubicar los objetivos, caracterizaciones y políticas, si en el manual o crear un nuevo nivel debajo del manual.

    gracias
  • David Saavedra Zárate
    • 14/09/14 18:58
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    Hola Diyishae, lo más común y práctico es en el manual de calidad.

    Saludos
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  • hmendozar
    • 16/10/14 20:54
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    (0/0)
    Hola Saavedra

    Tengo una duda sobre este tema:

    En mi empresa actualmente los procedimientos, formatos e instrucciones de trabajo tienen un código de control, pero cuando fue generado este código al parecer lo hicieron sin un sentido, el documento no es identificable por lo cual tengo que cambiar el código para estos documentos, mi pregunta es ¿Al hacer el cambio de código estos documentos pasan a ser revisión 0 por la nueva nomenclatura o a pesar del cambio de código pasa al consecutivo de revisión que le correspondía?

    Te describo el ejemplo mas practico:

    Actual código: Formato de Auditoria de Proceso MTP-05 Rev 2

    Nuevo código: Formato de Auditoria de Proceso F-QC-01 Rev ¿?

    ----Aunque cambio el código y este formato ya ha generado registros, es necesario ponerlo como revisión 0, o se l epondria la revisión 3 que es el consecutivo de la revisión en la que se encontraba el documento antes de ser modificado?

    Gracias y saludos.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/10/14 12:51
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    • Reg.: 25/11/09
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    Lo lógico es subir el número de revisión, porque si vuelves al cero, cuando hagas 2 revisiones más te encontrarás con un nuevo procedimiento de auditoría en revisión 2, y tendrás 2 con el mismo número de revisión que son documentos distintos, con lo que ya estarías incumpliendo la norma.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • diego0107
    • 22/06/16 21:36
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    Estimados
    Veo que el tema es un poco viejo pero necesitaria su ayuda respecto a esto.
    Les consulto
    Por ejemplo:
    Tengo unos documentos con codificación

    IT-CA-1003 Control de Cámara.
    IT-CA-1004 Control de Masa
    IT-CA-1005 Control de Volumen
    IT-CA-1006 Control de Presión
    IT-CA-1007 Control de Aire

    pero necesito agregar una de Control de Temperatura y quiero (necesito) que la codificación sea: IT-CA-1006 por que debe ir despues del de Volumen.

    Pregunta: ¿puedo cambiar la codificación para que asi sea? de esta forma la de Control de Presión seria IT-CA-1007 y la de Control de Aire sería IT-CA-1008, ¿se puede utilizar la codificación que ya tiene un documento para uno nuevo e ir reemplazando los seguientes de esta manera?

    Es solo un ejemplo, pero es una duda que tengo

    Y otra consulta

    ¿Se puede cambiar el nombre de un registro de control manteniendo la codificación y cambiando el número de revisión?

    Ejemplo:
    Tengo el regsitro

    REG-CA-1001 REV 02 Registro de Presión

    y quiero reemplazarlo por

    REG-CA-1001 REV 03 Registro de variables críticas

    ¿se puede?

    Espero puedan ayudarme, es mi primer ingreso y consulta en el portal.
    Desde ya muchas gracias
  • David Saavedra Zárate
    • 23/06/16 2:34
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    Si necesariamente debe seguir la secuencia hazlo, pero debes documentar bien el cambio. Si ya llevas tiempo trabajando así te recomiendo que los documentos que vayas generando les des el consecutivo que le corresponde, de lo contrario vas a crear confusión, permitiéndolo una vez, cuanto tengas otra creación de documentos querrás hacer lo mismo y vas generar en enredo de códigos.

    La segunda consulta es el mismo caso, se puede, este es menos crítico, solo documenta el cambio.

    Saludos
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  • Edwing Chicaíza B
    • 13/12/16 16:12
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    (0/0)
    Hola veo que en el foro se ha tratado un tema similar hace un tiempo y quisiera conocer sus opiniones obre mi siguiente inquietud:

    En la empresa se tiene un SGC con una codificación extensa y compleja; deseo cambiar la codificación de los documentos para que sea mas entendible y fácil de llevar. La duda es: ¿Qué sucede si cambio los códigos, las versiones inician nuevamente? pues al ser un nuevo código seria un nuevo documento ¿cierto?

    O cómo puedo hacer este cambio de codificación? En la justificación del cambio puedo indicar que la nueva versión se d precisamente porque cambio el código del documento?

    Gracias,
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 13/12/16 18:35
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    (1/0)

    Edwing Chicaíza B escribió:
    Hola veo que en el foro se ha tratado un tema similar hace un tiempo y quisiera conocer sus opiniones obre mi siguiente inquietud:

    En la empresa se tiene un SGC con una codificación extensa y compleja; deseo cambiar la codificación de los documentos para que sea mas entendible y fácil de llevar. La duda es: ¿Qué sucede si cambio los códigos, las versiones inician nuevamente? pues al ser un nuevo código seria un nuevo documento ¿cierto?

    O cómo puedo hacer este cambio de codificación? En la justificación del cambio puedo indicar que la nueva versión se d precisamente porque cambio el código del documento?

    Gracias,


    Hola, la norma es tan flexible que puedes realizar las acciones que tú planteas, la norma no te establece en ningún momento si debes o no reiniciar una numeración, eso lo establece la organización, sin embargo debe haber coherencia al realizar la acción que requieres, esto es, entre lo que dices y haces y se lleve un control adecuado de ello.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Integrante del ISO/TC 176/SC 3/WG 19
    Cel. (52) 782 124 7227
    Correo. veritas.et.triumphus@gmail.com

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    Calidad de Servicio para el Pequeño Comercio

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Busca mis aportes como wilvivas en: www.portalcalidad.com


    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 13/12/16 20:49
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    Totalmente de acuerdo con Wilbert, considera también que no se pierda la trazabilidad en los documentos.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Edwing Chicaíza B
    • 13/12/16 22:37
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    (0/0)
    Muchas gracias a ambos por sus comentarios, me ayudaron a aclarar la duda.
  • Nela9876
    • 22/12/16 20:12
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    (1/0)
    En nuestra empresa, al cambiar de codificacion, se hace referencia al anterior codigo. Lo mismo sucede cuando un documento es anulado por otro (distinto, no por otra revision). Siempre se menciona en la portada de documento de donde procede (el documento-codigo anterior). Asi se pueden seguir los documentos hacia atras hasta el origen aunque hayan cambiado de nomre, forma, tipo o codigo.